スクール運営をしてく中で、多くの情報を扱うことになりますが、それらをアナログ管理されているところは多いのではないでしょうか。
 
今回の記事では、そういったアナログ管理の業務を効率化できるツールをご紹介させていただきます。
 
スクール内の情報共有がうまくいっていなかったり、情報管理に不安がある場合は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

スクール運営における効率化すべき管理業務

①生徒管理

生徒の情報や日々の様子などは、運営側で常に共有すべき情報になります。
それらをアナログ管理していると、大事な情報を紛失してしまったり、共有のスピードが遅くなり、適切な対応ができなくなります。
そのため、ツールを活用し、それらを厳重に管理し、リアルタイムで共有できるような仕組みが必要になります。

②スタッフ管理

スクールにおいては、アルバイトスタッフの割合も多いため、管理が複雑になってきます。
そのため、ツールを使うことで、スタッフにとっても管理者にとっても管理がしやすく、シフトの調整も簡単になります。

③保護者対応管理

クレーム対応や面談記録など、保護者との接点が多いスクールでは、各記録の管理と共有は非常に大事なこととなります。
それらの内容をツールで管理・共有しておくことで、いつでもその内容を確認できるだけでなく、対応マニュアルとしても活用することができます。

スクール運営を効率化するツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、生徒の情報管理ができるだけでなく、保護者との面談記録を簡単に残しておくことができます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、リアルタイムでコミュニケーションが取れ、スクール内での各情報の共有がスムーズになります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

スクール運営のための支援ツール

「TechnoSMS」

TechnoSMSは、スクール管理に必要な機能が揃っており、スクール運営を効率的にすることができるシステムです。

<TechnoSMSのポイント>

  1. 必要な情報を一元管理
    生徒の情報や、スケジュールなど、スクール内の情報を一元管理することができます
  2. 各種スクールに対応
    カルチャースクールや学習塾、語学学校など、あらゆるタイプのスクールに対応しています

<TechnoSMSを使う上で気をつけたい点>

  1. すぐに導入できない
    スクールに合わせた開発が入るため、すぐに導入できず、費用も高額になります
 


「マイクラス」

マイクラスは、生徒管理や講師管理など、教室運営に必要な機能が揃った、スクール運営のためのシステムです。

<マイクラスのポイント>

  1. オールインワン
    管理機能だけでなく、講座の設定や経理処理業務まで、多くの機能が搭載されています
  2. 各種スクールに対応
    カルチャースクールや学習塾、語学学校など、あらゆるタイプのスクールに対応しています

<マイクラスを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    初期費用が10万円近くかかるほか、月額費用も4万円からのため、多教室展開している会社向けのシステムになります
 

スタッフの勤怠管理を効率化できるツール

「ジョブカン」

ジョブカンは、タイムカードを利用することなく勤怠管理ができ、シフト管理や休暇の管理までできるツールです。

<ジョブカンのポイント>

  1. 多種多様な打刻方法
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. リアルタイムでの出勤・シフト管理
    リアルタイムで職員の勤務状況を把握・管理することができます

<ジョブカンを使う上で気をつけたい点>

  1. 機能が多すぎる
    単純に出勤管理とシフト管理だけしたい場合には、それ以外の機能が多く、迷ってしまうことがあります
 

「CAST」

CASTは、パソコンやスマホからシフト管理ができるツールで、アルバイトスタッフの管理が効率的になります。

<CASTのポイント>

  1. シフトを自動収集して調整
    ICカードやLINEで打刻することができるため、利用者に合わせて設定することができます
  2. スタッフが不足している日が把握しやすい
    一覧形式でシフト管理ができるため、スタッフが不足している日が一目で把握できます

<CASTを使う上で気をつけたい点>

  1. 店舗数や利用人数によって料金が変動する
    店舗数・社員数・アルバイトスタッフ数・平均シフト時間で料金が変動するため、事前にきちんと確認しておく必要があります
 

保護者とのコミュニケーションを効率化できるツール

「らくらく連絡網」

らくらく連絡網は、日本最大級のメーリングリストでで、出欠確認・日程調整も、メールですることができます。

<らくらく連絡網のポイント>

  1. 目的に応じたメールの使い分け
    日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けることができます
  2. ガラケー対応
    スマホを持っていない保護者の方のために、ガラケー対応になっています

<らくらく連絡網を使う上で気をつけておきたい点>

  • メールなどに広告が入る
    無料で使う場合、メール内などに広告が入るため、煩わしく感じることがあります
 


「サークルスクエア」

サークルスクエアは、スケジュール共有や出欠の管理ができる、サークル活動向けのグループウェアです。

<サークルスクエアのポイント>

  1. スケジュール共有や出欠の管理が簡単
    サークル活動でメインで使われていることから、スケジュール関係の機能が使いやすくなっています

<サークルスクエアを使う上で気をつけておきたい点>

  • ビジネスでは使いにくい
    スケジュール機能以外にも一通りの機能が揃っていますが、どれもビジネス利用するには使いにくいものが多くなっています
 

学習塾向けに特化した支援ツール

「reco」

recoは、現場講師と塾運営者が共同開発した、教育現場で使える学習管理アプリです。

<recoのポイント>

  1. 指導内容を保護者と共有できる
    授業の内容や確認テストの結果などを、保護者向けのアプリと連携することができます
  2. 入退室の管理もできる
    iPadを利用すれば、入退出時刻の管理も一緒に行うことができます

<recoを使う上で気をつけたい点>

  • iPadを用意する必要がある
    授業内容の記録や入退室の管理はiPadでしかできないため、専用のものを用意する必要があります
 

「楽スクール」

楽スクールは、学習塾経営者の監修の元作られた、雑務を3割削減をコンセプトに構築されている学習塾専用の管理アプリです。

<楽スクールのポイント>

  1. 学校の成績管理ができる
    授業内容や塾内でのテスト結果の管理に加え、学校でのテストの結果なども管理できます
  2. バックオフィスの管理もできる
    請求書の発行や、保護者面談などの日程管理もできるようになっています

<楽スクールを使う上で気をつけたい点>

  • 教室の規模によって利用料金が異なる
    授業内容の記録や入退室の管理はiPadでしかできないため、専用のものを用意する必要があります
 

システム管理がいてカスタマイズしたいスクール向け

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

まとめ

ツールを導入することで、スクール内の各種情報を一元管理できるだけでなく、スピーディなーな共有が可能になるというメリットがあります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、スクール内の情報共有に役立てていただければと思います。