社内コミュニケーションを目的にツールを導入している会社は非常に多いのではないでしょうか。
 
しかし、思ったような効果が出ずに悩まれている会社も多くなってきているかと思います。
 
そこで今回の記事では、ツールを選定する上で検討したいことと、おすすめをご紹介させていただきます。
 
既に導入済みの場合でも、なかなかうまくいっていない場合や、別ツールへの移行を検討されている場合には、是非参考にしていただければと思います。

 

社内コミュニケーションツールを選定する上で検討したいこと

①どんなメンバーでも使いこなせることができるか

社内には様々な職種、様々なバックグラウンドの方たちがいると思いますので、どのような方でも使いこなせることがコミュニケーションの活性化につながります。
例えば、エンジニア向けに使いやすいツールの場合だと、一部の職種の人たちの活性化には繋がりますが、全体としては難しくなってしまいます。

②様々なデバイスから操作することができるか

例えば、社内からでないと使えないようなものでは、コミュニケーションの活性化には繋がりません。
今や働き方が多様化しているため、どこからでもアクセスできるツールが必要になります。

③ストック情報とフロー情報を使い分けることができるか

コミュニケーションの中には、後から見返すべき内容や残しておきたい情報(ストック情報)と、その時だけ確認できれば良い情報(フロー情報)があります。
それらをうまく使い分けることができるツールを選ぶことで、社内の多くの情報を効果的に共有することが可能になります。

社内コミュニケーションの活性化に役立つツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」や「タスク機能」を使ったストック情報の管理と、「メッセージ機能」を利用したフロー情報の管理ができるため、社内のコミュニケーションをStockのみで完結することができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使った、社内コミュニケーションの活性化を実現できている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、従来は様々なツールや方法でコミュニケーションを取っていたため、それぞれを確認するのが面倒となり、なかなか全ての内容が共有しきれていなかったという問題がありました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、情報までのアクセス性が抜群に高くなり、チーム内のコミュニケションが目に見えて活発になったということです!
 
 

チャット機能にのみ特化して、どんどん情報のやり取りをすることに向いているツール

「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

日報に特化して、コミュニケーションを取ることに向いているツール

「gamba!」

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

<gamba!のポイント>

  1. 日報をSNSのように使える
    日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用できます
  2. 手軽に日報を残すことができる
    テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を書くことができます

<gamba!を使う上で気を付けておきたい点>

  • あくまで日報機能がメイン
    日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません
  • 15日間しか無料トライアルがない
    無料トライアル期間が短いため、短期間で試さなければなりません
 

あらゆる情報をファイル化して、管理することに向いているツール

「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

タイムライン形式で、情報を流し続けることに向いているツール

「Workplce by Facebook」

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作ってコミュニケーションを取る形になります。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多い
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
  • フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 

[参考]社内コミュニケーションを活性化できるクラウドツールの紹介記事

【社内コミュニケーションツール6選】ツールを活用して社内を活性化!

まとめ

社内コミュニケーションツールには多くの種類がありますので、どのような使い方をするかで選ぶものが変わってきます。
 
流行っているものや、機能が豊富なものを選んでしまいがちですが、それらが本当に使いこなせるものかは検討しなければいけません。
 
今回ご紹介させていただいたツールが検討のお役に立てれば嬉しいです。