グループウェア1つで社内の情報管理ができることから需要が高まっています。
 
しかし、ただ導入するだけでうまくいくことはなく、それぞれの機能を理解し、日々の運用を続けていくことが重要になってくるため、途中で挫折してしまっている方も多いのではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、グループウェアを選定する際のポイントと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
これから導入を検討されている方や、移行を考えている方は是非参考にしていただければと思います。

 

社内で利用するグループウェアを選定する際のポイント

①使いたい機能が含まれているか

グループウェアといっても、それぞれのツールで使える機能は異なっています。
そのため、人気のツールであったとしても、具体的にどのような機能をどのように使えるかを確認しておくことが大事になります。

②機能過多になっていないか

グループウェアの特徴の一つとし、多くの機能があることが挙げられます。
しかし、機能がありすぎると使いこなすことができず、中途半端になってしまう可能性があります。

③誰でも簡単に操作できる仕様になっているか

一番重要なポイントになるかもしれませんが、グループウェアを導入しても実際に使う人たちが使いこなせなければ意味がありません。
専門的な知識を必要とすることなく、直感的に操作ができることで、長期的に使われるようになり、社内の情報共有が促進されることとなります。

情報共有が活発になるグループウェア20選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockでは、ビジネスに必要な「ノート機能」「タスク管理機能」「メッセージ機能」を利用することができます。
シンプルな操作性で誰でも簡単に使えるため、どんどん情報を蓄積する環境が整い、Stockだけで社内の情報共有を完結させることが可能となります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使いこなし、プロジェクトに必要な情報管理とコミュニケーションを実践している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、元々はチャットツールを利用していましたが、やり取りした情報がことごとく流れていってしまい、残しておかなければいけない情報を残しきれていないという悩みを抱えていた状態でした。
 
そのような中、Stockを導入することで、プロジェクトに必要な情報をすべて一か所で管理することができるようになり、とても仕事がしやすくなったということです!
 
 

専門知識があると機能カスタマイズができるグループウェア

「G Suite」

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。

<G Suiteのポイント>

  1. 仕事に必要な機能が一通り入っている
    ビジネス用としてGmailやGooleカレンダー、Google Driveなどの利用が可能になっています
  2. 企業で使えるように最適化されている
    Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます

<G Suiteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 管理機能が複雑
    色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人に適しています
  • 使わないアプリが多い
    ほとんどの方がメールやカレンダーなど、特定の機能しか利用しないため、使わないアプリが多くなってしまいます
 

「Office365」

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理することができます。

<Office365のポイント>

  1. Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
    エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです
  2. 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
    クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用することができます

<Office365を使う上で気をつけておきたい点>

  • 使い続ける限り費用が発生する
    今までのOfficeアプリケーションは買い切り型のため、一度購入しすれば良いものでしたが、office365はサブスクリプション型のため、使い続ける限りは費用が発生します
  • 旧バージョンの機能が使えない
    常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまうことが考えれます
 

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。

<サイボウズOfficeのポイント>

  1. とにかく機能が豊富
    会社で利用する機能が網羅されているため、掲示板に限らず利用することが可能です

<サイボウズOfficeを使う上で気をつけておきたい点>

  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
 

大企業向けの機能が豊富なグループウェア

「desknet’s NEO」

desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。

<desknet’s NEOのポイント>

  1. あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
    25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています
  2. パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます

<desknet’s NEOを使う上で気をつけておきたい点>

  • バックアップ機能がない
    バックアップができないため、予期せぬ情報の削除などが起こると元に戻すことができなくなってしまいます
 


「J-MOTTO」

J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービス。

<J-MOTTOのポイント>

  1. グループウェア以外の機能も使える
    グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用することができます

<J-MOTTOを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用できる容量が少ない
    スタンダードなプランだと、1人あたり200MBまでしか利用できないため、多くの情報を蓄積するには向いていません
 


「サイボウズGaroon」

サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。

<サイボウズGaroonのポイント>

  1. ワークフロー機能を活用することで外出先からでも迅速に対応できる
    スマホからでも機能を利用することができるため、申請や決裁がスムーズに行えます
  2. パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます

<サイボウズGaroonを使う上で気をつけておきたい点>

  • 1人あたりの利用料金が高い
    クラウド版の場合、1人あたり800円/月〜となるため、他のサービスに比べると高い印象です
 


「mitoco」

mitocoは、Salesforceを利用している企業のためのグループウェアです。

<mitocoのポイント>

  1. Salesforceと連携ができる
    連携できることで、Salesforceの情報とmitocoの情報を一元管理することが可能になります
  2. パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます

