企業でのクラウド化がどんどんと進む中、自治体でもクラウドツールの導入の動きが出ています。
 
クラウドツールの導入により、書類やデータの紛失や漏洩を防ぐことや、職員の業務効率化にも繋げることが可能になります。
 
そこで今回は自治体でも導入しやすいツールをご紹介させていただきます。
 
クラウド化推進の自治体の皆様には是非参考にしていただけると嬉しいです。

 

自治体がクラウドツールを導入すべき理由

①情報管理がしやすくなる

自治体では多くの書類やデータを管理していますが、それらをクラウドで管理することで、情報の閲覧や更新が格段にしやすくなります。
そのため、様々な情報を効率的に管理でき、その後の運用もスムーズになります。

②伝達事項の共有がスムーズになる

ツールを導入することで、全員が同じ場所を閲覧することになるため、どこにどんな情報があるのかという認識統一がされやすくなります。
また、情報を一箇所で管理することで、情報のアップデートも簡単で、その内容もすぐに共有できるというメリットもあります。

③ペーパーレス化に繋がる

今まで印刷して管理していたような紙の書類を、クラウド上で管理することができます。
ペーパーレス化に繋がるだけでなく、検索ですぐに必要な情報にアクセスすることも可能になります。

自治体でも導入しやすいクラウドツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、全体に共有したい情報や業務内容を簡単に残しておくことができ、それらの共有も非常にスムーズです。
また、ノートを起点に、「タスク設定」や「メッセージ機能」を利用できるので、Stockのみで情報管理を完結することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

ノウハウ蓄積やマニュアル作成を効率化できるツール

「Dojo」

Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に使えます。

<Dojoのポイント>

  1. マニュアル化が簡単
    テンプレートが用意されているため、簡単にマニュアル化することができます
  2. eラーニングの作成が可能
    作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。

<Dojoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 手軽な共有がしにくい
    一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません
  • マニュアル作成以外で使えない
    マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができません
 

「TeんDo」

TeんDoは、簡単な操作で、マニュアルの作成ができるツールです。
作成したマニュアルは、ExcelやWord形式でも出力可能です。

<TeんDoのポイント>

  1. 対象の画面を操作するだけでマニュアル作成が可能
    画面の操作内容が自動でキャプチャされるため、マニュアル作成の手間が削減されます
  2. 様々なアウトプットに対応している
    紙での出力だけでなく、動画やテキストコンテンツとしても出力できます

<TeんDoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 作成ルールの統一が難しい
    多種多様な使い方ができるため、きちんとルール決めをしないと、非効率になってしまう恐れがあります
  • マニュアル作成以外で使えない
    マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができません
 

「Teachme Biz」

Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成から公開、管理、分析など豊富な機能が充実した共通プラットフォームです。

<Teachme Bizのポイント>

  1. 管理機能が充実
    マニュアルの作成に加え、フォルダごとの管理、利用ユーザーの管理など、管理機能が豊富です
  2. マニュアルの分析が可能
    マニュアルの閲覧頻度や検索履歴などの分析が可能です

<Teachme Bizを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用料金が高額
    初期費用で30万円、最低でも毎月5万円はかかるため、気軽に利用することができません
  • 大企業向けのツール
    高額な利用料金に加え、導入までのステップが多いため、大企業向けのツールになります
 

「Webdemo」

Webdemoは、パワーポイント似たユーザーインターフェースで、動画マニュアルの作成ができるツールです。

<Webdemoのポイント>

  1. 動画に特化している
    動画作成に特化した会社が開発をしているため、簡単に作成できるようになっています
  2. 教育機関や行政機関も利用している
    動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3500以上の団体に導入されています

<Webdemoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 費用が高い
    費用が発生するのは初回のみですが、1ライセンスあたり6万円と高く、バージョンアップの際にも費用がかかってしまいます。
  • 小規模事業者には導入しづらい
    価格も含め、大規模な社内システムとしての活用を想定していることから、なかなか手軽に導入するのは難しいです
 

職員の勤怠管理の効率化ができるツール

「ジョブカン」

ジョブカンは、タイムカードを利用することなく勤怠管理ができ、シフト管理や休暇の管理までできるツールです。

<ジョブカンのポイント>

  1. 多種多様な打刻方法
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. リアルタイムでの出勤・シフト管理
    リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理することができます

<ジョブカンを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多すぎる
    単純に出勤管理とシフト管理だけしたい場合には、それ以外の機能が多く、迷ってしまうことがあります
 

「Time-3X」

Time-3Xは、36協定の確認がリアルタイムでできる機能がある勤怠管理システムです。

<Time-3Xのポイント>

  1. 勤怠管理に加え、健康管理も可能
    休暇の取得情報の把握や、ストレスチェックの結果も確認することができます
  2. 様々な勤務体系に対応
    個人の勤務体系によって柔軟に設定を変更することができます

<Time-3Xを使う上で気をつけたい点>

  1. 価格は問い合わせが必要
    料金プランが公開されていないため、使い方によっては、費用が高額になってしまう可能性があります
 

「kincone」

kinconeは、定期券をタッチするだけで、勤怠管理と交通費精算ができるクラウド型ツールです。

<kinconeのポイント>

  1. 定期券で勤怠管理ができる
    タッチするだけで勤怠の把握ができるため、余計な手間や月末の作業を大幅に削減できます
  2. 交通費の精算も可能
    利用した路線情報も取得できるため、経費精算の労力も削減されます

<kinconeを使う上で気をつけたい点>

  1. 専用の環境が必要
    タッチするためのICカードリーダーやモバイル端末を用意する必要があります
 

紙の書類管理を効率化できるツール

「クラウドサイン SCAN」

クラウドサイン SCANは、過去に締結した紙の契約書のスキャンとデータ入力を代行してくれるサービスです。
電子化された契約書は、締結日ごとに管理するなど、一覧形式での把握が可能となります。

<クラウドサイン SCANのポイント>

  1. スキャン作業を代行
    手間がかかるスキャンやデータ入力を全て任せることができます
  2. 契約書の検索が可能になる
    電子化することで部署名や締結日、会社名などでの検索が可能となります

<クラウドサイン SCANを使う上で気をつけたい点>

  1. 契約書にしか対応していない
    契約書のみの対応となるため、例えば請求書などの電子化をすることはできません
 

「ScanSnapCloud」

ScanSnapCloudは、スキャンしたデータを「文書」「名刺」「レシート」「写真」に自動判別し、別のクラウドサービスに自動連携してくれるサービスです。

<ScanSnapCloudのポイント>

  1. データの種類を自動判別
    スキャンするだけで、どのような内容かを自動的に判別してくれます
  2. クラウドサービスへの連携
    例えば、名刺管理サービスや、ファイル管理ソフトにデータを連携することができます

<ScanSnapCloudを使う上で気をつけたい点>

  1. 専用のスキャナーが必要
    スキャナーを用意する必要があるため、手軽に導入するのは難しくなります
 

まとめ

今までのアナログ管理からクラウド化することで、多くの業務で効率化に繋げることが可能になります。
 
すぐに全ての業務にクラウドツールを導入することは難しいので、導入しやすいものから進めていくのがいいのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールの導入を検討してみていただければと思います。