介護業界では、まだまだ所定の用紙を使ったり、ノートを使ったりした情報共有が多いのではないかと思います。
 
今回の記事では、介護の現場でツールを導入するべき理由と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
業務効率の必要性を感じている方や、情報共有に課題を抱えている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

介護の現場でツールを導入するべき理由

①情報共有が円滑になる

ツールを導入することで、様々な情報を集約することができ、今までよりも情報共有が活発になります。
また、写真や動画なども一緒に共有することができるため、より細かい情報の共有が可能となります。

②業務が効率的になる

人が行なっていたことをツールに任せることで、本来時間をかけるべき業務に集中することができます。
そうすることで、一人一人の業務量を削減でき、業務効率化に繋げることができます。

③作業時間の短縮に繋がる

例えば、毎月の経費精算やシフト管理など、実際の業務以外に使っている時間は少なくありません。
そこでツールを導入することで、それらの業務を自動化できるため、今まで使っていた時間を削減することが可能になります。

介護の現場で導入しやすいツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、利用者の情報や訪問介護記録を時系列で管理できるだけでなく、写真や動画と一緒に残せるため、詳細な情報の共有がスムーズになります。
また、記載したノート(記録)を起点に、タスクの設定をしたりメッセージでコミュニケーションが取れるため、各利用者に関する対応を一括管理することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

訪問介護向けの管理ツール

「ホームヘルプサービス管理システムSP」

ホームヘルプサービス管理システムSPは、訪問介護事業所向けのソフトで、訪問予定の作成や訪問管理などを簡単に行うことができます。

<ホームヘルプサービス管理システムSPをおすすめするポイント>

  1. スケジュール管理が簡単
    職員の勤務予定と、訪問予定を簡単に照らし合わせて、簡単にスケジュール調整をすることができます
  2. 日誌を紐づけることができる
    訪問実績と各職員の日誌を紐づけて管理することができます

<ホームヘルプサービス管理システムSPを使う上で気を付けておきたい点>

  • すぐに導入することができない
    導入を検討している場合、担当者からのヒアリングや無料デモがあるため、すぐに登録して開始ということにはなりません。
 

「まもる君」

まもる君は、介護記録だけでなく、売上管理等などの請求業務まで、必要な機能を一通り網羅している介護事業者向けソフトです。

<まもる君をおすすめするポイント>

  1. ユーザー数や端末台数の制限がない
    ユーザー数や利用する端末の台数が増えても、同一料金のため、安心して利用できます
  2. 常に最新の様式に対応している
    介護計画書などの様式は、常に各地域の最新版に対応しています

<まもる君を使う上で気を付けておきたい点>

  • オプション項目が多い
    オプションの内容が多いため、色々なものを付けてしまうと月額費用が高額になってしまいます
 

ご家族との面談にも使えるツール

「Zoom」

ZOOMの画像

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
画面を共有したweb会議が簡単にできるため、打ち合わせや、ご家族との面談でも使うことができます。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 参加者はユーザー登録が不要
    参加者はユーザー登録をする必要がなく、招待用のURLをクリックするだけですぐに参加することができます
  2. 通信が安定している
    データ通信量が少ないため、通信環境の影響やパソコンのスペックの影響をあまり受けることなく利用できます

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分まで
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 

「Skype」

Skypeの画像

Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるツールです。

<Skypeをおすすめするポイント>

  1. Skypeユーザー同士なら無料通話が無制限
    音声通話やビデオ通話が、無料で何時間でも通話することができます
  2. Office365との連携
    Office365を契約していれば、例えば議事録からワンクリックでSkypeを起動することが可能になります

<Skypeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 通信環境の影響を受けやすい
    利用している通話環境によっては、なかなか繋がらなかったり、通話が不安定になることがあります
 

動画マニュアルが作成できるツール

「Dojo」

Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に使えます。

<Dojoのポイント>

  1. マニュアル化が簡単
    テンプレートが用意されているため、簡単にマニュアル化することができます
  2. eラーニングの作成が可能
    作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。

<Dojoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 手軽な共有がしにくい
    一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません
  • マニュアル作成以外で使えない
    マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができません
 

「Webdemo」

Webdemoは、パワーポイント似たユーザーインターフェースで、動画マニュアルの作成ができるツールです。

<Webdemoのポイント>

  1. 動画に特化している
    動画作成に特化した会社が開発をしているため、簡単に作成できるようになっています
  2. 教育機関や行政機関も利用している
    動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3500以上の団体に導入されています

<Webdemoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 費用が高い
    費用が発生するのは初回のみですが、1ライセンスあたり6万円と高く、バージョンアップの際にも費用がかかってしまいます。
  • 小規模事業者には導入しづらい
    価格も含め、大規模な社内システムとしての活用を想定していることから、なかなか手軽に導入するのは難しいです
 

毎月のバックオフィス業務を軽減できるツール

「ジョブカン」

ジョブカンは、タイムカードを利用することなく勤怠管理ができ、シフト管理や休暇の管理までできるツールです。

<ジョブカンのポイント>

  1. 多種多様な打刻方法
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. リアルタイムでの出勤・シフト管理
    リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理することができます

<ジョブカンを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多すぎる
    単純に出勤管理とシフト管理だけしたい場合には、それ以外の機能が多く、迷ってしまうことがあります
 

「kincone」

kinconeは、定期券をタッチするだけで、勤怠管理と交通費精算ができるクラウド型ツールです。

<kinconeのポイント>

  1. 定期券で勤怠管理ができる
    タッチするだけで勤怠の把握ができるため、余計な手間や月末の作業を大幅に削減できます
  2. 交通費の精算も可能
    利用した路線情報も取得できるため、経費精算の労力も削減されます

<kinconeを使う上で気をつけたい点>

  1. 専用の環境が必要
    タッチするためのICカードリーダーやモバイル端末を用意する必要があります
 

「SmartHR」

SmartHRは、人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
入社時などに、書類のやり取りで膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。

<SmartHRのポイント>

  1. 書類の自動作成
    職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類などが自動で作成できます
  2. web上で全て完結
    各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、全てweb上で共有できます

<SmartHRを使う上で気をつけたい点>

  1. 素人が使いこなすには難しい
    書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理は、知識が必要になってきます
 

[参考]顧客のカルテをクラウドで管理できるツールの紹介記事

顧客のカルテをクラウド管理できるツール10選!

まとめ

介護の現場で使う場合には、主に利用者に関する情報の共有がメインになるかと思います。
 
その中で、職員の方が簡単に利用できるものを選ぶのがポイントではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、介護の現場の効率化に繋げていただければと思います。