近年、働き方改革が提唱されており、業務を効率化するために、様々なアプリやツールを試している人も多いのではないでしょうか。
 
しかし、アプリやツールの数が多く、どんなものを選んでいいか分からずに困っている人も多いかと思います。
 
そこで、今回は利用シーン別にオススメのツールをご紹介します。

 

業務効率化とは何か?

現在の日本の労働状況においては、特に中小企業での人手不足が深刻になっています。
そのため、一人当たりが負担する業務の量は増していく中で、業務効率化の必要性が叫ばれ始めました。
 
業務効率化とは、スムーズに仕事を進める上で無駄なものを省き、生産性向上やコスト削減に繋げることです。
対象となる業務は、「毎日繰り返し行うような定型作業」や、「長時間かかってしまう作業」で、それらを効率化することで、一人当たりの業務量を減らすこともでき、従業員のストレスを減らすことにも繋がります。

業務効率化のために必要なこと

業務効率化のために、下記について考えてみてはいかがでしょうか。
①どの業務を効率化したいのか?
普段の業務全体を効率化するツールもあれば、ある特定の業務や作業に絞って効率化するツールもあります。
ツールを選ぶ前に、今一度どの業務に時間をかけてしまっているのかを振り返り、まずはどの部分の業務を効率化するかを検討することが大事です。
②ツールを使うことで本当に業務効率化になるか?
ツールを入れさえすれば業務が効率化するというわけではありません。ツールをどのように使えば作業時間の短縮になるかなどを考える必要があります。
そのためには、簡単に使いこなせるツールを選ぶことが大事です。

業務効率化ツールを選ぶ時のポイント

①業務効率化を実現できるか?

洗い出した効率化すべき業務と、ツールの関係性をきちんと把握しなければなりません。
タスク管理を効率化したいのに、チャットツールを導入してしまうなど、課題と解決策がマッチしていないと、業務効率化に繋げることはできません。

②誰でも簡単に使うことができるか?

どんなに有名なツールだとしても、使いこなすのが難しい場合には、使う人の負担になってしまいます。
結局誰も使わないものになってしまっては、業務効率化を実現することは難しいため、誰もが使えるくらい簡単なツールを選ぶことが大事です。

③既存ツールとの併用は可能か?

既に何かしらツールを入れている方も多いかと思います。
そのような際には、「併用して使うのか」「新しいツールに乗り換えるのか」をはっきりしないと、どのツールをどのように使っていいかに迷いが生じてしまいます。
余計な混乱を生まないためにも使い方を明確にしておく必要があります。

シーン別オススメツール13選

【情報ストック】Stock(ストック)

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stock(ストック)は、簡単に情報を残せるだけでなく、非常にシンプルであることが特徴のサービスで、ITに詳しくない人でも、説明なしで簡単に使い方が分かってしまうほどです。

■Stock(ストック)の特徴

1.ITの専門知識がなくても、すぐに使える。
ITの専門知識がない中小規模チームで、即座に導入できます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stock(ストック)の主な機能

ノート機能

ミーティング議事録や作業依頼に加え、マニュアルや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができます。
画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができ、ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるので、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理ができるため、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がなく、確認する手間が省けます。
メッセージ

ノートのテーマ毎にやり取りができるため、テーマ以外の不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されます
そのため、後から「あの会話の内容どこだっけ?」と履歴を遡る時間を短縮することができます。

■Stock(ストック)の導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
有料プランでも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

【ファイル管理】Google Drive(グーグルドライブ)

「Google ドライブ」 – 写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Google Drive(グーグルドライブ)は、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。

■Google Drive(グーグルドライブ)の特徴

1.無料で使えるストレージ容量が多い
 Google Drive最大の特徴は、無料で使えるストレージ容量が15GBと多いことです。例えば、Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、いかにGoogleドライブの無料枠が多いかが分かりますね。
 
2.Gmailに添付されたファイルを簡単に保管できる
 Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できるので、一度ダウンロードして、アップロードするという手間が省けます。

■Google Drive(グーグルドライブ)の主な機能

ファイル管理

手書きで管理していた書類や個人のPCで管理していたファイルをGoogleドライブで管理することで、共有漏れを防いだり、必要な時にそれらを探す手間を省いたりすることができます。

