ほとんどの方が仕事をする上でメモを取っているかと思いますが、それらはどのように記載し、どのように管理されていますでしょうか。
 
メモを書くことが目的となってしまい、なかなかそれを活用できていない方も多いのではないかと思います。
 
今回の記事では、メモツールを使うべき理由と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
普段メモを活用できていないなと感じている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

メモツールを使うべき理由

①その場でメモを取ることができる

メモ帳やノートと違い、スマホから使えるツールも多いことから、気づいた時にメモができるのが一番のメリットです。
後で書こうと思って忘れてしまうリスクを防げたり、ちょっとしたことを気軽にメモできるようになります。

②情報を蓄積していくことができる

例えばノートを使っていると、1つのノートに残せる情報には限界があります。
ツールを使えば、半永久的に自分のメモを蓄積していくことが可能になり、それらを検索することもできるため、今までのメモをリンクさせることが容易になります。

③自分のメモを共有するのが簡単

アナログ管理の場合、自分のメモを何かに書き写してから共有しなければいけませんが、ツールを使えば簡単に共有ができます。
そのため情報の共有が活性化され、スムーズな業務推進にも繋がります。

簡単にメモの蓄積や共有ができるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使って簡単にメモの蓄積や共有ができるだけでなく、「タスク管理機能」「メッセージ機能」を使って、記載したメモに関してコミュニケーションを取ることが可能になり、社内の情報共有の促進に繋がります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、クライアントに関する情報をメモとして残し、共有している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、各クライアントの情報をスプレッドシートで管理をしていましたが、常に最新情報しか記載できないため、情報の履歴を追えないという悩みを抱えていました。
 
そのような中、Stockの「ノート機能」を利用し、メモとして情報を残し続けることで、各クライアントの細かい情報や、今までの履歴を簡単に把握することが可能になったということです!
 
 

様々な機能を使ってメモをカスタマイズしたい人向けツール

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモを作り上げることができるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するメモアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Onenoteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
 

まずは個人用のメモの蓄積をしたい人向けツール

「Bear」

Bearは、Markdownなどのさまざまなマークアップに対応したメモアプリです。
タグ検索できたり、添付ファイルがあるメモだけ検索できるなど検索性に優れているのが特徴です。

<Bearのポイント>

  1. 複数のメモの相互リンクが可能
    メモ内にテキストリンクを貼り、別のメモへのリンクを簡単に作れます
  2. デザイン性に優れている
    自分好みのテーマにカスタマイズできるなど、遊び心のあるインターフェースです

<Bearを使う上で気をつけたい点>

  • デバイス間で同期するには有料プランにする必要がある
    複数デバイスで情報を同期して使いたい場合には、有料プランへの加入が必要です
  • 共有には向いていない
    あくまで個人的にメモを蓄積していくアプリなので、共有には向いていません

「Google Keep」

Google Keepは、Googleが提供しているメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

<Google Keepのポイント>

  1. Googleアカウントと連動
    Googleアカウントを持っていれば、端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスすることができます
  2. パネル形式での表示
    保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く、どのようなメモが保存されているか把握しやすくなっています

<Google Keepを使う上で気をつけたい点>

  1. フォルダではなくラベルでの管理
    ラベルでの管理となり、フォルダ階層化できないため、メモの整理をするのが難しく感じます
  2. あくまで個人向けのメモツール
    個人のメモをどんどん蓄積するのには向いていますが、それらを共有することには向いていません
 

[参考]様々な特徴を持ったメモツールの紹介記事

【おすすめメモ共有ツール8選】普段からメモを共有するクセをつけよう!

まとめ

メモを取ることは習慣化できていても、それをうまく活用できている方は少ないのではないかと思います。
 
ツールを使うことで、自分のメモを簡単に共有することができるため、今まで以上に活用の幅が広がります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを使いながら、メモの活用方法を考えてみていただけると嬉しいです。