クラウドでのファイル管理が一般的になりつつも、まだまだ自分のパソコンで管理をしていたり、社内からのみアクセスできるサーバーで管理されている方も多いかと思います。
 
今回の記事ではクラウドストレージを利用することのメリットと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
社内のファイル管理や、情報共有の仕方に悩まれている方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

クラウドストレージを利用することのメリット

①どこからでもアクセス可能になる

クラウドストレージを利用することで、社内外のどこからでもアクセスができるようになります。
そのため、社内にいないとファイルが確認できないということがなくなり、効率的な情報の確認が可能となります。

②ファイルを共有するのが簡単になる

クラウド上のファイルはほとんどがワンクリックで共有することができます。
もちろん、パスワードを設定したり、許可された人のみ閲覧できる形となるため、情報漏洩の心配がありません。

③セキュリティや紛失の心配が不要

個人のパソコンでファイルを管理している場合、パソコンの紛失やウイルス感染、故障によって、ファイルが消えてしまう可能性があります。
しかし、クラウドストレージを利用することで、そのような心配なく厳格な管理下の元、ファイル共有ができます。

ファイル管理を効率化できるクラウドストレージ10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockは、ノート型の情報共有ツールですが、様々なファイルをノートに貼り付けることができるため、クラウドストレージのように利用することもできます。
ノート内にファイルを添付するだけでなく、一緒にテキスト形式で情報を残すことができるため、ただのファイル管理とは異なり、関連する情報をまとめて管理することが可能となります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にでき、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

ワードからStockを使った議事録管理に移行した、実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、元々議事録をWordで書いて管理をしていましたが、ファイル形式での管理はいちいち開かないと中身を確認することができないため、情報の確認漏れが出てしまっていたことが課題となっていました。
 
そのような中、Stockを利用した管理に変更したことにより、すぐに必要な情報へのアクセスが可能になり、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 

大企業向けにセキュリティを重視したクラウドストレージ

「box」

boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。

<boxのポイント>

  1. 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
  2. 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
  2. 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります
 

「Mozy」

Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。

<Mozyのポイント>

  1. 拡張性が高い
    自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します
  2. 高度なセキュリティ
    最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています

<Mozyを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります
  2. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 


「SpiderOak」

SpiderOakは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したオンラインストレージサービスです。

<SpiderOakのポイント>

  1. プライバシーの保護に優れている
    元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べて政府による監視に対する保護に優れていると評価されています
  2. 高度なセキュリティ
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです

<SpiderOakを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

「drivee」

driveeは、レンタルサーバーを運営するエックスサーバーが提供しているオンラインストレージサービスです。

<driveeのポイント>

  1. 常にバックアップが取られている
    1日に1回サーバーのバックアップを取っているので、万一トラブルがあってもデータが完全に消滅することはありません
  2. サブユーザー機能
    アクセス制限をかけられるユーザーを登録することが可能なので、社外の方と利用する際に気軽に始めることができます

<driveeを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランがない
    お試し期間が15日間ありますが、継続的に利用をするには、有料プランへの契約が必要になります
 

個人的にファイル管理にも使えるクラウドストレージ

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「iCloud Drive」

iCloud Driveは、Appleが提供しているファイルストレージサービスです。
Appleが提供していますが、iPhoneやmacからだけでなく、windowsからも利用することができます。

<iCloud Driveのポイント>

  1. ファイル共有が簡単
    他の人を招待するだけで、メール添付などで共有することなく、直接ファイルを共有することができます
  2. リアルタイムで共同編集が可能
    Pages、Keynote、Numbersの書類やメモには、共同制作機能が組み込まれているため、どこからでも共同で作業することができます

<iCloud Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. Android端末からは利用できない
    WIndowsには対応しているものの、Androidには非対応のため、Androidユーザーは利用することができません
 


「MediaFire」

MediaFireは、海外の知名度が高く、Dropboxと並ぶ有名なファイルストレージサービスです。

<MediaFireのポイント>

  1. デザイン性が高い
    インターフェースが綺麗で、デザイン性が高く、直感的に使うことができます

<MediaFireを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語に非対応
    日本語化されていないため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

容量を気にせず利用できるクラウドストレージ

「firestorage」

firestorageは、登録不要、しかも無料で容量無制限で利用できるファイルストレージサービスです。

<firestorageのポイント>

  1. 登録不要、無料で容量無制限の利用ができる
    1ファイルあたりのアップロード制限はあるものの、登録不要でも容量無制限で何度でも使うことができます
  2. URLでのファイル共有が可能
    データのアップロード後に発行されるURLを相手に伝えるだけで共有ができます

<firestorageを使う上で気をつけたい点>

  1. 1ファイルの最大アップロードサイズの制限がある
    利用できる合計容量は無制限ですが、1ファイルあたりのアップロード容量には制限があります
  2. 広告が表示される
    完全無料で利用できることから、広告が表示されるようになっています
 

[参考]無料で使えるオンラインファイルストレージの紹介記事

無料で使えるオンラインファイルストレージ25選を徹底比較!

まとめ

クラウドストレージを利用することで、セキュリティや紛失・漏洩の心配をすることなくファイル管理ができるようになります。
 
是非今回ご紹介させていただいた中から使いやすいものを選んでいただければと思います。