大きな企業では社内報の冊子を作っているところもありますが、そこまでしている企業は少ないのではないかと思います。
 
しかし、冊子までにしなくとも、情報共有ツール内に「社内報」のコンテンツを置いておくことは、社内コミュニケーションの活性化にも繋がります。
 
今回の記事では、社内報で伝えたいことと、おすすめの情報共有ツールをご紹介させていただきます。
 
全社向けの情報をなかなか発信できていない企業の皆様は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

社内報で伝えたいこと

①各種お知らせ

申請手続きの案内や社内イベントなど、定期的にある全社向けのお知らせをきちんと発信することは大事になります。
社内報として発信することで、各メンバーに情報が届きやすくなり、情報格差を防ぐことができます。

②社員プロフィール

社歴の長い社員のキャリア紹介や、新しく入ったメンバーのプロフィールなど、普段知ることのできない情報が得られることも社内報のメリットです。
それらが共有されることで、メンバーの相互理解につながり、円滑なコミュニケーションにも役立ちます。

③会社の未来や方向性

あまり聞くことのできない、社長や役員からの会社に関する思いも、社内報で伝えたいことになります。
定期的に会社の現状や未来を共有することで、社内に一体感が生まれ、社員満足度の向上にもなります。

社内報を効果的なものにできるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、社内報として発信したい内容を簡単に記載することができます。
 
また、記載した内容を元に「タスク」や「メッセージ」の機能ができるため、それぞれのお知らせに対してコミュニケーションを取ることができます。
 
さらに、社内報としてだけでなく、普段の業務の情報共有ツールとしても活用できるため、社内の情報管理をStockにまとめることが可能となります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

社内報に特化したツール

「定額制WEB社内報」

定額制WEB社内報は、社内報や広報誌の専門会社が作った、CMS型のツールです。

<定額制WEB社内報のポイント>

  1. 更新無制限で定額制
    社内報の数に制限はなく、定額で無制限で作成することができます
  2. 原稿と写真データを送るだけ
    自分で作成しなくとも、原稿と写真データを送れば、レイアウトされた画面を作成してもらえます

<定額制WEB社内報を使う上で気を付けておきたい点>

  • 月額費用が高すぎる
    最低でも158,000円/月となるため、社内報に相当なリソースを割いている会社以外は、導入が難しいです
 

社内SNSのように情報を流していけるツール

「Workplce by Facebook」

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作って社内の情報を投稿することができます。
イベント機能を使って、社内掲示板として利用することも可能です。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多い
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
  • フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 


「Talknote」

Talknoteは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内掲示板としても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。

<Talknoteのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<Talknoteを使う上で気を付けておきたい点>

  • 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  • 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 

グループウェアの一機能として使えるツール

「Zoho Connect」

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectのポイント>

  1. 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
    フォーラムやイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理することができます

<Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点>

  • 概念や用語が分かりにくい
    情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります
 


「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 


「R-GROUP」

R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用することのできるグループウェアです。

<R-GROUPのポイント>

  1. 完全無料で使える
    無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます
  2. 容量が無制限
    あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納することができます

<R-GROUPを使う上で気をつけておきたい点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートを受けることができません
 

チャットで情報を流していけるツール

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

まとめ

頻繁な更新がなくとも、定期的に社内報で全社向けの情報を発信することは、単なるお知らせの共有だけでなく、社内文化の形成にもなります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内コミュニケーションの活性化に繋げてみて下さい。