便利なツールが増える一方、社内の情報が色々なツールに分散してしまい、欲しい情報を探すのにかなり時間をかけてしまった経験はあるのではないでしょうか。
 
今回の記事では、情報管理ツールの種類とそれぞれのおすすめをご紹介させていただきます。
 
社内の情報管理にお困りの方や、多くの情報から必要なものをうまく探し出せていない方は、是非参考にしていただければと思います。

 

主な情報管理ツールの種類とは?

①ノート型のツールを使った情報管理

議事録やドキュメントなどのストック情報を簡単に管理するのに最適なのが、ノート形式のツールになります。
チャット機能などのフロー情報を扱えるものもあるため、1つのツールで情報管理を完結することができます。

②チャットツールを使った情報管理

フロー情報の管理にはチャットツールが向いています。気軽に情報を発信できるため、コミュニケーションの活性化につながります。
しかし、大事な情報まで流れていってしまうため、そのような情報を残しておくツールが別途必要になってきます。

③ファイル管理ツールを使った情報管理

社内にあるあらゆるファイルの一括管理を可能にするのが、ファイル管理ツールになります。
しかし、全ての情報をファイル化したり、編集するためにわざわざ開かなければいけないなど、多くの手間が発生します。

円滑な情報管理を可能にするツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使った議事録やドキュメントなどのストック情報の管理に加え、「タスク管理機能」「メッセージ機能」を使ったフロー情報の管理ができます。
そのため、Stockのみで社内の情報管理を完結することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、「クライアントとの打ち合わせ議事録」と「チームのタスク」の管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、ファイル形式による議事録管理は煩わしく、チャットツールのタスク管理は直観的でないという理由で、ストック情報とフロー情報の管理がうまくできないという悩みを抱えていました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることができ、事務所の情報管理の土台ができたということです!
 
 

チャット機能にのみ特化している情報管理ツール

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

ファイル管理機能のみに特化している情報管理ツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

[参考]社内の情報を整理できる情報管理ツールの紹介記事

情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!

まとめ

情報管理の仕方が変われば業務の効率化をすることができ、今までの無駄な時間を大幅に削減することが可能になります。
 
様々な特徴を持ったツールがありますので、自社の情報のタイプにマッチしたものを選んでいただければと思います。