業務の終わりに日報を提出する会社も多いかと思いますが、それらの日報を「ただ出すだけ」になっていませんでしょうか?
 
今回の記事では、日報を共有することで得られる効果と、それを可能にするツールをご紹介させていただきます。
 
ただ日報を書いているだけで、その内容を共有できていない場合は、是非参考にしてみてください。

 

日報を書いて共有することで得られる効果

①一日の振り返りができる

日報を書くことで、一日を振り返ることができ、例えば時間の使い方が正しかったかなどをチェックすることができます。
また、各人の日報を見ることで、それぞれがどのような業務をしていたかを確認することもできます。

②誰が何をしているのかが分かる

特に別プロジェクトのメンバーの場合は、どのような業務をしているかが分からないことが多いと思います。
しかし、日報を共有することで、それぞれがどのような業務をし、どのようなことを得意としているかが分かり、何かあった時の相談などがしやすくなります。

③進捗確認ができる

マネージャーなどの管理業務をしている場合、各メンバーの日報を見ることで、全体の進捗を確認することができます。
また、業務内容以外にも何かにつまづいている場合や、困っていることをいち早く把握できるため、適切なフォローに繋がります。

日報を書くのに適したツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、ノート単位で各メンバーが日報を簡単に書くことができます。
 
また、ノート(日報)を起点に、タスクの設定やメッセージのやり取りができるため、日々の日報から発生したタスクの管理やコミュニケーションがスムーズに行えます。
 
さらに、ノートをフォルダ階層形式で管理できることから、部署別や案件別に日報を整理することができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

日報を使ってコミュニケーションが取れるツール

「gamba!」

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

<gamba!のポイント>

  1. 日報をSNSのように使える
    日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用できます
  2. 手軽に日報を残すことができる
    テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を書くことができます

<gamba!を使う上で気を付けておきたい点>

  • あくまで日報機能がメイン
    日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません
  • 15日間しか無料トライアルがない
    無料トライアル期間が短いため、短期間で試さなければなりません
 

「nanoty」

nanotyは、日報をベースに社内のコミュニケーションを活性化させることができるツールです。

<nanotyのポイント>

  1. コミュニケーション機能がある
    コメントやいいねなど、コミュニケーションを促進する機能があります
  2. タスクの設定ができる
    一覧形式でタスクの管理ができ、対応したタスクを日報に反映することもできます

<nanotyを使う上で気を付けておきたい点>

  • 小規模企業では使いにくい
    一番安い有料プランは20名までのプランとなるため、小規模企業にとっては余計な費用となってしまいます。
 

「日報くん」

日報くんは、クラウド型の日報管理システムで、稼働時間を集計して見える化することにも役立ちます。

<日報くんのポイント>

  1. 顧客・案件ごとの稼働時間が分かる
    日報から各メンバーの稼働時間を集計できるため、顧客や案件ごとにどれくらい時間がかかっているかを把握できます
  2. 報告書作成の時間を短縮できる
    普段提出している日報から報告書の作成ができるため、今までの時間を短縮することができます

<日報くんを使う上で気を付けておきたい点>

  • 共有がしにくい
    管理者などの上長との共有はしやすいですが、他メンバーとの共有がしにくくなっています
 

現場の作業日報に向いているツール

「Field Plus」

Field Plusは、スマートフォンを使って、現場からリアルタイムで作業報告ができるツールです。

<Field Plusのポイント>

  1. 管理者はパソコンから一括管理が可能
    現場から報告された各スタッフの作業内容を、リアルタイムで一括確認することができます
  2. 報告内容のカスタマイズができる
    現場に合わせて、報告すべき内容をカスタマイズすることができます

<Field Plusを使う上で気をつけたい点>

  • パソコンから報告書の記載ができない
    パソコンから確認できるのは、あくまで管理者のため、スタッフはスマホかタブレット端末からしか利用できません

Field Plusの詳細はこちら

 

「houren.so」

houren.soは、幅広い業種で活用できる、写真を中心とした日報ツールです。

<houren.soのポイント>

  1. 作業中に写真を撮っておくだけ
    作業中に写真を撮っておけば、業務の最後に一言加えるだけで日報が作成できます
  2. 現場で撮った写真を活かすことができる
    日報により、多くの現場の写真を集めることができるため、その写真を資料やマニュアルで活用することができます

<houren.soを使う上で気をつけたい点>

  • 無料プランの制限では使いにくい
    無料プランは300MBまでしか使えないため、多くの写真が共有される場合は、継続的な利用が難しくなります

houren.soの詳細はこちら

 

エンジニアの日報に向いているツール

「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ができるノート型のツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主にエンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、ノウハウを簡単に蓄積・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

「Kibela」

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaのポイント>

  1. 個人用と共有用とで整理できる
    個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
  2. 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

<Kibelaを使う上で気をつけておきたい点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
 

グループウェアのように使えるツール

「iQube」

iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。

<iQubeのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
  2. 10人までは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます

<iQubeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
 

「BeWorks」

BeWorksは、日報管理グループウェアで、日報機能に加え、スケジュールやワークフローを設定することもできます。

<BeWorksのポイント>

  1. 日報を作成すれば労働時間を自動集計
    スケジュールを紐づけることができるため、日報を提出すれば、その日の労働時間を集計することができます
  2. 色々な形で日報を検索可能
    メンバーごとやクライアントなど、様々な形で日報を検索できるため、管理がしやすくなっています

<BeWorksを使う上で気をつけておきたい点>

  • 人数が多いと費用が高額になる
    初期費用はありませんが、1人あたり1000円/月のため、人数が多ければ多いほど費用がかさんでしまいます。
 

まとめ

日報は各メンバーの業務内容を把握するだけでなく、その日の調子や気づいたことを確認できるものでもあります。
 
日報から得られるノウハウや、新たな気づきもありますので、もし日報を書く習慣がある場合は、是非共有して活かしていただければと思います。