仕事をする上で多くの方がタスク管理ツールを導入されているかと思います。
 
しかし、ツールを導入してもなかなかうまくいかなったり、効率化できていないと感じている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、タスク管理ツールを使っていても陥りがちな失敗と、それを防ぐのに役立つツールをご紹介させていただきます。
 
タスク管理の仕組みを導入しても、なかなかうまくいっていないとお感じの方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

タスク管理ツールを使っていても陥りがちな失敗

①期限を設定せずに対応漏れが発生した

タスクを登録しても期限を登録しなければ、通知を受け取ったり、対応が遅れていることに気づくことができません。
期限を設定することに注意する以外にも、依頼者と担当者それぞれで確認ができるようにコミュニケーションを取る必要があります。

②各個人のタスクやチームの進捗状況が分からない

タスクがうまく共有されていない場合、他メンバーから見たときにそれぞの進捗を確認することが難しくなってしまいます。
個人がきちんとタスクを登録することはもちろんのこと、その内容が常に共有された状態になるツールを選ぶことが望ましいです。

③認識齟齬が原因でアウトプットが不十分

タスクに関する情報が不足している場合、時間が経過するごとに認識齟齬が生まれやすくなります。
そのためには、タスクを設定する段階で、タスクに関する詳細情報を一緒に記載しておくことが大事になります。

タスク管理の失敗を防げるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、タスク管理のみに特化したツールではなく、議事録等の「ストック情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できるのが大きな特徴です。
 
Stockはチームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
議事録などの「ストック情報」と「タスク情報」を紐づけた上で1つの「ノート」にまとめて残しておくことができます。
そのため、単にタスク管理するだけではなく、タスクが生まれることになった背景情報等も含めてチームの情報をとにかく簡単に管理することが可能です。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    「タスク管理」を直観的に行うことができるのはもちろんのこと、そのタスクに関連する、議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にできます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、議事録にタスクを紐づけて管理している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、元々チャットツールのタスク管理や、エクセルによる管理を試されてきましたが、どれも直観的な操作でなく、対応漏れの事故につながりかける等の問題があったため、適切なツールを探されていました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけて管理ができるようになり、直観的なタスク管理ができるようになったということです!
 
 

タスク管理のみに特化して視覚的に管理するツール

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 


「Jooto」

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で、タスクの進捗管理をすることができます。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

エンジニアに嬉しい機能が揃ったツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

「JIRA」

Jiraは、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます。

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、タスクに関するやり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 


「Redmine」

Redmineは、オープンソースソフトウェアのプロジェクト管理ツールで、チームでシステム開発を進める際によく使われています。
自社サーバーへインストールする必要があるため、使い始めるには専門的な知識が必要になります。

<Redmineのポイント>

  1. オープンソースソフトウェア
    オープンソースソフトウエアとして公開されているため、誰でも自由に使うことができます。
  2. textile記法に対応
    エンジニアにとっては使い勝手の良い記法でwikiを作成することができます。

<Redmineを使う上で気を付けておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社サーバーへのインストールなど、使い始めるには専門的な知識が必要になります
  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の職種の方にとっては馴染みづらく、戸惑うことがあります
 

高機能なツールを使いこなしたい人向け

「Asana」

Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールです。
細かい設定や機能が充実しているため、ツールを使うのに慣れているチームに向いています。

<Asanaのポイント>

  1. ボード形式での管理が可能
    タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
  2. 100以上のアプリと連携が可能
    SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携がdきるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 完全に日本語化されていない
    日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
  2. 無料で使える人数に制限がある
    15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン(月$9.99/人〜)にする必要があります
 

「Wrike」

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
 

ガントチャート機能に特化しているツール

「みんなでガント」

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • ガントチャート以外の機能がない
    ガントチャートに特化しているため、コミュニケーションやドキュメント管理は別のツールを使う必要があります
  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、試せる範囲が限定されてしまいます
 

「Brabio!」

Brabio!は、エクセルでの工程管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数のプロジェクトが同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

[参考]今までの管理方法を変えることができるタスク管理ツールの紹介記事

タスク管理ツール15選!管理方法を変えれば仕事の仕方も変わる!

まとめ

タスク管理はツールを導入してもうまくいくとは限りません。
 
運用ルールをきちんと決め、ただタスクのタイトルを記載するだけでなく、期限や関連する情報も漏れなく設定することで、うまく活用できるようになります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用して、失敗しないタスク管理を目指していただければと思います。