ビジネス向けの情報共有ツールには様々なものがあります。
 
チャットツールやファイル管理ツールはよく利用されているかと思いますが、ノート型のツールを使われている方は意外と少ないのではないでしょうか。
 
今回の記事では、ノート型の情報共有ツールをご紹介させていただきます。
 
ツールを使っていて、大事な情報が流れていってしまったり、確認するのが面倒でなかなか共有されていないとお悩みの方は、是非参考にしていただければと思います。

 

ビジネスでノート型ツールが選ばれる理由

①必要な情報をしっかりと残しておくことができる

チャットツールを使っていると、情報がどんどん流れていってしまい、後から振り返って確認することに向いていません。
しかし、ノート型のツールは情報を蓄積することができるため、そのような心配はありません。

②情報へのアクセス性が高い

ノート型のツールであれば、ファイルを開くなどの操作が必要なく、検索ですぐに情報にたどり着くことができます。
そのため、必要な情報さえ蓄積されていれば、情報へのアクセススピードは非常に早くなります。

③情報のアップデートが簡単

ノートを直接編集するだけで更新できるため、手軽に情報をアップデートできます。
また、複数人での閲覧や、編集履歴の管理もできるため、メンバー同士で画面を見ながら確認をしたり、過去のアップデートについての把握も簡単です。

ビジネスの大事な情報を簡単に残せるノート型ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使って簡単に、残しておきたい情報を蓄積することが可能です。
また、「タスク管理機能」「メッセージ機能」を使って、ノートを起点にコミュニケーションが取れるため、ノートのようなストック情報と、メッセージのようなフロー情報をまとめて管理することができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、プロジェクトに必要な情報をノートで一括管理している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チーム内で情報をまとめて残しておかなければならないものの、チャットツールではやり取りした情報が、ことごとく流れていってしまい、非常に悩まれていました。
 
そのような中、Stockのノート機能で、プロジェクトに関する情報や共有事項などを記載するようにしたことで、『情報が流れていく』という問題が、綺麗に解消されたということです!
 
 

開発用ドキュメントを残せるノート型ツール

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるノート型ツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いものになります
 

「Boostnote」

Boostnoteは、プログラマー向けのノートツールです。
開発者向けにマークダウンへの対応をしており、ダウンロードすればユーザー登録などもせず使うことができます。

<Boostnoteのポイント>

  1. プログラマー向けのアプリ
    Markdownの対応やJavascript、HTML、CSS等への対応など、プログラマーをが使いやすい機能が豊富です
  2. ローカル環境で動く
    インストールの手間があるものの、ローカル環境で動かすことができるため、ネットワークに依存せず使うことができます

<Boostnoteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 非プログラマーには使いにくい
    あくまでプログラマー向けに特化したツールのため、非プログラマーには使いにく仕様になっています
 

個人向けの情報蓄積に向いているノート型ツール

「Evernote」

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートツールです。
ノート形式で情報を記載することができる他、多くの機能が付いているので、高機能ツールを使いたい人向けになります。

<Evernoteのポイント>

  1. Webクリップ機能
    ノート内に、気になったweb上の記事などを、簡単に貼り付けることができます
  2. あらゆる情報を全て一箇所に
    テキスト情報や画像、動画など、あらゆる情報を一つのノートで管理することができます

<Evernoteを使う上で気をつけたい点>

  1. チーム全体への共有はしにくい
    個人向けに使うことをメインに作られているため、共有して使うには難しく感じます
  2. 高機能なため、使い方が難しい
    ノート機能には様々な機能がついているため、シンプルに使いたい場合には迷う可能性があります
 


「Simplenote」

Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートツールです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なツールです。

<Simplenoteのポイント>

  1. Markdownが使える
    メモアプリながら、Markdown記法に対応しています
  2. 完全無料で使える
    全ての機能を無料で使うことができます

<Simplenoteを使う上で気をつけたい点>

  • 多くのメモを整理するのが難しい
    フォルダ階層で管理できないため、メモが多くなった際の整理が難しくなります
  • 共有には向いていない
    あくまで個人的にメモを蓄積していくアプリなので、共有には向いていません

[参考]社内の必要な情報を一ヶ所で管理できる、ノート型情報共有ツールの紹介記事

おすすめノート型情報共有ツール7選!社内の情報を一箇所にまとめよう!

まとめ

多くの情報がある中で、その情報が流れてしまっても問題ないのか、後から見れるように残しておかなければいけないのか、という判断は非常に大事ではないかと思います。
 
ノート型のツールを使うことで、「情報を残す」ということが簡単になりますので、是非試してみていただければと思います。