社内掲示板というと、社内の壁にお知らせの紙が貼ってある光景を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。
 
しかし、そのような場合、ただ貼っているだけになってしまい、必要な情報を届けられていない可能性が高くなっています。
 
そこで今回の記事では、ツールを使った社内掲示板の運用についてご紹介させていただきます。
 
社内での情報発信方法に悩まれている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

ツールを使って社内掲示板を運用する理由

①情報をきちんと届けることができる

アナログな掲示板の場合、社内の壁に貼ったりしたとしても、誰にも見られなかったり古い情報がいつまでも掲示されてしまうことがあります。
それらを防ぐためには、ツールを活用することで、常に最新の情報に更新ができ、社内外問わずどこからでも確認できるようになります。

②コミュニケーションが取れる

ツールを使うことで、共有された情報に対してみんなでリアクションを取ることが可能になります。
そうすることで、情報を掲載する人にとっても見られている意識が強くなり、より社内の情報が頻繁に発信されるようになります。

③情報の共有頻度が多くなる

ツールを使えば簡単に情報を投稿することができるようになるため、多くの情報が共有されるようになります。
社内の情報が多く共有されることで、個々が様々な会社の状況を把握することができるようになるため、チームの一体感に繋がります。

きちんと情報共有される社内掲示板を実現できるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使って、掲示板のように社内の共有情報を簡単に残すことができます。
また、「タスク管理機能」「メッセージ機能」も使えるため、掲示板を起点としてコミュニケーションも行え、社内の情報共有が活発になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

掲示板の内容をタイムライン形式で共有したい

「Workplce by Facebook」

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作って社内の情報を投稿することができます。
イベント機能を使って、社内掲示板として利用することも可能です。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多い
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
  • フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 

「トークノート」

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内掲示板としても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  • 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  • 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 

自社向けにカスタマイズした掲示板を使いたい

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。

<サイボウズOfficeのポイント>

  1. とにかく機能が豊富
    会社で利用する機能が網羅されているため、掲示板に限らず利用することが可能です

<サイボウズOfficeを使う上で気をつけておきたい点>

  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
 

[参考]社内掲示板として利用できる情報共有ツールの紹介記事

社内掲示板を使って情報共有をしよう!オススメサービス5選

まとめ

社内に向けた情報発信は会社の情報を伝える上で欠かせないものになっています。
 
そのため、だた発信するだけではなく、ちゃんと見てもらいたい人に届いているかが重要です。
 
今回ご紹介させていただいた通り、ツールを使った社内掲示板の運用を是非試してみていただけると嬉しいです。