効果的なタスク管理の仕方について、試行錯誤されている方も多いのではないでしょうか。
 
タスクを書いた付箋を貼り付けておく方法や、アプリを使って管理する方法など様々なことを試されているかと思います。
 
今回の記事では、タスク管理ツールを使うことで解消される問題と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
タスク管理の方法に悩まれている方や、いろいろ試されている方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

タスク管理ツールを使うことで解消される問題

①紛失や記載漏れの心配がなくなる

例えば、メモ帳に書く方法から、パソコンやスマホでの管理になるため、いつでもタスクの確認や記載ができます。
そのため、タスクを書いたメモの紛失の心配や、記載漏れを防ぐことが可能になります。

②期限切れを防げる

付箋やメモ帳などの管理だと、期限の管理が難しく、気付いた時には期限を超えてしまっていたということもあるかと思います。
しかし、ツールを使うことで事前に通知が届くため、期限を守ることを手助けしてくれます。

③チーム内での進捗状況の把握ができるようになる

各個人でタスクの管理をしている場合、常に進捗を確認する機会を設けないと、それぞれの状況が分からなくなります。
ツールを使えば、常にタスクを共有している状態にできるため、簡単に全体の進捗の把握が可能になります。

問題が解消されるオススメタスク管理ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使ったタスク管理は、議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できるのが特徴です。
そのため、タスクの対応漏れを防げるだけでなく、いつでもタスクに関連する情報を確認しながら進めることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    「タスク管理」を直観的に行うことができるのはもちろん、そのタスクに関連する、議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にできます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、タスク管理機能を持つチャットツールや、エクセル等でのタスク管理を試してきましたが、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題がありました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、びっくりするほど直観的に情報共有ができるようになったということです!
 
 

エンジニア向けの機能が豊富なタスク管理ツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるタスク管理ツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々に多く利用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「JIRA」

Jiraは、アジャイルチームのためのタスク管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携もできます。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでのタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

かんばん方式のタスク管理にのみ特化したツール

「Jooto」

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で、タスクの進捗管理をすることができます。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 


「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスク管理ができるツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

[参考]使いやすいタスク管理アプリの紹介記事

使いやすいタスク管理アプリ9選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう

まとめ

タスク管理ツールを使うことで、自分自身の管理が効率的になるだけでなく、チームの進捗管理も簡単になります。
 
是非今回のご紹介をきっかけに、タスク管理の方法を改善してみていただければと思います。