マニュアルを作成すると言っても、対象者や業務内容ごとに作る必要があるため、なかなか全てを網羅した管理ができていないのが実情ではないでしょうか。
 
しかし、作成した後の管理を適切に行えば、作業効率の向上に加え、社内の情報資産の蓄積にも繋がります。
 
今回の記事では、マニュアルを管理・更新するメリットと、それを支えるツールをご紹介させていただきます。
 
マニュアルの重要性は分かっているものの、なかなか運用に踏み出せない方は是非ご参考いただければと思います。

 

マニュアルを適切に管理・更新するメリットとは?

①業務効率化に繋がる

繰り返し行うような作業については、マニュアルを効果的に使うことで、誰がやっても同じ時間・クオリティで作業をすることができます。
そのため、そのような作業の業務効率化に繋げることが可能となります。

②引き継ぎがスムーズになる

日々、マニュアルを更新しておくことで、引き継ぎの際に改めて資料を作成する必要が無くなります。
そのため、引き継ぎのための時間を取ることなく、スムーズにバトンタッチすることが可能になります。

③ノウハウの属人化を防げる

作業内容やノウハウを常にマニュアルに落とし込んでおくことで、個人が持っているノウハウも共有することができます。
そのため、属人化しがちなノウハウをマニュアルという形で社内資産として蓄積することに役立ちます。

マニュアル管理が簡単になるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使って社内のマニュアルを簡単に記載できるため、どんどんノウハウを蓄積していくことができます。
また、「タスク管理」、「メッセージ機能」を使って、記載したマニュアルに関するやり取りができるだけでなく、普段の情報共有ツールとして、社内の情報を一括管理することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

動画マニュアルの作成に特化しているツール

「Dojo」

Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に使えます。

<Dojoのポイント>

  1. マニュアル化が簡単
    テンプレートが用意されているため、簡単にマニュアル化することができます
  2. eラーニングの作成が可能
    作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。

<Dojoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 手軽な共有がしにくい
    一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません
  • マニュアル作成以外で使えない
    マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができません
 

「Webdemo」

Webdemoは、パワーポイント似たユーザーインターフェースで、動画マニュアルの作成ができるツールです。

<Webdemoのポイント>

  1. 動画に特化している
    動画作成に特化した会社が開発をしているため、簡単に作成できるようになっています
  2. 教育機関や行政機関も利用している
    動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3500以上の団体に導入されています

<Webdemoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 費用が高い
    費用が発生するのは初回のみですが、1ライセンスあたり6万円と高く、バージョンアップの際にも費用がかかってしまいます。
  • 小規模事業者には導入しづらい
    価格も含め、大規模な社内システムとしての活用を想定していることから、なかなか手軽に導入するのは難しいです
 

大企業向けの機能が豊富なマニュアル作成ツール

「Teachme Biz」

Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成から公開、管理、分析など豊富な機能が充実した共通プラットフォームです。

<Teachme Bizのポイント>

  1. 管理機能が充実
    マニュアルの作成に加え、フォルダごとの管理、利用ユーザーの管理など、管理機能が豊富です
  2. マニュアルの分析が可能
    マニュアルの閲覧頻度や検索履歴などの分析が可能です

<Teachme Bizを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用料金が高額
    初期費用で30万円、最低でも毎月5万円はかかるため、気軽に利用することができません
  • 大企業向けのツール
    高額な利用料金に加え、導入までのステップが多いため、大企業向けのツールになります
 


「AiLingual」

AiLingualは、コニカミノルタが提供する、業務マニュアルの作成から共有までを一元管理できるクラウドサービスです。

<AiLingualのポイント>

  1. 作成から共有までを一元管理
    マニュアルを作成して終わりではなく、共有・更新までを管理することができます
  2. 20カ国語以上の多言語化に対応
    簡単な操作で多言語化することができるため、外国人従業員がいる企業に向いています

<AiLingualを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用料金が高い
    初期費用で3万円、最低でも毎月2.5万円はかかるため、気軽に利用することができません
  • マニュアル作成の用途でしか使えない
    マニュアル作成のみのツールのため、他の業務で利用することができません
 

[参考]社内資産化を促すマニュアル作成ツールの紹介記事

【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう

まとめ

マニュアル作成に特化したものもあれば、普段の情報共有の一環としてマニュアルを管理することができるものもあります。
 
作成することが目的ではなく、その後きちんと業務に沿った内容に更新をしていくことが大事です。
 
そのためには誰でもが簡単に使うこなせることが重要となりますので、まずは試してみることが必要なのではないでしょうか。