様々なバックグラウンドで、年齢層も幅広い方が働かれている社会福祉法人で、IT化を進めることは大きなハードルとなっているのではないでしょうか。
 
今回の記事では、社会福祉法人でツールを導入する上でのポイントと、利用しやすいツールをご紹介させていただきます。
 
情報管理の仕方を改善されたい方や、業務効率化をお考えの方は、是非参考にしていただければと思います。

 

社会福祉法人でツールを導入する際のポイント

①ITが苦手な人でも使える

社会福祉法人では様々な年齢層の方々が働いているため、ITが苦手な人も多いかと思います。
そのため、そのような方でも簡単に使いこなせるほどシンプルなものを導入することがポイントになります。

②パソコンやスマホから利用できる

デスクワークばかりとは限らない職場になりますので、パソコンだけでなく、スマホからも情報の編集や閲覧ができることが大事です。
作業をしながら情報を確認するには、スマホから操作ができることが必須となりますので、その辺りも確認しておく必要があります。

③情報の整理がしやすい

例えば、施設の入居者情報を管理する場合など、ただ情報を記載しているだけでは、どれが最新のものなのかなどが分かりにくくなります。
情報をきちんと構造化することで、それらの問題を防ぐことができますので、簡単に情報を整理する仕組みが整っているかの確認が大事になります。

社会福祉法人で利用しやすいツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、利用者情報の管理や、日々の業務内容を残しておけるため、施設内での情報共有がスムーズになります。
また、記載したノートを起点に、タスクを設定したりメッセージのやり取りができるため、関連情報をまとめて管理しておくことが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

打ち合わせや面談で使いたいツール

打ち合わせやご家族との面談など、今まで移動時間も含めると多くの時間を確保しなければいけなかったため、ツールを導入することで、本来するべき仕事に時間を使えるようになります。

 
「Zoom」

ZOOMの画像

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
画面を共有したweb会議が簡単にできるため、打ち合わせや、ご家族との面談でも使うことができます。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 参加者はユーザー登録が不要
    参加者はユーザー登録をする必要がなく、招待用のURLをクリックするだけですぐに参加することができます
  2. 通信が安定している
    データ通信量が少ないため、通信環境の影響やパソコンのスペックの影響をあまり受けることなく利用できます

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分まで
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 

「Skype」

Skypeの画像

Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるツールです。

<Skypeをおすすめするポイント>

  1. Skypeユーザー同士なら無料通話が無制限
    音声通話やビデオ通話が、無料で何時間でも通話することができます
  2. Office365との連携
    Office365を契約していれば、例えば議事録からワンクリックでSkypeを起動することが可能になります

<Skypeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 通信環境の影響を受けやすい
    利用している通話環境によっては、なかなか繋がらなかったり、通話が不安定になることがあります
 

メールやスケジュールの一括管理で利用したいツール

メールやスケジュールなどを共有することで、職員のシフト管理や外部とのやり取りを効率化することができます。

 
「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。

<サイボウズOfficeのポイント>

  1. とにかく機能が豊富
    ビジネスで利用するための機能が、一通り網羅されています

<サイボウズOfficeを使う上で気をつけておきたい点>

  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSのようなデザインと比べると見劣りします
 

「G Suite」

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダーなどの、仕事に必要なツール全てが揃っているグループウェアです。

<G Suiteのポイント>

  1. 仕事に必要な機能が一通り入っている
    GmailやGooleカレンダー、Google Driveなど、仕事で利用する機能が一通り揃っています
  2. 企業で使えるように最適化されている
    Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます

<G Suiteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 管理機能が複雑
    色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人でないと難しく感じます
 

「Office365」

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理することができます。

<Office365のポイント>

  1. Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
    エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです
  2. 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
    クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用することができます

<Office365を使う上で気をつけておきたい点>

  • 旧バージョンの機能が使えない
    常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまうことが考えれます
 

バックオフィス業務を効率化できるツール

日々の経理情報や人事情報を、ツールを導入することで月末にまとめて処理をする時間を取る必要が無くなります。

 
「freee」

freeeは、無料から使えるクラウド会計ツールです。
日々の経理情報などを入力しておくことで、決算などの時期に余計な業務が発生することを防ぐことができます。

<freeeのポイント>

  1. 1クリックで書類の作成ができる
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 経営状況の見える化が可能
    定期的に経営状況の数値が、自動でレポート作成されます

<freeeを使う上で気をつけたい点>

  1. 最低限の知識は必要
    経理処理の自動化を実現することができますが、そのための設定や運用などには、専門の知識が必要になります。
 

「SmartHR」

SmartHRは、人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
入社時などに、書類のやり取りで膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。

<SmartHRのポイント>

  1. 書類の自動作成
    職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類などが自動で作成できます
  2. web上で全て完結
    各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、全てweb上で共有できます

<SmartHRを使う上で気をつけたい点>

  1. 素人が使いこなすには難しい
    書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理は、知識が必要になってきます
 

「ジョブカン」

ジョブカンは、タイムカードを利用することなく勤怠管理ができ、シフト管理や休暇の管理までできるツールです。

<ジョブカンのポイント>

  1. 多種多様な打刻方法
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. リアルタイムでの出勤・シフト管理
    リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理することができます

<ジョブカンを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多すぎる
    単純に出勤管理とシフト管理だけしたい場合には、それ以外の機能が多く、迷ってしまうことがあります
 

独自のシステムを作りたい時に利用できるツール

施設に専門知識のある方がいれば、業務内容に合わせた専門アプリを作ることができます。

 
「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても、業務に合わせたシステムを簡単に作成できるため、各施設の特徴に沿った構築が可能になります。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、業務内容に合わせてシステムを作成することができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズすることもできますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
 

まとめ

職員の方々で、ITが得意な人が少ないというのが実情ではないかと思いますので、もちろんツールの機能も大事ですが、みんなが使いこなせるものを選ぶのが最大のポイントかと思います。
 
うまくツールを使いこなすことで、今までの業務効率を格段に上げることが可能になりますので、今回ご紹介させていただいたツールを是非参考にしていただければと思います。