最近、「働き方改革」という言葉を耳にすることが多くなってきたのではないでしょうか。
 
これは、一億総活躍社会実現に向けた取り組みで、2016年9月に安倍晋三首相が内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置して取り組みに本腰を入れている政策です。
 
全員が「会社員」という働き方で、しかもその会社員も早朝から深夜までオフィスにこもって働くなんて全然人生豊かじゃないから改革しようという内容です。米国では「2020年には全労働人口の半分がフリーランスになる」と予測されている等、日本の働き方事情とは大きな隔たりがあるようで、日本にも多様な働き方を導入しようとしているのです。
 
しかし、いきなり新しい制度を導入しようとしても、なかなかすぐに実現することは困難ですよね。
 
そこで今回は「働き方改革」とは何かをご説明し、それを実現する上で絶対不可欠なツールについてご紹介します。

 

働き方改革の具体的な内容

日本の労働制度と働き方における課題として、主に下記の3つが挙げられています。
この3つのキーワードについては、既に聞いた方も多いかもしれませんが、改めて内容を理解しておく必要がありそうですね。
 
1.長時間労働の是正
政府は、今年残業時間を年間720時間の上限とすることを決定しています。
残業を減らすことは当然のことながら、1人1人の生産性を向上させるために、業務の効率化を図ることが大事となります。
 
2.働き方の多様化
働き方改革で、働きやすい環境にする必要があります。
在宅勤務やリモートワーク、副業の推奨など、今まで当たり前だった勤務体系の変化に対応しなければなりません。
 
3.子育てや介護と仕事の両立
子育てや介護による離職をなくすため、子育てや介護をしながら働き続けられる環境整備への対応を行っていくことになります。
具体的には、在宅勤務やリモートワークを積極的に取り入れ、仕事との両立をサポートしていくことが必要になります。

働き方改革に必要なツールの要件

それでは、実際に必要なツールの要件とはどのようなものなのでしょうか?
各企業で実現したい「働き方」に合わせ、下記の5分類の中から目的に合わせて適したツールを選ぶことがオススメです。
 
①しっかりと情報を残しておくストック系ツール
②社内のやり取りを円滑にするコミュニケーション系ツール
③離れていても手軽にミーティングできるビデオ会議ツール
④メンバーの仕事の進捗を把握できるタスク管理ツール
⑤社内の資料を管理するオンラインストレージ系ツール
 
一つ一つご紹介しますので、是非御社に適したツールを選定してみてください!

働き方改革を促進させるツールの選定ポイント

①目的を達成できるか

在宅勤務やリモートワークを推進するのか、長時間労働を是正するのか、など目的によって導入すべきツールも変わってきます。
そのため、どのような働き方を目指すのかを明確にし、それを達成できるツールを選ぶことが大事です。

②社内で運用がしやすいか

導入のしやすさに加え、ツールを使った業務が実現可能かを見極めておく必要があります。
継続的な運用が働き方改革に繋がるため、使いやすさを含めた運用のしやすさは重要です。

③セキュリティ体制が整っているか

特にリモートワークなどを推進する場合、社外から情報にアクセスすることが多くなります。
その際には、情報漏洩や不正アクセスなど、セキュリティ面で気をつけなければいけない点が多いため、セキュリティを重視したツール選定が必要です。

働き方改革で社内に導入したいツール13選

しっかりと情報を残しておくストック系ツール

■Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

「チャットツールを使うと情報が流れていく、ファイルでの情報共有は面倒」という問題を、驚くほど簡単に解決します。
とにかく簡単で、非常にシンプルであることが特徴のサービスです。
導入先の学習塾さんでは、ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなしに使いこなせるほど簡単でシンプルなツールです。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくなくても、すぐに使える
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stockの主な機能

ノート機能

掲示板としてだけでなく、会議の議事録やマニュアル、ノウハウの蓄積など、様々な情報を簡単に残すことができます。
画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができ、ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるのもポイント。
また、チャットツールのように情報が流れていくことがないので、必要な情報を簡単に取り出すことができていいですね。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
個人的なタスクはもちろんのこと、メンバーのタスクも簡単に管理できるのは、結構重要な機能ではないでしょうか。
メッセージ

ノートのテーマ毎にやり取りができるため、不要な話題が混ざることがないのです。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されます。
また、メンション機能が使えるので、チャットワークやSlackを使ったことがある人は、使い方に迷うことはありませんね。

■Stockの導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

■サイボウズLive

チームのためのスマホアプリ「サイボウズLive」

https://live.cybozu.co.jp/

サイボウズLiveは、個人や小規模チームでの利用を想定している「チームのためのグループウェア」です。
ビジネスユースだけでなく、PTA、NPO、教育現場など様々な場所で活用されています。

■サイボウズLiveの特徴

1.全て無料
 掲示板やカレンダーなど様々な機能が付いているにも関わらず完全無料で使うことができます。
 
2. グループ単位で使える
 グループウェアの機能をグループ単位で使えるため、ビジネス用途だけでなく、様々な用途で使い分けることができます。

■サイボウズLiveの主な機能

1. 掲示板
グループ内で掲示板を作ることができます。
Wikiのように情報を整理して共有することができるので、グループへのお知らせを書くだけでなく、マニュアルや議事録を書いておくのに使うことも多いですね。
2. Todoリスト
グループ内で発生したタスクを管理することができます。
登録したToDoは担当者のマイカレンダーに表示されるので、タスクの漏れを防ぐことができます。
3. カレンダー
グループのスケジュールや個人のスケジュールを管理することができます。
Googleカレンダーやサイボウズとの同期にも対応しているので便利。
4. チャット
グループ内でリアルタイムにチャットでやりとりすることができます。
複数のメンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットに対応しています。
チャット機能を使っている人は多そうですね。
5. ファイル管理
1ファイルあたり25Mバイトまでの制限がありますが、Microsoft Officeの文書や、画像、テキストファイル、Photoshop、Illustratorのファイルもアップロードすることができます。

