要件書や請求書、契約書など、業務の中で多くの書類がありますが、それらを効率的に管理できていますでしょうか。
 
今回の記事では、書類管理を効率化するためのポイントと、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
紙での書類管理をされている方や、あちこちに書類の管理場所が分散してしまっている方は、是非参考にしてみてください。

 

書類管理を効率化するためのポイント

①紙ではなく、データで管理する

紙で保管をしておく場合、例えばキャビネットの安全性を確認したり、取り出しの管理をしたりなど、管理が煩雑になってしまいます。
しかし、データで管理をしておくことで、紛失漏洩の心配を防げるだけでなく、簡単な管理を実現できます。

②編集履歴を残す

書類をアップデートする際に、編集した履歴とその内容や背景を残しておかないと、どれが最新版なのかが分からないだけでなく、なぜ編集したのかが分からなくなってしまいます。
そのため、最新版の書類と共に、編集した履歴とその背景を残しておくことで、簡単に時系列で管理することが可能となります。

③検索ですぐにアクセスできるようにする

ファイリングされた書類から目的のものを探したり、一つずつファイルを開いて中身を確認するのは非効率な管理の仕方になってしまいます。
そのため、タイトルだけでなく、どのような内容かで検索できるようにしておくことで、目的の書類にすぐにアクセスできるようになります。

書類管理が効率化できるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、ノート単位で書類のデータと、その内容に関する情報を簡単に記載できるため、時系列で編集管理をするのに役立ちます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すれば、各書類ごとに、内容に関するやり取りができる他、送付期限などを設定でき、対応漏れを防ぐことが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

データ化した書類の保管庫として使えるツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Fleekdrive」

Fleekdriveは、ファイルの管理・共有だけでなく、 チャットによるコミュニケーションで共同編集ができるクラウドストレージサービスです。

<Fleekdriveのポイント>

  1. チャットでのコミュニケーションが可能
    ファイルを管理するだけでなく、チャット機能を使ってファイルに関するやり取りをすることができます
  2. 自動ウイルスチェック
    ファイルをアップロードする際に、自動でウイルスチェックをする機能が標準搭載されています

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 小規模チームには導入しにくい
    有料プランは最低10名からの申し込みとなるため、小規模チームには導入しにくいプラン体系になっています
  2. 無料お試し期間がが30日間
    無料プランがなく、お試し期間が終了すると有料プランを申し込む必要があります
  3. タスク管理機能がない
    タスクに関する機能がないため、期限の把握などが難しくなります
 

契約書の管理に特化したツール

「クラウドサイン」

クラウドサインは、Web上だけで、契約書などの締結ができるクラウド契約サービスです。
押印などのフローが簡素化され、契約がスムーズになる他、締結した契約書の管理も簡単になります。

<クラウドサインのポイント>

  1. 契約書締結がわずか数分で完了
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 外部ツールとの連携
    Salesforceなどのツールを連携して利用することができます

<クラウドサインを使う上で気をつけたい点>

  1. 有料プランが高価格設定
    無料でも利用することができますが、有料プランの場合、最低1万円/月〜となります
 

「Ofigo契約書管理」

Ofigo契約書管理は、契約情報を一元化し、契約書の管理・運用に特化したシステムです。

<Ofigo契約書管理のポイント>

  1. 全文検索機能
    契約書を探す際にキーワードで検索することで、すぐに必要な契約書にアクセスできます
  2. 期限切れをメール通知
    メール通知により、各契約書の期限を適切に管理することができます

<Ofigo契約書管理を使う上で気をつけたい点>

  1. 問い合わせをしないと費用が分からない
    料金が公開されていないため、費用を確認するには問い合わせをする必要があります
 

「Holmes」

Holmesは、契約前から契約後までの契約オペレーションを最適化するシステムです。

<Holmesのポイント>

  1. 契約のステータス管理が可能
    契約締結前から締結後までの状況について、ステータス管理することができます
  2. 部署間の連携がスムーズ
    法務部だけでなく、契約に関わる部署との共有がスムーズにできます

<Holmesを使う上で気をつけたい点>

  1. 契約には最低アカウント数制限がある
    1アカウントあたり、5000円/月〜ですが、最低契約のアカウント数があるため、結果として費用が高額になる可能性があります
 

書類のデータ化に使えるツール

「クラウドサイン SCAN」

クラウドサイン SCANは、過去に締結した紙の契約書のスキャンとデータ入力を代行してくれるサービスです。
電子化された契約書は、締結日ごとに管理するなど、一覧形式での把握が可能となります。

<クラウドサイン SCANのポイント>

  1. スキャン作業を代行
    手間がかかるスキャンやデータ入力を全て任せることができます
  2. 契約書の検索が可能になる
    電子化することで部署名や締結日、会社名などでの検索が可能となります

<クラウドサイン SCANを使う上で気をつけたい点>

  1. 契約書にしか対応していない
    契約書のみの対応となるため、例えば請求書などの電子化をすることはできません
 

「ScanSnapCloud」

ScanSnapCloudは、スキャンしたデータを「文書」「名刺」「レシート」「写真」に自動判別し、別のクラウドサービスに自動連携してくれるサービスです。

<ScanSnapCloudのポイント>

  1. データの種類を自動判別
    スキャンするだけで、どのような内容かを自動的に判別してくれます
  2. クラウドサービスへの連携
    例えば、名刺管理サービスや、ファイル管理ソフトにデータを連携することができます

<ScanSnapCloudを使う上で気をつけたい点>

  1. 専用のスキャナーが必要
    スキャナーを用意する必要があるため、手軽に導入するのは難しくなります
 

まとめ

特に契約書などの重要な書類については、管理方法が大事になるだけでなく、その編集内容を残しておくことも重要になります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、書類のデータ化と管理の効率化に繋げていただければと思います。