クライアントが増えるにしたがって契約書の数も増えてきますが、それらをどのように管理されていますでしょうか。
 
契約を締結して終わりではなく、個別に内容の変更や契約期間の管理をしなければならず、継続的な管理が難しいものでもあります。
 
今回の記事では、契約書をクラウド管理した方がいい理由と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
契約書の管理にお悩みの方や、管理方法が曖昧になっている場合には、是非参考にしてみていただければと思います。

 

契約書をクラウド管理した方がいい理由

①いつでも確認が可能

例えば、ファイリングなどで管理をしている場合、必要な契約書を探すのに、いちいち一つずつ確認しなければならず、余計な時間がかかってしまいます。
しかし、クラウド上で一括管理をしておけば、クライアントごとや、契約期間ごとにすぐに目的の契約書にアクセスすることが可能になります。

②アップデート履歴が確認しやすい

契約書の内容を変更した際など、その履歴を管理しておかなければ、どれが最新版のものかが把握しづらくなります。
最新版の管理とともに、それまでの変更履歴を一緒に残しておくことで、後から見返した時の管理がしやすくなります。

③紛失や漏洩の心配がない

紙で管理をしている場合、紛失や漏洩の心配があります。
クラウド管理をしておけば、厳重なセキュリティでの管理下の元、アクセスできる人を制限できるため、そのような心配が少なくなります。

契約書管理が効率化できるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、契約書単位で情報の管理をすることが可能になり、契約書のデータと、契約書に関する情報をテキスト形式で簡単に残しておくことができます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すれば、それぞれの契約書ごとにコミュニケーションが取れるため、契約書の内容変更に関するやり取りや、契約期限の管理がスムーズに行えます。
 
さらに、Stockは普段の業務の情報共有ツールとしても利用できるため、Stockのみで契約書管理以外にも、関連する業務の情報共有が可能となります。

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

契約書管理に特化しているツール

「クラウドサイン」

クラウドサインは、Web上だけで、契約書などの締結ができるクラウド契約サービスです。
押印などのフローが簡素化され、契約がスムーズになる他、締結した契約書の管理も簡単になります。

<クラウドサインのポイント>

  1. 契約書締結がわずか数分で完了
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 外部ツールとの連携
    Salesforceなどのツールを連携して利用することができます

<クラウドサインを使う上で気をつけたい点>

  1. 有料プランが高価格設定
    無料でも利用することができますが、有料プランの場合、最低1万円/月〜となります
 

「Ofigo契約書管理」

Ofigo契約書管理は、契約情報を一元化し、契約書の管理・運用に特化したシステムです。

<Ofigo契約書管理のポイント>

  1. 全文検索機能
    契約書を探す際にキーワードで検索することで、すぐに必要な契約書にアクセスできます
  2. 期限切れをメール通知
    メール通知により、各契約書の期限を適切に管理することができます

<Ofigo契約書管理を使う上で気をつけたい点>

  1. 問い合わせをしないと費用が分からない
    料金が公開されていないため、費用を確認するには問い合わせをする必要があります
 

「Holmes」

Holmesは、契約前から契約後までの契約オペレーションを最適化するシステムです。

<Holmesのポイント>

  1. 契約のステータス管理が可能
    契約締結前から締結後までの状況について、ステータス管理することができます
  2. 部署間の連携がスムーズ
    法務部だけでなく、契約に関わる部署との共有がスムーズにできます

<Holmesを使う上で気をつけたい点>

  1. 契約には最低アカウント数制限がある
    1アカウントあたり、5000円/月〜ですが、最低契約のアカウント数があるため、結果として費用が高額になる可能性があります
 

データ化した契約書を保管するだけのツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Fleekdrive」

Fleekdriveは、ファイルの管理・共有だけでなく、 チャットによるコミュニケーションで共同編集ができるクラウドストレージサービスです。

<Fleekdriveのポイント>

  1. チャットでのコミュニケーションが可能
    ファイルを管理するだけでなく、チャット機能を使ってファイルに関するやり取りをすることができます
  2. 自動ウイルスチェック
    ファイルをアップロードする際に、自動でウイルスチェックをする機能が標準搭載されています

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 小規模チームには導入しにくい
    有料プランは最低10名からの申し込みとなるため、小規模チームには導入しにくいプラン体系になっています
 

契約書のスキャンを効率化できるツール

「クラウドサイン SCAN」

クラウドサイン SCANは、過去に締結した紙の契約書のスキャンとデータ入力を代行してくれるサービスです。
電子化された契約書は、締結日ごとに管理するなど、一覧形式での把握が可能となります。

<クラウドサイン SCANのポイント>

  1. スキャン作業を代行
    手間がかかるスキャンやデータ入力を全て任せることができます
  2. 契約書の検索が可能になる
    電子化することで部署名や締結日、会社名などでの検索が可能となります

<クラウドサイン SCANを使う上で気をつけたい点>

  1. 契約書にしか対応していない
    契約書のみの対応となるため、例えば請求書などの電子化をすることはできません
 

「ScanSnapCloud」

ScanSnapCloudは、スキャンしたデータを「文書」「名刺」「レシート」「写真」に自動判別し、別のクラウドサービスに自動連携してくれるサービスです。

<ScanSnapCloudのポイント>

  1. データの種類を自動判別
    スキャンするだけで、どのような内容かを自動的に判別してくれます
  2. クラウドサービスへの連携
    例えば、名刺管理サービスや、ファイル管理ソフトにデータを連携することができます

<ScanSnapCloudを使う上で気をつけたい点>

  1. 専用のスキャナーが必要
    スキャナーを用意する必要があるため、手軽に導入するのは難しくなります
 

まとめ

契約書をクラウド管理することで、契約書の作成から保管までを効率的に進めることができます。
 
また、個別に契約期間が異なることから、期限の管理も簡単になります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、契約書管理を効率化していただければと思います。