「情報共有が大事」と取り組みを始めてみたものの、なかなか思ったような成果が出ずに悩まれている方も多いのではないでしょうか。
 
そういった場合には、とりあえず情報共有というワードが先行してしまい、実態に伴わないことをしてしまっている可能性があります。
 
今回の記事では、情報共有を活性化させるために必要なことと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
社内の情報共有がうまくいかなった経験のある方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

情報共有を活性化させるために必要なこと

①目的を考える

何のために情報共有をするのかを考えることで、どのような手段を選ぶかが変わってきます。
蓄積ができればいいのか、タイムライン形式に流せばいいのか、というだけでも全然異なりますので、まずは目的を考えることが必要になります。

②重要性の認識統一

上述した内容にも重なりますが、情報共有の目的を設定しても、各個人それぞれの認識が統一していないと、なかなか活性化することはありません。
効率化に繋げるためなど、きちんと情報共有することの重要性を意識してもらうことが必要です。

③環境を整える

例えば、ツールを導入することも、環境を整える一つの方法です。
情報共有の目的や重要性を理解しても、実際に情報を共有する場を作る必要があるため、環境を整えることも大事なことです。

ストック型とフロー型で分類する情報共有ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ってストック情報を管理できるだけでなく、「タスク機能」「メッセージ機能」を利用したフロー情報の管理までできるため、チーム内の情報共有がStockのみで完結することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、プロジェクトに関する情報共有をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、複数のプロジェクトが同時並行で動いている中で、必要な情報をワードでまとめる人・エクセルでまとめる人・メールで送る人など、各自が様々な方法で情報を残しているという課題がありました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、『情報を残す場所はStock』というルールが統一され、必要な情報にすぐにアクセスできるようなったということです!
 
 

ファイル管理のみに特化したストック型情報共有ツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できつため、社内の保管庫としての役割で使えるサービスです。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

チャット機能のみに特化したフロー型情報共有ツール

「Slack」

Slackは、前述のチャットワーク同様、ビジネス向けのチャットツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

タイムライン形式で情報を流すフロー型情報共有ツール

「Workplce by Facebook」

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作ってコミュニケーションを取る形になります。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多い
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
  • フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 

[参考]情報共有ツールのメリット・デメリットの紹介記事

情報共有ツールのメリット・デメリットとは?今話題のオススメ9選も紹介!

まとめ

ツールを導入する場合、ストック型とフロー型に分かれますので、どのようなものが適しているのかは目的に合わせて検討する必要があります。
 
両方を兼ね備えたツールもありますが、基本的にはメインがストックorフローのどちらかになります。
 
それぞれが特徴的なものになるので、自社の業務にマッチしたものを選んでいただければと思います。