日々の業務の中で、プロジェクト管理について悩まれている方は非常に多いかと思います。
 
「メンバーのタスク管理がうまくいかない」「メンバー間のコミュニケーションが不足している」など、様々ではないでしょうか。
 
今回の記事では、プロジェクト管理をする時に悩むポイントと、それを解消するツールをご紹介させていただきます。
 
現状の管理方法に何か変化を加えたいと考えている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

プロジェクト管理をする時に悩むポイント

①各メンバーの進捗状況が分からない

メンバーそれぞれでタスクの管理などをしていると、プロジェクト全体の進捗を把握することが困難になります。
そのため、常にメンバーが今何を進めているかのような状況と、今後のスケジュール感を把握できるようにする必要があります。

②議事録や要件などのドキュメントがどこにあるか分からない

プロジェクトの情報があちこちに分散していると、必要な情報を閲覧するまでに余計な時間がかかります。
後から見返すようなドキュメントは一箇所で管理を行い、すぐにアクセスできる状態にすることが大事になります。

③密なコミュニケーションが取れていない

メンバー間のコミュニケーションが不足をしていると、必要な情報が共有されていなかったり、お互いが何をしているか分からず認識の違いが生まれやすくなります。
ツールを介してのコミュニケーションを推奨したり、定期的に顔を合わせて議論する場を設けるなど情報共有がしやすい環境を整えることが必要です。

プロジェクト管理の悩みを解消できるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ったドキュメントなどのストック情報の管理や、「タスク管理機能」「メッセージ機能」を使ったフロー情報の管理までが可能になるため、Stockだけでプロジェクト管理をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、同時並行で動くプロジェクトの管理をされている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、元々はチャットツールを軸に仕事をしていましたが、様々なテーマの話題が大量に飛び交うことになり、情報を捌ききることができない状態でした。
 
そのような中、必要なタイミングで、必要な情報に即座にアクセスできるようになり、チームの業務効率が劇的に向上したということです!
 
 

エンジニアが使いやすいプロジェクト管理ツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「JIRA」

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

特定の機能に特化しているプロジェクト管理ツール

「みんなでガント」

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • ガントチャート以外の機能がない
    ガントチャートに特化しているため、コミュニケーションやドキュメント管理は別のツールを使う必要があります
  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、試せる範囲が限定されてしまいます
 

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

[参考]タイプ別に選ぶプロジェクト管理ツールの紹介記事

プロジェクト管理ツール15選〜業務にマッチするツールを見つけよう〜

まとめ

ちょっとしたメンバーの認識の違いが、プロジェクトの円滑な進行を妨げてしまう可能性があります。
 
ツールを使うことで、情報の共有を円滑に行うことができるため、このような問題を防ぐことができます。
 
今回ご紹介させていただいたツールを用いて、プロジェクト管理の見直しをしてみていただければと思います。