個人的なものに限らず、タスク管理の仕方に悩まれている方は非常に多いのではないでしょうか。
 
タスク管理の仕方1つで、日々の仕事の効率も変わってくるため、やり方を改善することは重要なことになります。
 
そこで今回の記事では、効果的なタスク管理をするための方法と、オススメのツールをご紹介させていただきます。

 

効果的なタスク管理をするために必要なこと

①思いついた時にタスクを登録する

タスクの登録を忘れてしまい、気づいた時には遅かったということも多いのではないでしょうか。
それを防ぐためには、思いついた時にすぐにタスクを記載できるようにすることが大事になります。

②タスクに関連する情報を残す

ただタスクを列挙するだけでは、どのような目的で作業をするのかが分からなくなるため、タスクを進める上で必要な情報を探す時間と手間が発生します。
そのため、タスクの内容を記載するだけでなく、どのような背景があり、どのように進めればいいのかなどの情報も残すことで、効率的にタスクを進めることが可能となります。

③タスクを共有する

一人でタスクを管理している場合、期限切れに気づかなかったり、他のメンバーとの認識齟齬が生まれる可能性が高くなります。
それぞれのタスクを共有することで、「誰が」「いつまでに」タスクを進めるのかが明確となり、チーム全体の進捗をスムーズにすることが可能となります。

効率的なタスク管理が実現できるツール15選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使ったタスク管理は、議事録等の「ストック情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できるのが特徴です。
そのため、タスクの対応漏れを防げるだけでなく、いつでもタスクに関連する情報を確認しながら作業を進めることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    「タスク管理」を直観的に行うことができるのはもちろんのこと、そのタスクに関連する、議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にできます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールでのタスク管理機能や、エクセルでのタスク管理を試してきましたが、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題があり、最適な管理方法を模索されていました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、びっくりするほど直観的にタスク管理ができるようになったということです!
 
 

エンジニア向けのタスク管理に向いているツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「JIRA」

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「Redmine」

Redmineは、オープンソースソフトウェアのプロジェクト管理ツールで、チームでシステム開発を進める際によく使われています。
自社サーバーへインストールする必要があるため、使い始めるには専門的な知識が必要になります。

<Redmineのポイント>

  1. オープンソースソフトウェア
    オープンソースソフトウエアとして公開されているため、誰でも自由に使うことができます。
  2. textile記法に対応
    エンジニアにとっては使い勝手の良い記法でwikiを作成することができます。

<Redmineを使う上で気を付けておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社サーバーへのインストールなど、使い始めるには専門的な知識が必要になります
  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の職種の方にとっては馴染みづらく、戸惑うことがあります
 

「Planio」

Planioは、オープンソースの「Redmine」をベースにした、クラウド型のタスク管理ツールです。

<Planioのポイント>

  1. Redmineがベース
    Redmineに似たユーザーインターフェースのため、Redmineユーザーには使いやすい仕様になっています
  2. チャートの自動生成が可能
    チケットに登録された値を様々なチャートによってみることができます

<Planioを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の職種の方にとっては馴染みづらく、戸惑うことがあります
  • 無料プランがない
    お試し期間は設定されていますが、継続利用する際には有料プランの契約が必要になります
 

海外発の高度なタスク管理に向いているツール

「Wrike」

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
 

「Asana」

Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールです。
細かい設定や機能が充実しているため、ツールを使うのに慣れているチームに向いています。

<Asanaのポイント>

  1. ボード形式での管理が可能
    タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
  2. 100以上のアプリと連携が可能
    SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携がdきるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 完全に日本語化されていない
    日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
  2. 無料で使える人数に制限がある
    15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン(月$9.99/人〜)にする必要があります
 

「Agilefant」

Agilefantは、多くの機能を備えた、タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。

<Agilefantのポイント>

  1. スモールチームをターゲットとしたタスク管理ツール
    アジャイル型のプロジェクト管理を強力にサポートし、概ね50名までのプロジェクトチームを対象としています
  2. ポートフォリオの管理ができる
    全てのプロジェクトについて、イテレーションやタスクを誰が対応し、どのような状況にあるのかを確認することができます

<Agilefantを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語に非対応
    日本語化されていないため、全てのメニューやサポートが英語表記となっています
  2. 機能が多すぎる
    多くの機能があるため、それぞれを適切に使いこなすには、ある程度の知識がいないと難しいです
 

かんばん方式でのタスク管理に向いているツール

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 


「Jooto」

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で、タスクの進捗管理をすることができます。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

「Redbooth」

Redboothは、プロジェクトごとにガントチャートやかんばん方式でタスク管理ができるツールです。

<Redboothのポイント>

  1. web会議にも対応
    別のツールを使うことなく、Redbooth内でweb会議やチャットをすることができます
  2. タイムトラッキング機能
    作業時間をタイムトラッキングできるため、メンバーごとにどの作業に時間がかかってしまっているのかを把握できます

<Redboothを使う上で気を付けておきたい点>

  • 日本語に対応していない
    日本語化されていないため、メニューやサポートが全て英語になっています
  • 無料プランがない
    2週間のお試し期間しかないため、継続的に利用する場合には、有料プランの契約が必要になります
 

ガントチャートでのタスク管理に向いているツール

「みんなでガント」

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • ガントチャート以外の機能がない
    ガントチャートに特化しているため、コミュニケーションやドキュメント管理は別のツールを使う必要があります
  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、試せる範囲が限定されてしまいます
 


「Brabio!」

Brabio!は、エクセルでの工程管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数のプロジェクトが同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

個人的なタスク管理に向いているツール

「Wunderlist」

Wunderlistは、Microsoftが提供するタスク管理アプリです。
シンプルなタスク管理アプリで、仕事や日常生活のタスクが簡単に管理できます。

<Wunderlistのポイント>

  1. 豊富な通知機能
    締め切りの通知やリマインダーなど、設定によって様々な通知を受け取ることができます
  2. ほぼ全ての端末に対応している
    PC、スマホはもちろんのこと、タブレットやKindle Fireなどのあらゆる端末で利用することができます

<Wunderlistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    タスクリストの共有機能はありますが、あくまで個人のタスク管理がメインになっています
 

「Todoist」

Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクを階層化して管理できる
    関連するタスクを階層化して管理できるため、一覧形式で管理するよりも、把握がしやすくなります
  2. 優先度を設定できる
    タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    あくまで個人向けのタスク管理となるため、チームで利用するには有料化する必要があります
 

[参考]無料でも使えるタスク管理ツールの紹介記事

無料でも使えるタスク管理ツール5選

まとめ

様々な特徴のタスク管理ツールがあるため、普段の仕事の仕方に合うものを選ぶのが大事になります。
 
機能なども大事ですが、タスクは日々発生するものですので、毎日使い続けても苦にならないということも一つのポイントかと思います。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただき、タスク管理の仕方を見直していただければと思います。