クラウドツールが普及している中で、事務所内のIT化の必要性を感じている方も多いのではないでしょうか。
 
今回の記事では、弁護士事務所にクラウドツールを導入するメリットと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
日々の業務を効率化したいとお考えの方は、是非参考にしてみていただけると嬉しいです。

 

弁護士事務所にクラウドツールを導入するメリット

①業務効率化に繋がる

クラウドツールを導入することで、事務所内の情報へのアクセス性が格段に上がります。
また、今までアナログ作業だったものをクラウド化することで、作業時間の大幅な短縮が期待できます。

②情報共有やコミュニケーションがスムーズになる

事務所内や顧問先とのやり取りなど、ツールを使うことで情報共有が活性化します。
そのため、コミュニケーションが円滑になり、顧問先ともより強固な関係を築くことができます。

③情報管理がしやすい

紙ベースでの仕事の場合、書類の紛失の恐れや、どれが最新版のものか分からなくなるなど、管理の難しさを感じることが多いかと思います。
しかし、クラウドツールを使った管理にすることでそれらの心配をすることがなく、様々な情報を簡単に管理することが可能になります。

弁護士事務所に導入したいツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して打ち合わせの議事録などを簡単に管理できるだけれでなく、事務所内や顧問先との共有もスムーズに行えます。
また、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」を利用し、打ち合わせ議事録に関するやり取りやタスクの管理が可能になり、コミュニケーションが活発になる効果があります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

士業の皆様で、Stockを使って顧問先との議事録管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらの税理士事務所さんでは、元々Wordを使って打ち合わせの議事録を管理されていました。
 
しかし、ファイル形式の管理は確認する度に開くのがいちいち面倒で、タスク管理との併用が難しいことに悩まれていました。
 
そのような中、Stockを利用することで、例えば議事録にワンクリックでタスクを設定できるため、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 

バックオフィス業務を効率化できるツール

契約書のやり取りや経理処理など、ツールを導入することで効率化が可能です。

 
「クラウドサイン」

クラウドサインは、Web上だけで、契約書などの締結ができるクラウド契約サービスです。
押印などのフローが簡素化され、契約がスムーズになる他、締結した契約書の管理も簡単になります。

<クラウドサインのポイント>

  1. 契約書締結がわずか数分で完了
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 外部ツールとの連携
    Salesforceなどのツールを連携して利用することができます

<クラウドサインを使う上で気をつけたい点>

  1. 有料プランが高価格設定
    無料でも利用することができますが、有料プランの場合、最低1万円/月〜となります
 


「freee」

freeeは、無料から使えるクラウド会計ツールです。
日々の経理情報などを入力しておくことで、決算などの時期に余計な業務が発生することを防ぐことができます。

<freeeのポイント>

  1. 1クリックで書類の作成ができる
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 経営状況の見える化が可能
    定期的に経営状況の数値が、自動でレポート作成されます

<freeeを使う上で気をつけたい点>

  1. 最低限の知識は必要
    経理処理の自動化を実現することができますが、そのための設定や運用などには、専門の知識が必要になります。
 

営業や打ち合わせの効率化ができるツール

Web会議ツールを利用することで、遠く離れた顧問先との打ち合わせや、営業活動を効率的に行うことができます。

 
「Zoom」

ZOOMの画像

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
web会議ツールとして有名なSkypeなどに比べると、簡単に利用ができる上、安定的な通信が可能になっています。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 会議参加者はユーザー登録が不要
    会議参加者はユーザー登録をすることなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます
  2. 通信が安定している
    データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 

「appear.in」

appear.inは、登録不要でURLの発行のみでweb会議ができるできるツールです。
上記のZoomと同様に、ソフトをインストールすることなく、手軽に利用することが可能です。

<appear.inをおすすめするポイント>

  1. 会議を始めるにはURLをクリックするだけ
    ソフトをインストールすることなく、すぐにweb会議を始めることができます
  2. 画面共有が簡単
    1クリックで画面共有できるため、会議中でもスムーズな画面共有をすることができます

<appear.inを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランでは4名までしか会議に参加できない
    参加者人数の制限があるため、大人数での会議を行いたい場合には、有料プランにする必要があります
 

担当事件の管理を効率化できるツール

「firmee」

firmeeは、法律事務所の事件管理をサポートするサービスです
弁護士が開発したサービスのため、実際の業務に活用しやすい設計になっています。

<firmeeのポイント>

  1. 事件単位での情報管理が可能
    事件と紐づけて、打ち合わせ内容や依頼者の連絡先などの管理をすることができます
  2. 書類作成が効率化できる
    一度情報を入力してしまえば、それらの情報を各種書類に反映することができます

<firmeeを使う上で気をつけたい点>

  1. 本格的に利用するには有料プランの契約が必要
    無料から利用できますが、様々な機能制限があるため、本格的に運用していくには有料プランの契約が必須になります
 

顧客リストや見込み客リストの管理を効率化できるツール

名刺や連絡先を一元管理をすることで、情報資産として蓄積していくことができます。

 
「Eight」

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報を確認できるため、クライアントや見込み顧客の管理にも利用できます。

<Eightのポイント>

  1. 名刺を撮影するだけ
    名刺をスマホで撮影するだけで、内容が保存されます
  2. 情報の発信ができる
    自分のプロフィールをweb上に公開したり、会社の情報などを発信できます

<Eightを使う上で気をつけておきたい点>

  • 企業向け価格は高額
    社内で名刺情報を共有するには、企業向けプランを契約する必要があり、固定費として1万円かかります
 

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できるため、顧問先や見込み客の管理用システムを作ることもできます。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
 

グループウェアとして社内業務を効率化できるツール

メールアカウントやスケジュールなど、事務所内で統一したものを利用することがで効率的な管理が可能になります。

 
「Office365」

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理することができます。

<Office365のポイント>

  1. Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
    エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです
  2. 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
    クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用することができます

<Office365を使う上で気をつけておきたい点>

  • 旧バージョンの機能が使えない
    常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまうことが考えれます
 

「G Suite」

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。

<G Suiteのポイント>

  1. 仕事に必要な機能が一通り入っている
    ビジネス用としてGmailやGooleカレンダー、Google Driveなどの利用が可能になっています
  2. 企業で使えるように最適化されている
    Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます

<G Suiteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 管理機能が複雑
    色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人に適しています
 

まとめ

ツール一つで大きく仕事の仕方が変わるため、今の仕事の仕方に悩まれている方は、是非検討してみてください。
 
今回ご紹介いただいたツールを活用し、事務所の業務効率化に役立てていただければと思います。