どのような業種でもカルテを紙で管理されているところは多いのではないでしょうか。
 
紙で管理されていることで、紛失や漏洩の心配があるだけでなく、情報の更新がしにくいというデメリットもあります。
 
今回の記事では、カルテを管理する時に気をつけたいポイントと、それを解消するツールをご紹介させていただきます。
 
紙での管理に悩まれている方や、新しい方法で管理を試されたい方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

カルテを管理する時に気をつけたいポイント

①紛失や漏洩

紙での管理の場合、紛失の心配があるだけでなく、コピーなどによる情報漏洩にも気をつけなければなりません。
ツールを使うことで、それらを防止できる他、権限などにより各メンバーが見れる情報を制限することも可能になります。

②更新ができていない

カルテの更新に手間がかかってしまう場合、記載が面倒なことにより詳しい内容を共有されないことがあります。
そうなってしまうことで、本来のカルテの意味が失われるため、簡単に更新ができるような仕組みを導入することが大事になります。

③必要な時に閲覧できない

カルテを見たい時に見れなくなることで、誤った対応となってしまうことがあります。
それを防ぐには、例えばモバイルデバイスでの確認ができるなど、どこからでもカルテの確認ができる環境を整えておくことが必要です。

カルテを効率的に管理できるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、カルテへテキスト情報を簡単に残せるだけでなく、写真や動画も一緒に残すことが可能です。
また、記載したノート(カルテ)を元に、タスクの設定やメッセージのやり取りができるため、他メンバーのコミュニケーションが円滑になり、業務における対応漏れを防ぐことができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

美容業界に特化しているカルテ管理ツール

「LiME」

LiMEは、スマホで美容師のカルテを管理できるアプリです。

<LiMEのポイント>

  1. 美容師が企画制作している
    実際の美容師が企画制作しているため、現場での使いやすさが重視されています
  2. 予約やデータの管理も可能
    お客さんの予約状況や売上データも同じアプリ内で確認することができます

<LiMEを使う上で気をつけたい点>

  • 売上により利用料金が変動する
    美容室の売上によって、利用料金が変わるため、実際にどれくらいの費用がかかるのかを確認しておく必要があります
 

「美歴」

美歴は、スマホやタブレットでカルテの管理ができる、美容院・美容サロン向けのアプリです。

<美歴のポイント>

  1. 登録できるカルテや写真は無制限
    カルテの保存数に制限が無いため、全てのお客さんを管理することができます
  2. お客さんとの共有ができる
    仕上がりの写真などをお客さんと共有することができ、コミュニケーションが取れます

<美歴を使う上で気をつけたい点>

  • スタッフ管理や予約管理をする場合は有料
    カルテの管理のみであれば無料で使えますが、スタッフの管理機能や、予約システムとの連携をする場合には、費用が発生します
 

「KaruteKun」

KaruteKunは、サロンオーナーや店長が使える分析機能が付いた、美容室向けの顧客管理ツールです。

<KaruteKunのポイント>

  1. 管理機能が付いている
    スタッフの権限管理機能や分析レポートなど、美容室での利用に必要な機能が揃っています
  2. 顧客分析ができる
    お客さんをセグメント分けし、売り上げなどのデータ分析をすることができます

<KaruteKunを使う上で気をつけたい点>

  • 無料プランが無い
    30日間のお試し期間はありますが、継続的に利用するには、有料プランへの申し込みが必要となります
 

「GENBA-ISM」

GENBA-ISMは、iPadのPOSレジで売上管理・予約管理もできる電子カルテサービスです。

<GENBA-ISMのポイント>

  1. DM配信が可能
    来店回数や誕生日などの条件から、対象の人にDMを送ることができます
  2. 様々な業種に対応
    美容室、サロン以外にも様々な業種で利用できるように設計されています

<GENBA-ISMを使う上で気をつけたい点>

  • 費用が高額
    インストール型とクラウド型が用意されていますが、それぞれ月額費用や初期費用が高額になっています
 

教育業界に特化しているカルテ管理ツール

「reco」

recoは、現場講師と塾運営者が共同開発した、教育現場で使える学習管理アプリです。

<recoのポイント>

  1. 指導内容を保護者と共有できる
    授業の内容や確認テストの結果などを、保護者向けのアプリと連携することができます
  2. 入退室の管理もできる
    iPadを利用すれば、入退出時刻の管理も一緒に行うことができます

<recoを使う上で気をつけたい点>

  • iPadを用意する必要がある
    授業内容の記録や入退室の管理はiPadでしかできないため、専用のものを用意する必要があります
 

「楽スクール」

楽スクールは、学習塾経営者の監修の元作られた、雑務を3割削減をコンセプトに構築されている学習塾専用の管理アプリです。

<楽スクールのポイント>

  1. 学校の成績管理ができる
    授業内容や塾内でのテスト結果の管理に加え、学校でのテストの結果なども管理できます
  2. バックオフィスの管理もできる
    請求書の発行や、保護者面談などの日程管理もできるようになっています

<楽スクールを使う上で気をつけたい点>

  • 教室の規模によって利用料金が異なる
    授業内容の記録や入退室の管理はiPadでしかできないため、専用のものを用意する必要があります
 

医療業界に特化しているカルテ管理ツール

「きりんカルテ」

きりんカルテは、クリニックのコスト削減に繋がる、クラウド型の電子カルテツールです。

<きりんカルテのポイント>

  1. 豊富な機能が揃っている
    予約システムや在宅医療での利用など、様々な用途で利用することができます
  2. 外部機関との連携ができる
    外部の検査会社からデータの取り込みなどが可能となっています

<きりんカルテを使う上で気をつけたい点>

  • 本格的な運用には費用がかかる
    初期費用や月額費用など、本格的に利用するには多くの費用が発生します
 

「Health Life Service」

Health Life Serviceは、外国人の患者さんにも対応できるよう、多言語対応可能な医療現場向けの電子カルテアプリです。

<Health Life Serviceのポイント>

  1. 多言語対応している
    外国人の方にも対応できるよう多言語対応されています
  2. オフラインでも利用可能
    スマホやiPadを使った操作をしますが、オフライン状態でも利用が可能になっています

<Health Life Serviceを使う上で気をつけたい点>

  • 利用料金が分かりにくい
    料金が公開されていないため、利用方法によって費用が高額になってしまうことがあります
 

「CLIUS」

CLIUSは、診療にかかる手間を効率化できる、クリニック向けのクラウド型電子カルテサービスです。

<CLIUSのポイント>

  1. 追求された使いやすさ
    操作にかかるクリック数を極力減らし、一画面で完結できるように設計されています
  2. 院外からもアクセス可能
    カルテの情報を院外からもアクセスして閲覧することができます

<CLIUSを使う上で気をつけたい点>

  • オプションを増やすと費用がかさむ
    初期費用がかかる他、オプションを付けると月額費用も高額になります
 

[参考]顧客のカルテをクラウド化できるツールの紹介記事

顧客のカルテをクラウド管理できるツール10選!

まとめ

どのような業種でも使えるものや、特定の業種に特化しているものなど、カルテの管理に使えるツールは意外と多く存在します。
 
その中でも、簡単にカルテの運用ができることが一番の検討ポイントだと思いますので、一度利用者全員で試してみることが大事です。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用いただき、カルテを効果的に利用していただければと思います。