保育園では子供の情報だけでなく、保護者との面談やお知らせの手紙など、管理しておくべき情報が多くあります。
 
特に紙ベースで管理されているものが多く、それらをクラウド化するだけで、業務効率化に繋げることが可能となります。
 
今回の記事では、保育園でクラウド化したい業務と、それを実現するツールをご紹介させていただきます。
 
保育園内の情報が分散してしまっている場合には、是非参考にしてみていただければと思います。

 

保育園でクラウド化したい内容

①保育日誌

日々の子供達の様子を記載して、園内で管理をしたり、連絡帳として保護者に渡すこともあるかと思います。
それらの内容をクラウド化しておくことで、それぞれのクラスや子供単位で活動の記録を時系列で残しておくことが可能になるだけでなく、先生同士の共有も円滑になります。

②お知らせの手紙

日々保護者に渡す各種お知らせの管理は、印刷した紙をファイリングしていることがほとんどではないでしょうか。
各お知らせをデータ化し、一括管理をしておけば、「いつ」「どのような内容」を配布したかが一目で分かり、次年度以降の参考にもなります。

③イベントの予定

例えば、運動会や遠足など、先生たちで内容や予定の管理をし、進めていく業務も多いのではないでしょうか。
それらを、ツールで管理することで、各イベントの情報を一括管理できるだけでなく、過去に行った内容の参照も簡単にできるため、効率よく進めることが可能となります。

保育園の業務を効率化できるクラウドツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、ノート単位で園児の状況を時系列で管理することができます。
 
また、ノートごとに「タスクの設定」や「メッセージのやり取り」ができるため、他のテーマに埋もれることなく各園児に関してのコミュニケーションが可能になります。
 
さらに、フォルダ階層形式でノートを管理できるため、園児の状況を記載するだけでなく、過去の保護者へ配布したお知らせや、イベントの内容もフォルダごとに一括管理することができるようになります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

保育園向けの業務支援ツール

「コドモン」

コドモンは、保育園などのこども施設で働く先生をサポートする、業務支援ツールです。

<コドモンのポイント>

  1. 日誌や指導案の効率化ができる
    今まで時間をかけていた日誌や指導案の作成を効率化でき、事務作業の削減に役立ちます
  2. モバイル端末からの操作が可能
    iPadやスマホからも操作できるため、PCの操作が不安な方も安心です

<コドモンを使う上で気をつけておきたい点>

  • 機能が多いため、慣れるまでに時間がかかる
    特に初めてツールを使う場合には、それぞれの機能を使いこなすまでに時間がかかってしまいます
 

「ホイシス」

ホイシスは、保育園と共同開発された、業務のICT化を実現するツールです。

<ホイシスのポイント>

  1. 園児情報を一括管理
    園児ごとに検索ができ、園児に関する情報を一括管理することができます
  2. 先生のシフト管理もできる
    園児に関する情報だけでなく、先生の業務管理まで行えます

<ホイシスを使う上で気をつけておきたい点>

  • 園児数が多い場合には、費用が高額になる
    園児数によって月額費用や初期費用が異なるため、園児数が多い保育園では、費用が高額になる可能性があります
 

学校行事や連絡網の管理に役立つツール

「Timetree」

Timetreeは、簡単にスケジュール共有ができる、カレンダーアプリです。

<Timetreeのポイント>

  1. スケジュールの共有だけなく、コミュニケーションも可能
    予定ごとにメッセージと写真を投稿して、コミュニケーションが取れる機能があります
  2. シンプルで使いやすい
    手帳のような見た目で確認でき、シンプルに使うことができます

<Timetreeを使う上で気をつけておきたい点>

  • カレンダーの使い分けが面倒
    仕事用・プライベート用など、いくつかの予定を管理できるようになっているため、使い分けをする際には、管理が面倒になります
 

「らくらく連絡網」

らくらく連絡網は、日本最大級のメーリングリストでで、出欠確認・日程調整も、メールですることができます。

<らくらく連絡網のポイント>

  1. 目的に応じたメールの使い分け
    日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けることができます
  2. ガラケー対応
    スマホを持っていない保護者の方のために、ガラケー対応になっています

<らくらく連絡網を使う上で気をつけておきたい点>

  • メールなどに広告が入る
    無料で使う場合、メール内などに広告が入るため、煩わしく感じることがあります
 

マニュアル作成に適したツール

「Teachme Biz」

Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成から公開、管理、分析など豊富な機能が充実した共通プラットフォームです。

<Teachme Bizのポイント>

  1. 管理機能が充実
    マニュアルの作成に加え、フォルダごとの管理、利用ユーザーの管理など、管理機能が豊富です
  2. マニュアルの分析が可能
    マニュアルの閲覧頻度や検索履歴などの分析が可能です

<Teachme Bizを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用料金が高額
    初期費用で30万円、最低でも毎月5万円はかかるため、気軽に利用することができません
  • 大企業向けのツール
    高額な利用料金に加え、導入までのステップが多いため、大企業向けのツールになります
 

「Webdemo」

Webdemoは、パワーポイント似たユーザーインターフェースで、動画マニュアルの作成ができるツールです。

<Webdemoのポイント>

  1. 動画に特化している
    動画作成に特化した会社が開発をしているため、簡単に作成できるようになっています
  2. 教育機関や行政機関も利用している
    動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3500以上の団体に導入されています

<Webdemoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 費用が高い
    費用が発生するのは初回のみですが、1ライセンスあたり6万円と高く、バージョンアップの際にも費用がかかってしまいます。
  • 小規模事業者には導入しづらい
    価格も含め、大規模な社内システムとしての活用を想定していることから、なかなか手軽に導入するのは難しいです
 

紙媒体のスキャンを効率化できるツール

「ScanSnapCloud」

ScanSnapCloudは、スキャンしたデータを「文書」「名刺」「レシート」「写真」に自動判別し、別のクラウドサービスに自動連携してくれるサービスです。

<ScanSnapCloudのポイント>

  1. データの種類を自動判別
    スキャンするだけで、どのような内容かを自動的に判別してくれます
  2. クラウドサービスへの連携
    例えば、名刺管理サービスや、ファイル管理ソフトにデータを連携することができます

<ScanSnapCloudを使う上で気をつけたい点>

  1. 専用のスキャナーが必要
    スキャナーを用意する必要があるため、手軽に導入するのは難しくなります
 

先生の労務管理を効率化できるツール

「SmartHR」

SmartHRは、人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
入社時などに、書類のやり取りで膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。

<SmartHRのポイント>

  1. 書類の自動作成
    職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類などが自動で作成できます
  2. web上で全て完結
    各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、全てweb上で共有できます

<SmartHRを使う上で気をつけたい点>

  1. 素人が使いこなすには難しい
    書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理は、知識が必要になってきます
 

「ジョブカン」

ジョブカンは、タイムカードを利用することなく勤怠管理ができ、シフト管理や休暇の管理までできるツールです。

<ジョブカンのポイント>

  1. 多種多様な打刻方法
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. リアルタイムでの出勤・シフト管理
    リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理することができます

<ジョブカンを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多すぎる
    単純に出勤管理とシフト管理だけしたい場合には、それ以外の機能が多く、迷ってしまうことがあります
 

まとめ

保育園の業務はまだまだアナログなものが多く、効率化していく余地は非常に大きいのではないでしょうか。
 
特に情報を多く扱う中で、それらをクラウド化することで、管理や共有の手間は大幅に削減されます。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、保育園の業務効率化を進めていただければと思います。