オンラインストレージには、個人向けのものが多くなっていますが、仕事で利用する際にはビジネス向けのツールを使うのが望ましくなります。
 
今回の記事では、ビジネス向けのオンラインストレージを使った方がいい理由と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
仕事で個人向けのツールを使っている方は是非参考にしていただければと思います。

 

仕事で使うにはビジネス向けのオンラインストレージを使った方がいい理由

①セキュリティがしっかりしている

ビジネス向けのオンラインストレージはセキュリティがしっかりしていることが特徴です。
そのため、業務で使うファイルを安心して管理・共有することができます。

②管理者機能がついている

ビジネス向けのツールの場合、ユーザー管理や各種権限設定ができる管理者機能がついています。
特定のフォルダにしかアクセスできないようなことができるため、社内の役割に合わせて管理をすることができます。

③ファイル管理以外の機能も利用できる

例えば、チャットでのやり取りができるなど、ファイル管理以外の機能も利用することができます。
そうすることで、コミュニケーションがスムーズになり、情報の共有が円滑になります。

ビジネス向けオンラインストレージ10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、いわゆる「オンラインストレージサービス」ではなく、EverNoteのような「ノート型の情報共有ツール」になります。
 
しかしStockは、ファイルをノートに貼り付けることができ、ファイルに関連する情報をテキスト形式で一緒に管理することができます。
オンラインストレージサービス以上に、チームの情報管理がスムーズになるため、情報共有ツールを探している方にはおすすめのサービスです。
 
Stockを使えば、「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
また、ノート内に貼り付けたファイルと、関連する情報をテキスト形式で記載することができるという特徴から、ファイルを開かずとも、どのようなファイルなのかを把握することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほど簡単にでき、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネス利用には必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使った議事録の管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、元々ファイル形式による議事録管理をしていました。
しかし、このような管理方法では、ファイルをいちいち開くのが面倒なため、情報の確認がきちんとされないという課題を抱えていました。
 
そのような中、Stockを利用した管理に変更したことで、今までの課題が驚くほど解消されたということです!
 
 

企業での利用に最適化されているオンラインストレージ

「box」

boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。

<boxのポイント>

  1. 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
  2. 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
  2. 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります
 

「PrimeDrive」

PrimeDriveは、クラウド上で大容量ファイル共有ができる法人向けに特化したオンラインストレージサービスです。

<PrimeDriveのポイント>

  1. 管理者機能が充実
    アクセスできるデバイスや機能を細かく制限することができます
  2. 外部とのファイル共有も簡単
    受取キーを発行することで、外部とのファイル共有もセキュアな環境でできます

<PrimeDriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    一番安いプランでも、月額1.2万円〜のため、気軽に導入するのは難しくなります
 

「Fleekdrive」

Fleekdriveは、ファイルの管理・共有だけでなく、 チャットによるコミュニケーションで共同編集ができるストレージサービスです。

<Fleekdriveのポイント>

  1. チャットでのコミュニケーションが可能
    ファイルを管理するだけでなく、チャット機能を使ってファイルに関するやり取りをすることができます
  2. 児童のウイルスチェック
    ファイルをアップロードする際に、自動でウイルスチェックをする機能が標準搭載されています

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 小規模チームには導入しにくい
    有料プランは最低10名からの申し込みとなるため、小規模チームには導入しにくいプラン体系になっています
 

「GigaCC」

GigaCCは、企業間のセキュアなファイル共有サービスです

<GigaCCのポイント>

  1. 6年連続実績No.1
    企業間のファイル転送・共有サービスで実績Np.1です
  2. 充実した管理者機能
    ログ管理や利用制限などを細かく設定することができます

<GigaCCを使う上で気をつけたい点>

  1. 初期費用がかかる
    どのようなプランでも初期費用が5万円以上かかるため、大企業での導入がメインとなります
 

セキュリティを重視しているオンラインストレージ

「4Sync」

4Syncは、海外のサービスでありながら日本語化されており、セキュリティが優先されたオンラインストレージサービスです。

<4Syncのポイント>

  1. セキュリティが重視されている
    暗号化サービスでデータのセキュリティを最優先されています
  2. 無料でも20GBまで使える
    メールアドレスの確認をすると、5GB追加されるため、無料で20GBまで使えることになります

<4Syncを使う上で気をつけたい点>

  1. データが180日間後に削除される
    セキュリティに配慮されているせいか、保存したデータは180日間後に削除されるため、データの保管庫として使うには向いていません
 


「Mozy」

Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。

<Mozyのポイント>

  1. 拡張性が高い
    自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します
  2. 高度なセキュリティ
    最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています

<Mozyを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります
  2. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

「SpiderOak」

SpiderOakは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したオンラインストレージサービスです。

<SpiderOakのポイント>

  1. プライバシーの保護に優れている
    元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べて政府による監視に対する保護に優れていると評価されています
  2. 高度なセキュリティ
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです

<SpiderOakを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 

「Fileforce」

Fileforceは、あらゆるデバイスから、企業におけるファイル管理などができる高セキュアな法人向けストレージサービスです。

<Fileforceのポイント>

  1. 高セキュア
    管理者がファイルを一元管理でき、外部への持ち出しなどを監視することができます
  2. 充実した管理者機能
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです

<Fileforceを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランがない
    30日間の無料トライアルのみで、実運用する際の費用は問い合わせするが必要になります
 

「ownCloud」

ownCloudは、セキュアにファイル共有するためのオープンソースのパッケージソフトウェアです。

<ownCloudのポイント>

  1. オープンソースのソフトウェア
    Linux系OSがあれば、あらゆるサーバーで利用することができます
  2. 自由度が高い設計
    自社独自のセキュリティ要件で構築することができたり、外部からでも社内ファイルサーバーを閲覧することもできます

<ownCloudを使う上で気をつけたい点>

  1. 導入には専門的な知識が必要
    サーバーへインストールする形となるため、導入には専門的な知識が必要になります
 

[参考]無料で使えるオンラインファイルストレージの紹介記事

無料で使えるオンラインファイルストレージ30選を徹底比較!

まとめ

仕事で利用するには、セキュリティと管理者機能というのは一つの選定ポイントになるのではないでしょうか。
 
それらに加え、コミュニケーション機能などがついていると、よりスムーズにファイルのやり取りが可能になるかと思います。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内のファイル管理を試してみてください。