■Google Drive(グーグルドライブ)の導入費用


https://www.google.com/drive/pricing/

無料で15GBまで使うことができますので、ほとんどの方が無料プランで十分ではないでしょうか。
容量を増加する場合のみ、有料プラン(250円/100GB〜)への契約が必要です。
 

【スケジュール】Google カレンダー

「Googleカレンダー」

https://calendar.google.com/calendar

Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。

■Google カレンダーの特徴

1.全てのプラットフォームに対応している
 PCからスマホ、ガラケーまで、全てのプラットフォームに対応しているため、誰でも利用することができます。
 
2.スケジュールの共有と通知が簡単
 Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができますので、離れている場所でもメンバーのスケジュールを確認できるのは便利ですね。

■Google カレンダーの主な機能

スケジュール

様々な予定を1箇所で管理できるので、スケジュールの抜け漏れ防止に繋がります。
また、他のメンバーのスケジュールも一緒に見られるため、スケジュール調整の時間が短縮できそうです。

■Google カレンダーの導入費用

Googleカレンダーは無料で使うことができます。
有料プランもないため、全ての機能を完全無料で利用可能です。
 

【テレビ会議】ZOOM

「Zoom」the leader in modern enterprise video communications

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeなどの既存のシステムよりも簡単で安定的に利用できることが特徴です。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの料金


https://zoom.us/pricing

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(1679円/月〜)を契約する必要があります。
 

【チャットコミュニケーション】チャットワーク

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などを気にすることなく、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの料金

https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(累計14個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 

【タスク管理】Trello

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの料金


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。
 

【請求書管理】misoca


https://www.misoca.jp/

「misoca」|個人事業主の方に最適なクラウド見積・納品・請求書サービス
misocaは、クラウドの見積書・納品書・請求書の作成サービスです。作成から郵送まで一括して管理することができます。

■misocaの特徴

1.思い通りの書類を、素早く簡単に作成できる
シンプルな操作で簡単に書類作成が完了します。
 
2.見積書・請求書・納品書を一括管理できる
関連する書類を把握できるため、確認漏れなどを防ぐことが可能です。

■misocaの主な機能

見積書・納品書・請求書の作成

作成から郵送まで、一覧で管理することができるため、振込のチェックなども簡単にできます。

■misocaの料金

月間請求書作成数が5通までであれば、無料で利用することができます。
5通を超える場合や、郵送代行を利用する場合には、有料プラン(800円/月〜(1チームあたり))の契約が必要です。
 

【PDFファイル作成】CubePDF ※mac非対応

無料PDF作成・変換フリーソフト 「CubePDF」

https://www.cube-soft.jp/cubepdf/index.php

CubePDFは、印刷するのと同じ手順で、webページやエクセル、ワードなどのあらゆるファイルをPDFに変換できるツールです。

■CubePDFの特徴

1.簡単にPDFに変換できる
 プリンタで印刷するのと同じ操作で、あらゆるファイルをPDFに変換することができるため、一度ダウンロードする必要がなく、余計な作業をせずに済みます。

■CubePDFの主な機能

PDF変換

印刷画面で「CubePDF」を選択するだけというシンプルな操作で、PDFに変換することができます。

■CubePDFの導入費用

CubePDFは完全無料のフリーソフトのため、費用は発生しません。
 

【画面キャプチャー】Snipping Tool(スニッピングツール) ※mac非対応

「Snipping Tool(スニッピングツール)」
※windows7以降のOSで検索ボックスで「Snipping Tool」と検索し、選択すると利用できます。
Snipping Toolは、指定した画面上の部分的な範囲のスクリーンショットを切り取るツールです。

■Snipping Tool(スニッピングツール)の特徴

1.簡単に画面キャプチャの取得、共有ができる
 Snipping Tool を使用すると、画面上の任意の箇所のキャプチャして、その画像を保存するだけでなく、コメントの追加や、画像の共有を行うことができます。

