タスク管理ツールを選ぶ時には、どうしてもタスクの機能にだけ注目しがちですが、その他の機能を見ることも大事になります。
特にビジネス向けとして社内で利用する際には、タスク管理以外の機能に注目してツールを選ぶことで、仕事の効率も上がってきます。
今回の記事では、選ぶ際のポイントと、オススメのツールをご紹介させていただきますので、是非参考にしてみていただければと思います。
目次
社内でタスク管理ツールを選ぶ際に確認しておきたいこと
①タスクに関する情報の記載ができるか
ただタスクをリスト化する場合、タスクの細かい作業手順であったり、どのようなアウトプットが必要なのかなどについて記載することができません。
そのような場合、時間が経ってしまうとタスクの内容を忘れてしまったり、認識が違ったままタスクを進めてしまうことになるため、タスクと一緒にそのような内容を記載できることが大事になります。
②タスク管理以外の機能も使うことができるか
例えば、タスクに関する質問がある場合、別のチャットツールを使うことになるかと思います。
しかし、いくつかのツールを行き来することで情報が分散してしまうため、１つのツール内で完結できることが望ましいです。
③簡単に操作できるか
社内でタスク管理ツールを利用する場合、様々なリテラシーの方がいるため、どのような人が使っても使いこなせることが重要となります。
一部の人だけが使いこなせるだけでは、社内全体としてうまく運用することが難しくなってしまいます。
ビジネスで使うためのタスク管理ツール10選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使ったタスク管理は、ノート機能を使って議事録等を記載し、そのノートに紐づける形でタスク設定できるのが特徴です。
そのため、タスクの対応漏れを防げるだけるのはもちろんのこと、タスクに関連する情報をしっかりと残しながら仕事を進めることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
「タスク管理」を直観的に行うことができるのはもちろんのこと、そのタスクに関連する、議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にできます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使って、効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、チャットツールでのタスク管理機能や、エクセルでのタスク管理を試してきましたが、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題があり、最適な管理方法を模索されていました。
そのような中、Stockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、びっくりするほど直観的にタスク管理ができるようになったということです！
エンジニアにとって使いやすいタスク管理ツール
「Backlog」
Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。
＜Backlogのポイント＞
- プロジェクトの進捗を見える化できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
- Gitなどを使ってソースコードを管理できる
BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。
＜Backlogを使う上で気を付けておきたい点＞
- エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
- コミュニケーションがしにくい
コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
「Redmine」
Redmineは、オープンソースソフトウェアのプロジェクト管理ツールで、チームでシステム開発を進める際によく使われています。
自社サーバーへインストールする必要があるため、使い始めるには専門的な知識が必要になります。
＜Redmineのポイント＞
- オープンソースソフトウェア
オープンソースソフトウエアとして公開されているため、誰でも自由に使うことができます。
- textile記法に対応
エンジニアにとっては使い勝手の良い記法でwikiを作成することができます。
＜Redmineを使う上で気を付けておきたい点＞
- 専門的な知識が必要
自社サーバーへのインストールなど、使い始めるには専門的な知識が必要になります
- エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
エンジニア向けのツールになるため、それ以外の職種の方にとっては馴染みづらく、戸惑うことがあります
「JIRA」
Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。
＜JIRAのポイント＞
- カンバンボードでタスク管理
ドラッグ＆ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
- 多種多様なレポート出力
チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。
＜JIRAを使う上で気を付けておきたい点＞
- 使いこなすのが難しい
高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
- コミュニケーションが取りにくい
コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
タスク管理に関する機能が豊富なツール
「Wrike」
Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。
＜Wrikeのポイント＞
- 大手企業での導入実績多数
GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
- タイムトラッキング機能
自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です
＜Wrikeを使う上で気を付けておきたい点＞
- 使いこなすのが難しい
機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
- 無料では5人までしか使えない
無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
「Asana」
Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールです。
細かい設定や機能が充実しているため、ツールを使うのに慣れているチームに向いています。
＜Asanaのポイント＞
- ボード形式での管理が可能
タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
- 100以上のアプリと連携が可能
SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携がdきるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります
＜Asanaを使う上で気をつけたい点＞
- 完全に日本語化されていない
日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
- 無料で使える人数に制限がある
15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン（月$9.99/人〜）にする必要があります
タスク管理にのみ特化しているツール
「Trello」
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。
＜Trelloのポイント＞
- 付箋形式でのタスク管理に適している
付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
- 個人的なタスクの管理が簡単
タスクを並べて、ドラッグ＆ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。
＜Trelloを使う上で気を付けておきたい点＞
- コミュニケーションが取りにくい
コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
- チーム全体の進捗が把握しにくい
無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
「Jooto」
Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で、タスクの進捗管理をすることができます。
＜Jootoのポイント＞
- シンプルな操作性
簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
- SNSのような見た目
カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています
＜Jootoを使う上で気を付けておきたい点＞
- 「ストック情報」の管理ができない
議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
- 無料プランの制限が厳しい
利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
「みんなでガント」
みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。
＜みんなでガントのポイント＞
- 会員登録不要
メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
- 修正履歴の確認が簡単
「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます
＜みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点＞
- ガントチャート以外の機能がない
ガントチャートに特化しているため、コミュニケーションやドキュメント管理は別のツールを使う必要があります
- 無料プランではガントチャートが１つしか作れない
無料プランでは１つしか作れないため、試せる範囲が限定されてしまいます
[参考]無料でも使えるタスク管理ツールの紹介記事
まとめ
個人で使う場合には、リスト化されているだけで問題ないかもしれませんが、ビジネスで活用するには、より詳細な情報を登録できる必要があります。
是非今回ご紹介させていただいたタスク管理ツールの中から、情報管理がうまくできるものを見つけていただければと思います。