<mitocoを使う上で気をつけておきたい点>

  • Salesforceユーザーでない場合には使いにくい
    あくまでSalesforceユーザーにとって利便性の高いグループウェアになるため、Salesforceを利用していない場合には、あまりメリットを感じないかもしれません
 

サークル活動でも使えるグループウェア

「サークルスクエア」

サークルスクエアは、スケジュール共有や出欠の管理ができる、サークル活動向けのグループウェアです。

<サークルスクエアのポイント>

  1. スケジュール共有や出欠の管理が簡単
    サークル活動でメインで使われていることから、スケジュール関係の機能が使いやすくなっています

<サークルスクエアを使う上で気をつけておきたい点>

  • ビジネスでは使いにくい
    スケジュール機能以外にも一通りの機能が揃っていますが、どれもビジネス利用するには使いにくいものが多くなっています
 


「Zoho Connect」

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectのポイント>

  1. 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
    フォーラムやイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理することができます

<Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点>

  • 概念や用語が分かりにくい
    情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります
 

特定の機能にのみ絞られているグループウェア

「トークノート」

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
グループウェアとしても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  • 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  • 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 


「gamba!」

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

<gamba!のポイント>

  1. 日報をSNSのように使える
    日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用できます
  2. 手軽に日報を残すことができる
    テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を書くことができます

<gamba!を使う上で気を付けておきたい点>

  • あくまで日報機能がメイン
    日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません
  • 15日間しか無料トライアルがない
    無料トライアル期間が短いため、短期間で試さなければなりません
 

「enclo」

encloは、社内外のコミュニケーションツールとして、ファイルデータやメッセージの共有ができるツールです。

<encloのポイント>

  1. シンプルな機能
    ファイルとメッセージに機能が絞られている分、余計な機能がなく、シンプルな操作性になっています

<encloを使う上で気を付けておきたい点>

  • ビジネスアカウントで利用するには高額
    1人あたり2000円/月〜となるため、他サービスに比べても高価格帯となっています
  • ファイルとメッセージ共有に特化している
    スケジュール管理や掲示板などの機能がないため、機能が少なすぎる印象です
 

「aipo.com」

aipo.comは、チーム内での日程調整やオンライン会議、定例イベントの告知、予定のリマインドなど、様々な活用方法ができるグループウェアです。

<aipo.comのポイント>

  1. 機能を絞って始められる
    例えば、「カレンダー」「チャット」のみから始めることができるため、社内にグループウェアを浸透しやすくなります

<aipo.comを使う上で気を付けておきたい点>

  • 機能ごとに費用がかかる
    定額で様々な機能が使えるわけではなく、機能ごとに費用がかかるため、多くの機能を使えばそれだけ毎月の利用料が高くなってしまいます
 

「オルカ」

オルカは、低価格で経費精算や勤怠管理までできる、中小企業向けのグループウェアです。

<オルカのポイント>

  1. とにかく安い
    1人あたり330円で、日報やワークフローなどを利用することができます

<オルカを使う上で気を付けておきたい点>

  • アプリがない
    全てブラウザベースのため、スマホからでもブラウザからアクセスする必要があり、スムーズな活用が難しくなります
  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
 

完全無料で使えるもののサポートが受けにくいグループウェア

「iQube」

iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。

<iQubeのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
  2. 10人までは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます

<iQubeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
 


「GRIDY」

GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

<GRIDYのポイント>

  1. 完全無料で使える
    ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません
  2. アクセス制限が可能
    企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能になっています

<GRIDYを使う上で気をつけておきたい点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートを受けることができません
  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
 

「R-GROUP」

R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用することのできるグループウェアです。

<R-GROUPのポイント>

  1. 完全無料で使える
    無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます
  2. 容量が無制限
    あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納することができます

<R-GROUPを使う上で気をつけておきたい点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートを受けることができません
 

「GROUP SESSION」

GROUP SESSIONは、掲示板やスケジュール管理、チャットなど機能が無料で使えるグループウェアです。

<GROUP SESSIONのポイント>

  1. ユーザー数が無制限
    ユーザー数無制限で全ての機能を利用することができます

<GROUP SESSIONを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料版はスマホが使えない
    スマホから利用するには有料オプションを追加する必要があります
  • サポートが有料オプション
    無料サポート窓口もありますが、運用方法などのサポートは有料となっています
 

まとめ

中小企業向けから大企業向けのものまで、多くのグループウェアがあります。
 
機能や費用の面だけを見て導入してしまうと、実際の運用に支障をきたすことが分かったり、誰にも使われずに終わってしまうことも考えられます。
 
是非一度、試してみることから始め、実際に使う方々の反応を見ながら検討を進めていただければと思います。