各個人が持つノウハウを会社として有効活用できていますでしょうか。
 
それぞれが持っているノウハウを集約することで、業務効率化に繋げられるだけなく、社内資産としていつでも検索可能な状態にすることができます。
 
そこで、今回の記事では、ノウハウを社内で共有すべき理由と、それを可能にするツールをご紹介させていただきます。
 
ノウハウ管理に関して個人任せになっている企業の方々は、参考にしていただければと思います。

 

ノウハウを社内で共有すべき理由とは?

①自分の知識が誰かのためになる

自分が持っているノウハウは、同じような仕事をしている人の効率化に役立てることができます。
また、どんどんと知識を発信し、それらを実践してもらうことで、自らの学びに繋げることも可能になります。

②各個人のノウハウを集めることで、よりよいノウハウになる

それぞれが持っている知識を合わせることで、新しい学びに繋がったり、よりよいノウハウにすることができます。
業務ごとのノウハウを持ち寄ることで、さらなる業務効率化が期待できます。

③必要なノウハウをすぐに得られる状態になる

どんどんと共有し、蓄積をしていけば、検索するだけですぐに必要なノウハウを得られることができるようになります。
そのためには、ただ共有をするだけでなく、それぞれのノウハウを整理して蓄積しておくことが大事です。

簡単に社内のノウハウ共有ができるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使った社内のノウハウの蓄積や共有を簡単に行うことができます。
また、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」も使えるため、記載したノウハウに関してタスクを設定したり、質問のやり取りなどをすることも可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営するECサイトの「施策」に関するノウハウを蓄積している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うと流れていき、ファイル管理だと面倒で誰も書き込まないという理由で、日々実施している施策のノウハウが、どこにも蓄積されずに困っていました。
 
そのような中、Stockに「施策」に関するノウハウを記載するようにしたことで、チーム内のノウハウが急激に蓄積されるようになったということです!
 
 

エンジニアが多い組織で使いたいツール

「Kibela」

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaのポイント>

  1. 個人用と共有用とで整理できる
    個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
  2. 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

<Kibelaを使う上で気をつけておきたい点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
 


「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、ノウハウに限らず、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、ノウハウを簡単に蓄積・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

多機能なものを使いこなしたいチーム向けツール

「iQube」

iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。

<iQubeのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
  2. 10人までは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます

<iQubeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
 

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

[参考]社内のノウハウ共有をスムーズにするツールの紹介記事

社内のノウハウ共有がスムーズになるツール6選

まとめ

単なる個人のノウハウと思っていても、それが他の人にとっては非常に重要なノウハウということもあります。
 
またどんどんと発信することで、新しい知識が身についたり、よりよいノウハウにすることができます。
 
まだ社内のノウハウ共有に関して何もしていない方は、是非今回をきっかけに始めてみていただけると嬉しいです。