新卒採用や中途採用など、企業の規模が大きくなればなるほど、候補者の管理が複雑になってくるのではないでしょうか。
 
企業の規模に関わらず、採用業務は会社の中でも重要な業務となり、かつ大事な情報を扱うことになりますので、それらを適切に管理し共有することが大事になります。
 
今回の記事では、採用担当者がツールを使って管理をしたい内容と、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
候補者の情報共有がスムーズでないと感じている方や、採用に関する情報をどのように管理すればいいか迷われている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

採用担当者がツールを使って管理したい内容

①候補者情報の管理

履歴書や職務経歴書のファイルだけでなく、電話やメールでのやり取りも一緒に管理しておく必要があります。
それらを候補者単位で一括管理しておくことで、必要な時にすぐに情報へアクセスすることが可能となります。

②面接管理

一次面接から最終面接まで、複数回ある面接を後から振り返りやすいように管理しておくことは大事になります。
特に、毎回の面接で違う担当者になる場合、前回の内容を適切に共有することで、担当者もこれまでの経緯をインプットした状態で面接に臨むことができます。

③イベントなどの管理

採用業務には、セミナーや各種イベントへの参加業務も含まれています。
どこで何が行われ、自社としてどのような形で参加するかについてを、各年度で管理しておくことで、過去のノウハウを活かせたり、今後の教訓として把握することが簡単になります。

採用に関する情報管理を効率化できるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、候補者の面談記録と履歴書などのデータを一緒に管理することが可能となります。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すれば、各候補者ごとにコミュニケーションが取れるため、候補者が多い場合でも、内容が混同することはありません。
 
さらに、Stockは普段の業務の情報共有ツールとしても利用できるため、採用のためにツールを用意する必要が無くなります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

採用管理のみに使いたい担当者向けツール

「ジョブカン採用」

ジョブカン採用は、新卒・中途・パート・アルバイトの採用に対応した、採用管理のクラウドシステムです。

<ジョブカン採用のポイント>

  1. すべての採用に対応
    新卒や中途の社員採用だけでなく、アルバイトの採用にも対応しています
  2. ステータス管理がしやすい
    応募者の進捗が見やすいため、人数が多い場合に役立ちます

<ジョブカン採用を使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 候補者の数によって料金が変動する
    候補者の数で料金が決まるため、採用を強化する時期は費用が高くなる可能性があります
 

「HERP」

HERPは、採用情報を共有し、全社員の採用参画率の高める採用管理プラットフォームです。

<HERPのポイント>

  1. 現場社員が採用に参加
    人事担当者だけでなく、現場の社員が採用に積極的に参加できるようにサポートしてくれます
  2. 社員からの紹介が簡単
    社員からの紹介による応募が、簡単にできるような機能があります

<HERPを使う上で気を付けておきたい点>

  • 費用が高額
    月額10万円近くかかるため、採用に関しての予算がを多く取れる企業向けのツールになります
 

「HERMOS採用管理」

HERMOS採用管理は、ビズリーチが提供する、採用業務を一元管理し、業務の効率化・採用スピードの向上を実現できるツールです。

<HERMOS採用管理のポイント>

  1. 採用業務を一元管理
    面接の日程から、人材紹介会社とのやりとりまで、採用の業務を一元管理することができます
  2. データによる採用活動ができる
    データに基づき課題の特定や、KPIの設定に役立ちます

<HERMOS採用管理を使う上で気を付けておきたい点>

  • 機能が多く複雑
    一元管理ができる一方、多くの機能があるため、使い慣れるまでに時間がかかってしまいます
 

「ジョブスイート」

ジョブスイートは、新卒や中途、派遣など、採用形態に応じてツールを提供しているため、それぞれの採用に合った機能を使うことがきます。

<ジョブスイートのポイント>

  1. 各採用で専用のツールがある
    新卒・中途・派遣で専用のツールがあるため、それぞれの採用に適した機能を使うことができます

<ジョブスイートを使う上で気を付けておきたい点>

  • 新卒と中途採用で別々のツールを使う必要がある
    新卒採用と中途採用を行う場合、2つのツールを使う必要があるため、それに伴って費用も2倍かかります
 

チャット形式でどんどん情報を流していきたい担当者向けツール

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

履歴書などの書類データを管理できるだけで十分な担当者向けツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

自社向けに採用管理アプリを作りたい担当者向けツール

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

まとめ

候補者のプロフィールと面談記録が分散して管理されている場合、確認する箇所が多く、面談担当へのスムーズな共有ができない可能性があります。
 
スムーズな共有をするには、候補者単位で情報がひとまとめになっていることが大事です。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、採用に関する情報管理の効率化に繋げていただければと思います。