■サイボウズLiveの導入費用

サイボウズLiveは、どの機能も全て無料で利用することができます。
 

社内のやり取りを円滑にするコミュニケーション系ツール

■チャットワーク

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。LINEはプライベート、チャットワークは仕事と使い分けをしている人も多いのではないでしょうか。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプでコミュニケーションが取れるのもいいですね。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージを確認できます。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
ファイル共有

グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。

■チャットワークの導入費用


https://go.chatwork.com/ja/price/

グループチャット14個までは、無料で使うことができますが、さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プランを契約する必要があります。
チームで利用する場合には、管理者機能が付いている月500円(1人あたり)のプランにするのが良さそうですね。
 

■Slack

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットツールで、主にIT業界・エンジニアの方が多く利用しています。
最近日本語対応されました。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。

■Slackの導入費用


https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)で850円〜になります。
 

離れていても手軽にミーティングできるビデオ会議ツール

■Skype

「Skype」

https://www.skype.com/ja/

Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるソフトウェアです。

■Skypeの特徴

1.Skypeユーザー同士なら無制限で無料通話ができる
 音声通話・ビデオ通話共に、Skypeユーザー同士であれば、無料で何時間でも通話することができます。また、グループ通話にも対応しているので、ビデオ会議にも使われていますね。
 
2.Office365と連携している
 Office365を契約している場合には、Skypeのビジネスプランを利用することができるため、例えば、Wordの画面からSkypeを始めることも可能になります。

■Skypeの主な機能

音声通話・ビデオ通話

1クリックで音声通話やビデオ通話をすることができます。
画面共有もできるので、資料を見ながら会議をすることもできます。

■Skypeの導入費用

Skype同士の通話であれば無料で利用することができますが、Skypeから固定電話や携帯電話、国際電話で通話する場合は、通話料が発生します。
 

■Zoom

「Zoom」

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの導入費用

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(月14.99ドル〜)を契約する必要があります。
 

メンバーの仕事の進捗を把握できるタスク管理ツール

■Trello

「Trello(トレロ)」

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいのではないでしょうか。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
ビジュアルが良いと、タスク管理をするにも楽しくなるのが良いですね。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。
Googleカレンダー、EverNote、Slack、Chatworkなどと連携することもできるので、知識がある方は試してみても良いかもしれません。
(ただし、無料プランでは1サービスのみ連携可能)

■Trelloの導入費用


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プランの契約が必要になります。
 

■Jooto

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto(ジョートー)」

https://www.jooto.com/

Jootoは、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
Trelloに似た見た目なので、Trelloを使ったことがある方は同じような感覚で使うことができますね。

■Jootoの特徴

1.シンプルな機能
 簡単な操作で、タスクを追加することができるため、ちょっとしたメモからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
 
2.カラフルなインターフェース
 タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取ることができます。

■Jootoの主な機能

タスク管理

Trelloと同様に、ドラッグ&ドロップでタスク管理ができ、ふせんを貼りながらタスクの管理をすることができます。

■Jootoの導入費用


https://www.jooto.com/pricing/

ユーザー数2名までなら無料で使うことができるので、個人利用としては無料で十分ですね。
しかし、ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プランの契約が必要になります。
 

社内の資料を管理するオンラインストレージ系ツール

■Dropbox

「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 

■Google Drive

「Google ドライブ」写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Googleドライブは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。

■Googleドライブの特徴

1.無料で15GBの容量が使える
 Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
 
2.Googleアカウントとの連携ができる
 Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。

■Googleドライブの主な機能

ファイル管理

ファイルを保管するだけでなく、Googleドライブからスプレッドシートなどの作成をすることができます。

■Googleドライブの導入費用


https://www.google.com/drive/pricing/

容量が15GBまでは無料で使うことができます。
容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
15GBあれば無料で十分使うことができますね。有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
 

豊富な機能が揃っているグループウェア

■Office365

「Office365」|Microsoft Office

https://www.office.com/

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。

■Office365の特徴

1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
 エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
 
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
 クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用することができます。

■Office365の主な機能

スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。

■Office365の料金

Office365は無料プランがないため、全て有料プランの契約となります。
有料プランは、月額(1人あたり)540円〜となります。
※Officeのアプリケーションを使うには、月額900円以上のプランを契約する必要があります。
 

■G Suite

「G Suite」|ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。

■G Suiteの特徴

1.仕事に必要なものが全て1つに
 GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
 
2.企業で使えるように最適化されている
 Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。

■G Suiteの主な機能

メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1 つのドキュメントを同時に編集することができます。

■G Suiteの料金

G Suiteは14日間は無料体験することができますが、それ以降は全て有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)600円〜になります。
 

■サイボウズOffice

グループウェア「サイボウズOffice10」

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。

■サイボウズOfficeの特徴

1.個人単位で機能のオン/オフができる
 ユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にすることができます。
 
2.未読を一覧で見れる
 未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。

■サイボウズOfficeの主な機能

掲示板
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。
Todoリスト
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。
カレンダー
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約をすることができます。
ファイル共有
複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。

■サイボウズOfficeの料金

サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(500円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
まだまだ働き方改革は関係ないと思われている方もこれを機会に積極的に取り組んでみてはいかがでしょうか。
 
1人1人の業務内容をチェックし、自社の業務に合うツールを選定するのもいいかもしれません。
 
是非、ツール選定の参考にしていただければと思います!