日々の業務に進める中で多くのナレッジが発生しますが、なかなかそれらを管理できている企業は少ないのではないかと思います。
 
今回の記事では、ナレッジの蓄積や共有がもたらす効果と、それを可能にするツールをご紹介させていただきます。
 
どのような効果が期待できて、何をすればいいか迷われている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

ナレッジの蓄積や共有がもたらす効果

①業務効率化に繋がる

ナレッジをどんどん蓄積することで、日々行われる作業の効率的なやり方の知見が溜まっていきます。
そのため、初めて作業をやる場合にもそのやり方で行うことができるため、業務効率化に繋がります。

②探している情報がすぐに見つかる

新しく始めることや、仕事をする上で知りたい知識など、一から勉強をしたりすると時間がかかってしまいます。
もし、すでに社内に様々なナレッジが蓄積をされている状況であれば、それを検索してすぐに欲しい情報を取ることができます。

③属人化されているナレッジを集約できる

ナレッジ蓄積がされない大きな問題は、属人化されていることが多いかと思います。
今まで溜まっている個人の知見を集約することが可能になるため、それだけで大きな会社の資産となります。

ナレッジの蓄積や共有を実現できるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ってナレッジの蓄積や共有ができるのはもちろんのこと、「タスク機能」「メッセージ機能」を利用して、ナレッジを起点としてコミュニケーションを取ることができます。
また、Stockはナレッジ管理だけでなく、普段の業務の情報共有ツールとしても活用することができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営しているECサイトに関する「施策」のナレッジ蓄積をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うと大事な情報が流れていってしまい、ファイル管理だと記載するのが面倒で誰も情報を書き込まないということから、日々実施している施策のナレッジがどこにも蓄積されずに悩まれていました。
 
そのような中、Stockに「施策」に関するナレッジを記載するような運用にしたことで、チーム内のナレッジが急激に蓄積されるようになったということです!
 
 

開発に関するナレッジの蓄積・共有に向いているツール

「Docbase」

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。

<DocBaseのポイント>

  1. 同時編集機能に対応
    複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることが可能です
  2. 高い安全性
    2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています

<DocBaseを使う上で気をつけておきたい点>

  1. 開発者が使いやすいツール
    Markdownでの記載など、開発者が情報を残しやすい仕様になっているため、別の職種の方が使うと難しく感じてしまう可能性があります。

DocBaseの詳細はこちら

 


「Kibela」

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaのポイント>

  1. 個人用と共有用とで整理できる
    個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
  2. 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

<Kibelaを使う上で気をつけておきたい点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
 

自社好みにカスタマイズしたいチームに向いているツール

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

「iQube」

iQubeは、社内のナレッジ蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

<iQubeのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
  2. 10人までは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます

<iQubeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
 

[参考]ナレッジマネジメントツールを使った情報蓄積の紹介記事

社内の情報蓄積に役立つナレッジマネジメントツール5選

まとめ

もし、まだナレッジに関して個人任せになっている場合には、それらを共有することで、多くの効果が見込まれます。
 
単に共有するだけでなく、それらを他のメンバーを使うことで、どんどんナレッジを強化していくことが可能になります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを試していただき、ナレッジの蓄積と共有を進めていただければと思います。