起業がしやすい環境が整ってきている中で、具体的に独立を考えている方も多いのではないでしょうか。
 
しかし、起業をすると、本来の業務に加えバックオフィス関連の作業など、様々な業務をこなさなければならなくなります。
 
そこで今回の記事では、起業をした時に本来の業務に時間をかけられるよう、業務効率化ができるツールをご紹介させていただきます。
 
これから起業を考えている方や、起業をしたものの慣れない業務に戸惑っている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

起業をした後にツールを導入する際の選定ポイント

①業務効率化に繋がる

ツールを導入する最大のメリットは、業務効率化をし本来やるべきことに時間をかけることです。
そのためには、例えば、経理の作業などのような業務をツールを使うことで効率化することが必要になってきます。

②低価格で始められる

起業当初はなかなかツールにお金をかけることができないため、初期費用がかからず、ランニングコストも低価格で抑えられるものを選ぶ必要があります。
少人数から低価格でスタートできるツールは多くありますので、そのようなものから試していくのが良いと思います。

③専門的な知識が不要

ツールを使うのに専門知識が必要な場合、その知識を習得するための時間がかかってしまいます。
そのため、専門的な知識がなくとも、ツールを使いこなせるようなものを選ぶことが大事になります。

起業した時に導入したいツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、チーム内で共有すべき情報(プロジェクトの情報・クライアントの情報等)を簡単に残しておくことが可能となります。
また、記載したノートを起点に、タスクを設定したりメッセージのやり取りができるため、Stockだけで情報管理を完結させることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

営業活動を効率化できるツール

「Eight」

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報をクラウド上で管理できるため、クライアントや見込み顧客の管理に利用することができます。

<Eightのポイント>

  1. 名刺を撮影するだけ
    名刺をスマホで撮影するだけで、内容が保存されます
  2. 情報の発信ができる
    自分のプロフィールをweb上に公開したり、会社の情報などを発信できます

<Eightを使う上で気をつけておきたい点>

  • 企業向け価格は高額
    社内で名刺情報を共有するには、企業向けプランを契約する必要があり、固定費として1万円かかります
 

「Zoom」

ZOOMの画像

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
web会議ツールとして有名なSkypeなどに比べると、簡単に利用ができる上、安定的な通信が可能になっています。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 会議参加者はユーザー登録が不要
    会議参加者はユーザー登録をすることなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます
  2. 通信が安定している
    データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 

「マネーフォワード クラウド経費」

マネーフォワード クラウド経費は、経費精算にかかる時間を1/10にできるクラウド型経費精算システムです。
営業活動での経費など、毎月時間のかかる経費精算の手間を大幅に削減することができます。

<マネーフォワード クラウド経費をおすすめするポイント>

  1. レシートの自動読み取り
    入力の手間がなく、撮影するだけで申請することができます
  2. 交通系ICカードとの連携
    カードリーダーを使えば、日々の交通費精算などが簡単に行えます

<マネーフォワード クラウド経費を使う上で気を付けておきたい点>

  • 料金プランが複雑
    基本料金に加え、従業員数によって価格が変動するため、毎月どれくらいの金額がかかるか、きちんと確認する必要があります
 

問い合わせや顧客管理が効率化できるツール

「formrun」

formrunは、メールフォームの設置から顧客管理までが無料で使えるツールです。

<formrunのポイント>

  1. iframeでメールフォームを簡単埋め込み
    作成したメールフォームを、webページに簡単に埋め込むことができます
  2. ステータス管理が可能
    問い合わせ対応のステータスをカンバン方式で管理することができます

<formrunを使う上で気をつけたい点>

  1. アンケートや投票には向かない
    あくまで問い合わせの管理で利用するものになるため、Googleフォームのようにアンケートや投票機能としては使いにくくなります
 

バックオフィス業務を効率化できるツール

「SmartHR」

SmartHRは、社内の人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
今まで書類のやり取りなど膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。

<SmartHRのポイント>

  1. 書類の自動作成
    従業員の情報を入力すれば、役所への提出書類などが自動で作成できます
  2. web上で全て完結
    契約書や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、紙ではなく、全てweb上で共有できます

<SmartHRを使う上で気をつけたい点>

  1. 素人が使いこなすには難しい
    書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理をするには、素人だと難しいと感じることがあります。
 

「freee」

freeeは、無料から使えるクラウド会計ツールです。
日々の経理情報などを入力しておくことで、決算などの時期に余計な業務が発生することを防ぐことができます。

<freeeのポイント>

  1. 1クリックで書類の作成ができる
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 経営状況の見える化が可能
    定期的に経営状況の数値が、自動でレポート作成されます

<freeeを使う上で気をつけたい点>

  1. 最低限の知識は必要
    経理処理の自動化を実現することができますが、そのための設定や運用などには、専門の知識が必要になります。
 

「MISOCA」

MISOCAは、クラウドの見積書・納品書・請求書の作成サービスです。
書類の作成から郵送、入金の管理までを一括管理することができます。

<MISOCAのポイント>

  1. 書類の作成が簡単
    シンプルな操作で必要な情報を入力するだけで、書類を作成することができます
  2. 一括管理が可能
    見積書・請求書・納品書の作成から郵送までを一括管理することができます

<MISOCAを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランの制限が厳しい
    無料プランでは月間5通までしか請求書の作成ができないため、普段使いをするには有料プランにする必要があります
 

「クラウドサイン」

クラウドサインは、Web上だけで、契約書などの締結ができるクラウド契約サービスです。
押印などのフローが簡素化され、契約がスムーズになる他、締結した契約書の管理も簡単になります。

<クラウドサインのポイント>

  1. 契約書締結がわずか数分で完了
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 外部ツールとの連携
    Salesforceなどのツールを連携して利用することができます

<クラウドサインを使う上で気をつけたい点>

  1. 有料プランが高価格設定
    無料でも利用することができますが、有料プランの場合、最低1万円/月〜となります
 

「Wantedly」

Wantedlyは、月間200万人が利用しているビジネスSNSです。
人材の募集をすることができるため、採用ツールとして活用可能です。

<Wantedlyのポイント>

  1. 会社の魅力を伝えやすい
    単なる会社情報だけでなく、事業の今や未来について掲載することができます
  2. スカウトができる
    気になった人がいたら、直接メッセージを送ることができます

<Wantedlyを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランの制限が厳しい
    無料プランでは応募があった最初の5名としかやり取りができないため、採用ツールとして使うには、有料プランの契約が必要になります
 

まとめ

各業務に合わせたツールが多くありますので、それらをうまく使うことが成功のポイントではないでしょうか。
 
機能や価格とのバランスもありますので、ツールを導入することで、どれくらいの作業時間を削減できるかの観点でも選んでみてはいかがでしょうか。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを試しいただき、業務効率化に繋げていただければと思います。