行政書士事務所をはじめ、士業業界ではクラウド化による業務効率化の必要性が叫ばれています。
 
今回の記事では、行政書士事務所でクラウド化したい業務と、最適なツールをご紹介させていただきます。
 
クラウド化することで、事務所内の業務効率化を目指している方々は、是非参考にしていただければと思います。

 

行政書士事務所でクラウド化したい業務

①打ち合わせ議事録などの顧客情報管理

顧客の基本情報や打ち合わせの議事録などが、クラウド上で一括管理をされていると、情報の整理ができ必要な情報へすぐにアクセス可能となります。
また、共有された状態にしておくことで、急な引き継ぎが発生してもスムーズに進めることができます。

②書類作成などの定例業務

例えば、役所への申請書類など、同じような書類を毎回書くような業務も多いかと思います。
それらの書き方などをマニュアル化してしまうことで、誰でも書類作成ができるようになり、効率化に繋げることができます。

③労務管理や経理業務

スタッフの労働時間の管理や、毎月の経費精算など、アナログ管理では多くの時間を費やしてしまっているのではないでしょうか。
それらをクラウド化することで、月末の作業時間を大幅に削減することができます。

行政書士事務所の業務を効率化するクラウドツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、クライアント情報と打ち合わせの議事録などを一括管理できるだけでなく、事務所内の情報共有ツールとしても利用することができます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、記載した内容を起点としたコミュニケーションが取れるため、各情報が分散することなくスムーズな共有が可能となります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

クライアントの管理やコミュニケーションが効率化できるツール

「Zoho CRM」

Zoho CRMは、見込み客の獲得から既存顧客との関係構築までを一元管理できる、クラウド型の顧客管理システムです。

<Zoho CRMのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    様々ツールとの連携が可能なため、現状のフローを崩すことなく、運用が可能です
  2. 入力項目のカスタマイズが可能
    ドラッグ&ドロップで入力すべき項目を変更することができるため、自社に合わせた管理が可能になります

<Zoho CRMを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多い
    とにかく機能が多いため、初めてCRMを使う方にとっては慣れるまでに多くの時間を要します
 

「Senses」

Sensesは、直感的に管理ができることが特徴の営業支援ツールです。

<Sensesのポイント>

  1. カード形式での管理
    カンバン方式で進捗の管理ができるため、直感的に状況の把握をすることができます
  2. GmailやGoogleカレンダーとの連携
    Chromeの拡張機能を使えば、メールのやり取りをSenses内に取り込むことができます

<Sensesを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    一番安いプランでも月額2.5万円〜のため、本格的な運用を考えている企業向けのツールになります
 


「Eight」

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報をクラウド上で管理できるため、クライアントや見込み顧客の管理に利用することができます。

<Eightのポイント>

  1. 名刺を撮影するだけ
    名刺をスマホで撮影するだけで、内容が保存されます
  2. 情報の発信ができる
    自分のプロフィールをweb上に公開したり、会社の情報などを発信できます

<Eightを使う上で気をつけておきたい点>

  • 企業向け価格は高額
    社内で名刺情報を共有するには、企業向けプランを契約する必要があり、固定費として1万円かかります
 

「Skype」

Skypeの画像

Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるツールです。

<Skypeをおすすめするポイント>

  1. Skypeユーザー同士なら無料通話が無制限
    音声通話やビデオ通話が、無料で何時間でも通話することができます
  2. Office365との連携
    Office365を契約していれば、例えば議事録からワンクリックでSkypeを起動することが可能になります

<Skypeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 通信環境の影響を受けやすい
    利用している通話環境によっては、なかなか繋がらなかったり、通話が不安定になることがあります
 

業務のマニュアル化に役立つツール

「Webdemo」

Webdemoは、パワーポイント似たユーザーインターフェースで、動画マニュアルの作成ができるツールです。

<Webdemoのポイント>

  1. 動画に特化している
    動画作成に特化した会社が開発をしているため、簡単に作成できるようになっています
  2. 教育機関や行政機関も利用している
    動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3500以上の団体に導入されています

<Webdemoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 費用が高い
    費用が発生するのは初回のみですが、1ライセンスあたり6万円と高く、バージョンアップの際にも費用がかかってしまいます。
  • 小規模事業者には導入しづらい
    価格も含め、大規模な社内システムとしての活用を想定していることから、なかなか手軽に導入するのは難しいです
 


「Dojo」

Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に使えます。

<Dojoのポイント>

  1. マニュアル化が簡単
    テンプレートが用意されているため、簡単にマニュアル化することができます
  2. eラーニングの作成が可能
    作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。

<Dojoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 手軽な共有がしにくい
    一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません
  • マニュアル作成以外で使えない
    マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができません
 

労務管理や経理業務を効率化できるツール

「SmartHR」

SmartHRは、人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
入社時などに、書類のやり取りで膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。

<SmartHRのポイント>

  1. 書類の自動作成
    職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類などが自動で作成できます
  2. web上で全て完結
    各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、全てweb上で共有できます

<SmartHRを使う上で気をつけたい点>

  1. 素人が使いこなすには難しい
    書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理は、知識が必要になってきます
 

「ジョブカン」

ジョブカンは、タイムカードを利用することなく勤怠管理ができ、シフト管理や休暇の管理までできるツールです。

<ジョブカンのポイント>

  1. 多種多様な打刻方法
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. リアルタイムでの出勤・シフト管理
    リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理することができます

<ジョブカンを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多すぎる
    単純に出勤管理とシフト管理だけしたい場合には、それ以外の機能が多く、迷ってしまうことがあります
 

「freee」

freeeは、無料から使えるクラウド会計ツールです。
日々の経理情報などを入力しておくことで、決算などの時期に余計な業務が発生することを防ぐことができます。

<freeeのポイント>

  1. 1クリックで書類の作成ができる
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 経営状況の見える化が可能
    定期的に経営状況の数値が、自動でレポート作成されます

<freeeを使う上で気をつけたい点>

  1. 最低限の知識は必要
    経理処理の自動化を実現することができますが、そのための設定や運用などには、専門の知識が必要になります。
 

まとめ

一度に様々な業務をクラウド化してしまうと、慣れないことで逆に非効率になってしまう恐れがあります。
 
まずは、事務所内の業務で定例化されているものから、クラウド化を検討されるのがいいのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、事務所内の業務効率化に役立てていただければと思います。