タスク管理ツールというと、タスク機能に特化したものを使っている方が多いのではないでしょうか。
 
もちろんタスク機能が使いやすいことが大前提となりますが、それ以外の機能(例えばチャット機能)などを同じツール内で利用できることで、情報共有の効率化を図ることが可能となります。
 
今回の記事では、タスク管理以外の機能も使いやすいツールをご紹介させていただきます。
 
タスク管理に特化したツールをお使いの方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

タスク管理機能以外にも注目すべき理由

①情報の分散を防ぐことができる

例えば、タスク管理とドキュメント管理、チャットツールが全て別のツールを使っている場合、様々なところでやり取りが発生するため情報が分散してしまいます。
タスクに関するドキュメントを一緒に管理できたり、コミュニケーションが取れることで、防ぐことが可能になります。

②コミュニケーションがスムーズになる

上記①と同様に、ツールが分散してしまうと、タスクに関するコミュニケーションが様々なところで行われ、非効率となってしまいます。
1箇所でコミュニケーションができるようになると、いつでも振り返ることができ、細かいやり取りもできるようになります。

③プロジェクト管理にも利用できる

ただ、タスクを一覧形式で管理するだけでは、チームとして仕事をする際に全体の進捗が見えにくくなってしまいます。
しかし、タスク管理以外の機能があるツールを使うことで、プロジェクト全体の進捗や概要がみやすくなり、プロジェクト管理にも使えるようになります。

タスク管理機能以外の機能も使いやすいツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockは、ノート型の情報共有ツールで、議事録等の「ストック情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できるのが大きな特徴です。
そのため、タスクに関連する情報をひとまとめにしてノートに記載しておくことで、タスクの対応漏れを防げるだけでなく、必要な情報を確認しながら作業を進めることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    「タスク管理」を直観的に行うことができるのはもちろんのこと、そのタスクに関連する、議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にできます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、タスクを議事録に紐づける形で管理している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、今までチャットツールでのタスク管理機能や、エクセルでのタスク管理を試してきましたが、どれも直観的な操作でなく、対応漏れの事故につながりかける等の問題があり、効果的にタスクの管理ができるツールを探されていました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけて管理が出来るため、びっくりするほど直観的にタスクの管理ができるようになったということです!
 
 

タスク管理以外にも高機能が特徴の海外製ツール

「Wrike」

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
 


「Asana」

Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールです。
細かい設定や機能が充実しているため、ツールを使うのに慣れているチームに向いています。

<Asanaのポイント>

  1. ボード形式での管理が可能
    タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
  2. 100以上のアプリと連携が可能
    SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携がdきるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 完全に日本語化されていない
    日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
  2. 無料で使える人数に制限がある
    15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン(月$9.99/人〜)にする必要があります
 

MarkdownによるWikiなど、エンジニア向けのタスク管理ツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「JIRA」

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「Redmine」

Redmineは、オープンソースソフトウェアのプロジェクト管理ツールで、チームでシステム開発を進める際によく使われています。
自社サーバーへインストールする必要があるため、使い始めるには専門的な知識が必要になります。

<Redmineのポイント>

  1. オープンソースソフトウェア
    オープンソースソフトウエアとして公開されているため、誰でも自由に使うことができます。
  2. textile記法に対応
    エンジニアにとっては使い勝手の良い記法でwikiを作成することができます。

<Redmineを使う上で気を付けておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社サーバーへのインストールなど、使い始めるには専門的な知識が必要になります
  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の職種の方にとっては馴染みづらく、戸惑うことがあります
 


「Planio」

Planioは、オープンソースの「Redmine」をベースにした、クラウド型のタスク管理ツールです。

<Planioのポイント>

  1. Redmineがベース
    Redmineに似たユーザーインターフェースのため、Redmineユーザーには使いやすい仕様になっています
  2. チャートの自動生成が可能
    チケットに登録された値を様々なチャートによってみることができます

<Planioを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の職種の方にとっては馴染みづらく、戸惑うことがあります
  • 無料プランがない
    お試し期間は設定されていますが、継続利用する際には有料プランの契約が必要になります
 

タスクに関するコミュニケーションが取りやすいツール

「Redbooth」

Redboothは、プロジェクトごとにガントチャートやかんばん方式でタスク管理ができるツールです。

<Redboothのポイント>

  1. web会議にも対応
    別のツールを使うことなく、Redbooth内でweb会議やチャットをすることができます
  2. タイムトラッキング機能
    作業時間をタイムトラッキングできるため、メンバーごとにどの作業に時間がかかってしまっているのかを把握できます

<Redboothを使う上で気を付けておきたい点>

  • 日本語に対応していない
    日本語化されていないため、メニューやサポートが全て英語になっています
  • 無料プランがない
    2週間のお試し期間しかないため、継続的に利用する場合には、有料プランの契約が必要になります
 


「Brabio!」

Brabio!は、エクセルでの工程管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数のプロジェクトが同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

[参考]使いやすいタスク管理アプリの紹介記事

使いやすいタスク管理アプリ10選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう

まとめ

特に仕事で使う場合には、タスク管理に特化しているよりも、それ以外の機能も使えることが重要になってくるかと思います。
 
日々の業務で多くのタスクが発生し、それに関連する情報が多い時には、情報共有が1つのツールで完結できることも必要なのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、コミュニケーションを効率化図ってみて下さい