「議事録をメールで展開したのに、誰も見ていなかった」
 
こんな経験をされた方は非常に多いのではないでしょうか。だからと言って、議事録が不要なわけではありません。
 
参加者間での認識統一や不参加者への情報共有、業務を進める上での振り返り先として、議事録は必要なものになります。
 
そこで今回の記事では、議事録を共有するメリットと、それを助けるツールをご紹介させていただきます。

 

議事録を共有することのメリット

①会議で決まったことの認識統一ができる

議事録には、会議で決まったことや、それぞれのタスクを記載しますので、それらの認識に問題ないかの確認は重要になります。
議事録が参加者全員に共有されていることで、認識の違いにすぐに気づくことができたり、スムーズな確認に役立ちます。

②会議に参加していない人への共有が楽になる

過去の議事録を常に共有された状態にしておくことで、不参加者は自分のタイミングで確認できるようになります。
そのため、過去のメールを検索したり、対面で共有し直すような手間を省くことができます。

③すぐに振り返りをすることができる

議事録が共有されていること、過去の議事録の振り返りが簡単になります。
そのため、今までの経緯の再確認に役立てたり、新しい参加者が増えた場合にも事前の状況把握が容易になります。

議事録の共有がスムーズになるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、議事録作成を効率化できるだけでなく、メンバー間での共有も簡単に行うことができます。
また、普段の業務に関する内容も管理できるため、社内の情報共有ツールとして活用することも可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使った議事録の作成・共有と、会議で発生したタスクの管理を実施している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、Wordで議事録の管理をされていましたが、ファイル形式の管理は開くのがいちいち面倒なことが致命的で、結果として情報の確認漏れが出てしまっていたことに悩まれていました。
 
そのような中、Stockを利用した議事録管理を導入したところ、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 

議事録作成に特化しているツール

「GIJI」

GIJIは、議事録の作成に特化したアプリです。
議事録作成を効率的にするために必要な機能が豊富に揃っています。

<GIJIのポイント>

  1. 議事録作成に特化
    誰でも簡単に議事録の作成ができるように、専用のエディタが用意されています
  2. シンプルなインターフェース
    余計な機能が一切ないため、迷うことなく議事録の作成ができます

<GIJIを使うで気をつけたい点>

  1. スマホアプリがない
    スマホから使うことができなため、外出先での確認などには向いていません
  2. 議事録作成以外の用途に使えない
    あくまで議事録作成に特化しているため、普段の情報共有ツールとして使うことができず、普段の情報共有に他アプリを用意することが必要になります
 

エンジニアやデザイナー向けの議事録に適したツール

「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、開発ドキュメントを簡単に作成・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でドキュメントを作り上げることができるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

[参考]議事録の作成を手助けツールの紹介記事

【議事録作成ツール6選】ツールを使って会議を効率的に進めよう!

まとめ

共有の仕方を変えることで、議事録を見られるようになるので、会議の効率も上がるのではないでしょうか。
 
会議の効率化はプロジェクトなどの進捗をスムーズにすることになりますので、是非実践いただきたいと思います。
 
今回ご紹介させていただいたツールを活用し、議事録の共有方法を変えてみていただけると嬉しいです。