オンラインストレージを使うことで、ファイルの保管庫として様々なものを一括管理できるようになりますが、うまく管理することができていますでしょうか。
 
同じ名前のファイルがたくさんあったり、整理ができていないため必要なファイルを探すのに時間がかかってしまっていることも多いのではないかと思います。
 
今回の記事ではオンラインストレージをうまく活用するためのポイントと、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
ファイルの管理に困っている方や、情報をうまく活用したい方は是非参考にしていただければと思います。

 

オンラインストレージをうまく活用するための方法

①フォルダ階層形式で管理をする

ただ一覧形式で管理をしていると、どのファイルがどの業務に関するものなのかが分かりづらく、探すのに時間がかかってしまいます。
フォルダ階層形式で管理をすることで、業務のテーマごとに分類することができるため、ファイルを探しやすくすることができます。

②検索ですぐにアクセスできるようにする

検索機能があるツールの場合、検索をすることがですぐに必要なファイルへのアクセスが可能になります。
ファイル名の命名ルールを明確にしておくことで、検索してからファイルを見つけるまでの時間がより早くなります。

③ファイルの中身がどのようなものかが分かるようにする

ファイルのタイトルのみでは、中身がどのようなものかが分からず、いちいちファイルを開いて確認しないといけないことがあります。
ファイルがどのようなものなのかの情報を残しておくことで、ファイルを開かずとも目的のものにたどり着くことができるようになります。

オンラインストレージ10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockは、ノート型の情報共有ツールですが、様々なファイルをノートに貼り付けることができるため、オンラインストレージ感覚でも利用することができます。
また、ノート内に貼り付けたファイルと共に関連する情報を残せるため、ファイルを開かずとも、どのようなファイルなのかを把握することが可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にでき、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

ファイル形式での議事録管理から、Stockを使った議事録管理に移行した実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、Wordで議事録の管理をされていましたが、ファイル形式の管理は開くのがいちいち面倒なことが致命的で、結果として情報の確認漏れが出てしまっていたことに悩まれていました。
 
そのような中、Stockを利用した管理に変更したことにより、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 

セキュリティに強いオンラインストレージ

「box」

boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。

<boxのポイント>

  1. 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
  2. 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
  2. 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります
 


「Mozy」

Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。

<Mozyのポイント>

  1. 拡張性が高い
    自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します
  2. 高度なセキュリティ
    最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています

<Mozyを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります
  2. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

「SpiderOak」

SpiderOakは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したオンラインストレージサービスです。

<SpiderOakのポイント>

  1. プライバシーの保護に優れている
    元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べて政府による監視に対する保護に優れていると評価されています
  2. 高度なセキュリティ
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです

<SpiderOakを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

個人での利用も多いオンラインストレージ

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

「iCloud Drive」

iCloud Driveは、Appleが提供しているファイルストレージサービスです。
Appleが提供していますが、iPhoneやmacからだけでなく、windowsからも利用することができます。

<iCloud Driveのポイント>

  1. ファイル共有が簡単
    他の人を招待するだけで、メール添付などで共有することなく、直接ファイルを共有することができます
  2. リアルタイムで共同編集が可能
    Pages、Keynote、Numbersの書類やメモには、共同制作機能が組み込まれているため、どこからでも共同で作業することができます

<iCloud Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. Android端末からは利用できない
    WIndowsには対応しているものの、Androidには非対応のため、Androidユーザーは利用することができません
 

「MediaFire」

MediaFireは、海外の知名度が高く、Dropboxと並ぶ有名なファイルストレージサービスです。

<MediaFireのポイント>

  1. デザイン性が高い
    インターフェースが綺麗で、デザイン性が高く、直感的に使うことができます

<MediaFireを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語に非対応
    日本語化されていないため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

「firestorage」

firestorageは、登録不要、しかも無料で容量無制限で利用できるファイルストレージサービスです。

<firestorageのポイント>

  1. 登録不要、無料で容量無制限の利用ができる
    1ファイルあたりのアップロード制限はあるものの、登録不要でも容量無制限で何度でも使うことができます
  2. URLでのファイル共有が可能
    データのアップロード後に発行されるURLを相手に伝えるだけで共有ができます

<firestorageを使う上で気をつけたい点>

  1. 1ファイルの最大アップロードサイズの制限がある
    利用できる合計容量は無制限ですが、1ファイルあたりのアップロード容量には制限があります
  2. 広告が表示される
    完全無料で利用できることから、広告が表示されるようになっています
 

[参考]無料で使えるオンラインファイルストレージの紹介記事

無料で使えるオンラインファイルストレージ25選を徹底比較!

まとめ

オンラインストレージにファイルをアップするだけでは、保管はできるものの、その後の活用が難しくなってしまいます。
 
そうならないためには、ファイルをアップするだけでなく、整地した状態で管理をすることが大事になります。
 
是非今回ご紹介した方法で、社内のファイル管理をお試しいただければと思います。