営業や制作の案件管理で、ツールを使っている方はまだまだ少ないのではないでしょうか。
今回の記事では、案件管理にツールを使うメリットと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
未だ管理方法がアナログだったり、うまく管理ができていないと感じている方は、是非参考にしてみてください。
ツールを使って案件管理することのメリット
①時系列で対応状況を確認できる
案件の情報が様々な場所に分散していると、「どのような対応をしたか」「次のやるべき対応は何か」などの把握が難しくなります。
しかし、ツールを活用することで、それらを時系列でまとめて管理できるため、案件ごとの把握がしやすくなります。
②対応漏れを防げる
ツールで管理をしておくことで、やらなければならないことをタスク化することができます。
そのため、対応漏れが防げるだけでなく、各案件のスケジュール感が掴みやすくなります。
③引き継ぎや共有が簡単になる
ツールを使えば、案件の概要や、進捗情報を一括で管理しておくことができます。
そのため、担当者変更の際の引き継ぎや、メンバーが増えた際の共有をスムーズに行えます。
案件管理のためのツールを導入する際のポイント
①画面の操作性が分かりやすいか
情報を管理するためのツールは多くの方が利用することになるため、それぞれの方が説明なく操作できることが重要になります。
操作が難しかったり、情報の管理方法が分からず、結局別の方法で管理するようになってしまっては、情報が分散してしまい管理が一層煩雑なものになってしまいます。
②モバイル端末に対応しているか
管理をしていく上で、情報の編集や閲覧は社内だけでなく外出先でも発生する操作になります。
そのため、スマホなどのモバイル端末から簡単に操作できるようになっていることで、効率的に管理をすることができます。
③導入までのハードルが低いか
例えば、導入を決めてから実際に使えるまで数週間かかったり、使い始めるのに多くの設定があったりする場合には、なかなかツールが浸透しづらくなってしまいます。
試用も含め、すぐに始めることができるツールを活用することで、導入のハードルが下がり柔軟な運用をしていくことができます。
案件管理を効率化できるツール10選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、ノートごとに各案件の情報を簡単に残すことができるため、案件管理や他メンバー共有がスムーズになります。
また、記載したノート（案件情報）を起点に、タスクの設定やメッセージのやり取りができるため、１つのノートで案件に関する情報と過去のやり取りをまとめて管理することができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
ガントチャートを使った案件管理ができるツール
「みんなでガント」
みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。
＜みんなでガントのポイント＞
- 会員登録不要
メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
- 修正履歴の確認が簡単
「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます
＜みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点＞
- 無料プランではガントチャートが１つしか作れない
無料プランでは１つしか作れないため、試せる範囲が限定されてしまいます
「Brabio!」
Brabio!は、エクセルでの案件管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。
＜Brabio!のポイント＞
- グループウェアとしても使える
タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
- 各メンバーの担当状況を把握できる
複数の案件が同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます
＜Brabio!を使う上で気を付けておきたい点＞
- 無料プランの制限が厳しい
無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
営業の案件管理を効率化できるツール
「Senses」
Sensesは、直感的に管理できることが特徴の、営業支援ツールです。
＜Sensesのポイント＞
- カード形式での管理
カンバン方式で進捗の管理ができるため、直感的に状況の把握をすることができます
- GmailやGoogleカレンダーとの連携
Chromeの拡張機能を使えば、メールのやり取りをSenses内に取り込むことができます
＜Sensesを使う上で気をつけたい点＞
- 費用が高額
一番安いプランでも月額2.5万円〜のため、本格的な運用を考えている企業向けのツールになります
「Zoho CRM」
Zoho CRMは、見込み客の獲得から既存クライアントとの関係構築までを一元管理できる、クラウド型の案件管理システムです。
＜Zoho CRMのポイント＞
- 他サービスとの連携が豊富
様々ツールとの連携が可能なため、現状のフローを崩すことなく、運用が可能です
- 入力項目のカスタマイズが可能
ドラッグ＆ドロップで入力すべき項目を変更することができるため、自社に合わせた管理が可能になります
＜Zoho CRMを使う上で気をつけたい点＞
- 機能が多い
とにかく機能が多いため、初めてCRMを使う方にとっては慣れるまでに多くの時間を要します
「Knowledge Suite」
Knowledge Suiteは、案件管理と営業支援のシステムに加え、グループウェアとしても活用できるクラウド型アプリです。
＜Knowledge Suiteのポイント＞
- ユーザー数無制限
どのプランでも無制限で利用できるため、利用する人を絞ったりする必要がありません
- オールインワン
案件管理・営業支援システム以外にグループウェアの機能も利用することができます
＜Knowledge Suiteを使う上で気をつけたい点＞
- 費用が高額
最低でも月額5万円のため、利用ユーザー数が多い企業でないと導入が難しいです
Web開発の案件管理ができるツール
「Backlog」
Backlogは、案件ごとに発生するタスクなどを、一括管理することができるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。
＜Backlogのポイント＞
- 案件の進捗状況を見える化できる
ガントチャートでタイムライン的に可視化することもできるので、視覚的な進捗把握が可能です
- Gitなどを使ってソースコードを管理できる
BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます
＜Backlogを使う上で気を付けておきたい点＞
- エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
- コミュニケーションがしにくい
コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
「JIRA」
Jiraは、アジャイル開発チームのための案件管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。
＜JIRAのポイント＞
- カンバンボードでタスク管理
ドラッグ＆ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
- 多種多様なレポート出力
チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます
＜JIRAを使う上で気を付けておきたい点＞
- 使いこなすのが難しい
高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
クリエイティブ制作の案件管理ができるツール
「AdFlow」
AdFlowは、クリエイティブ制作管理に最適化された案件管理ツールで、制作物の発注から納品までを可視化することができます。
＜AdFlowのポイント＞
- クリエイティブ制作に特化している
制作管理に特化しているため、ディレクターやデザイナーが抱える課題を解消してくれます
- 制作物を資産化しやすい
制作物や関連する素材を残しておくことができるため、会社の資産とするのに役立ちます
＜AdFlowを使う上で気を付けておきたい点＞
- 料金プランはお問い合わせ
料金プランについては問い合わせをする必要があるため、思ったよりも費用がかかってしまう可能性があります
「synco」
syncoは、クリエイティブ業界に特化している業務支援ツールです。
＜syncoのポイント＞
- カンバン方式でのタスク管理
複数の案件に関わっていても、各案件のタスクを視覚的に管理できます
- 資料の作成が楽になる
必要な項目を入力するだけで、PPM資料やカット表
が自動的に出力されます
＜syncoを使う上で気を付けておきたい点＞
- 料金プランはお問い合わせ
料金プランについては問い合わせをする必要があるため、思ったよりも費用がかかってしまう可能性があります
[参考]顧客管理に使えるツールの紹介記事
まとめ
案件管理を効率化することで、管理業務にかかる負担の削減ができ、本来必要な業務に時間を使うことができるようになります。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用いただき、案件管理をスムーズにしていただければと思います。