■Snipping Tool(スニッピングツール)の主な機能

キャプチャ

キャプチャする箇所を選択するだけで、必要な箇所だけキャプチャとして残すことができます。

■Snipping Tool(スニッピングツール)の導入費用

Snipping Toolは、元々windowsのパソコンに入っているツールですので、無料で利用することができます。
 

【圧縮・展開/圧縮・解凍ソフト】7-Zip

圧縮・解凍ソフト 「7-Zip」

https://sevenzip.osdn.jp/

7-Zipは、高圧縮率の圧縮・展開/圧縮・解凍ソフトです。

■7-Zipの特徴

1.多様なファイルフォーマットに対応
 7-Zipは、7z、ZIP、CAB、RAR、ARJ、LZH、CHM、GZIP、BZIP2、Z、TAR、CPIO、ISO、MSI、WIM、NSIS、RPM、DEBなど多様なファイルフォーマットに対応し、パスワードによる暗号化もできます。

■7-Zipの主な機能

圧縮・展開/圧縮・解凍

多様なファイル形式に対応しており、簡単に圧縮できる他、パスワードによる暗号化するオプションもあります。

■7-Zipの導入費用

7-Zipはオープンソースソフトウェアですので、無料で使うことができ、有料プランもありません。
 

【ショートカット】bluewind ※mac非対応

「bluewind」

http://www.vector.co.jp/soft/dl/win95/util/se240225.html

bluewindは、登録しておいたキーでフォルダを開いたり、ファイルを開いたりすることができるツールです。

■bluewindの特徴

1.キーボードのショートカットを自由に登録できる
 自分が使いやすいショートカットを登録することができるので、ショートカットを覚える手間を省けます。

■bluewindの主な機能

例えば、事前によく使うファイルやフォルダを開くために、キーボードのショートカットを登録しておくと、キーボード入力だけですぐに該当のファイルやフォルダを開くことができます。

■bluewindの導入費用

bluewindは無料で使うことができます。
 

【情報収集】Pocket (ポケット)

「Pocket」

https://getpocket.com/

Pocketは、気になったオンライン上の記事や動画、画像などをブックマークできるサービスです。

■Pocket(ポケット)の特徴

1.簡単にブックマークできる
 保存したいページのURLをコピーしてPocketに登録するだけで、自分の「あとで読む」リストが完成します。
 
2.オフラインでも読める
 一度インターネットに接続した状態でブックマークしておけば、インターネットに接続していなくてもブックマークしたものを読んだりすることができます。
 ※ブラウザの拡張機能を追加すれば、ワンクリックで保存できるので、追加しておきたいですね。

■Pocket(ポケット)の主な機能

ブックマーク

拡張機能を追加すれば、ワンクリックで保存ができ、一度保存してしまえば、オフラインでも内容を見ることができますし、異なる複数のデバイスから保存したものを見ることもできるのはいいですね。

■Pocket(ポケット)の導入費用


https://getpocket.com/premium

Pocketは無料で使うことができますが、プレミアム会員(月額500円)になると、広告が非表示になったり、検索機能、タグ機能などが使えます。
 

【名刺管理】Eight(エイト)

「Eight(エイト)」 – 名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

https://8card.net/

Eight(エイト)は、無料で名刺管理ができるアプリです。
手間をかけず簡単に名刺を登録することができますし、後から名刺情報を探し出すこともすぐにできます。

■Eight(エイト)の特徴

1.名刺をカメラで撮影するだけで管理できる
撮影された名刺データは、人力で登録されるため、正確な情報が登録されます。
 
2.Eight内で名刺交換できる
Eightユーザー同士であれば、Eight内で名刺交換をすることができます。

■Eight(エイト)の主な機能

名刺管理

やることは名刺をスマホで撮るだけです。
登録された名刺はリスト形式で確認できますし、検索することですぐに必要な情報を取り出すことが可能です。

■Eight(エイト)の導入費用

基本機能は全て無料で利用することができます。
Eightプレミアム(400円/月または、4000円/年)を契約すると、名刺データをダウンロードして管理することが可能です。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
ツールによってはwindowsのみに対応しているものもありますし、OSのバージョンによっては動かない可能性もあるので、まずは試してみることが大事かと思います。
 
普段の業務を効率化するために、ただツールを導入するのではなく、自分の業務内容から多くの時間をかけてしまっている業務は何かを把握し、しっかりとツールを選定する必要がありますね。
 
是非、業務効率化するためのツール選びの参考にしてください!