例えば、コピー用紙や封筒などの消耗品から、机や椅子、キャビネットまで、社内における備品は数多くあります。
それらを正確に管理し、無駄なく利用できている会社は少ないのではないでしょうか。
今回の記事では、社内で備品管理をしておいた方がいい理由と、おすすめの管理ツールをご紹介させていただきます。
備品の管理があやふやになっていたり、管理体制が整っていない企業の方々は是非参考にしてみていただければと思います。
目次
社内で備品管理をしておくべき理由
①棚卸し作業に時間がかからない
高価な備品や大きい備品については、年に１回や引っ越しなどの際に棚卸し作業をすることもあるかと思います。
その際に、一から確認をするのではなく、初めから管理をしておくことで、棚卸しの際の大幅な時間短縮に繋がります。
②無駄な備品を購入する必要がなくなる
備品の管理をしておくことで、どの備品があとどれくらいの残量なのかを把握するのが簡単になります。
そのため、余計な備品を買ってしまうことがなくなり、経費削減にも繋がります。
③紛失してもすぐに気づける
各備品の数量を管理しておけば、紛失があった際に素早く気づくことができます。
そのため、急ぎで必要になった備品の購入がスムーズになるだけでなく、フォロー対応もしやすくなります。
社内の備品を無駄なくできる管理できるツール10選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、社内の備品管理をできるだけでなく、取り扱いのルールや、発注依頼などもテキスト形式で残しておくことができます。
また、「タスク」や「メッセージ」といった機能ができるため、備品に関するやり取りや、発注の期限を設定することもできます。
さらに、Stockは社内の情報共有ツールとしても活用できるため、業務で必要な備品が発生した際にシームレスに管理することが可能となります。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
備品管理専用にシステムを用意したい企業向けツール
「Circurental」
Circurentalは、社内の備品管理などを効率化できる備品管理クラウドサービスです。
＜Circurentalのポイント＞
- 備品管理などの効率化
今まで手書きやExcelで管理していたものを、簡単にクラウド化することができます
- 管理機能が豊富
備品の管理に加え、社員の管理もすることができます
＜Circurentalを使う上で気をつけておきたい点＞
- 機能が多すぎる
豊富な機能がある反面、使い慣れるのに時間がかかってしまったり、シンプルに管理したい人には難しいかもしれません
「AssetmentNeo」
AssetmentNeoは、什器備品やIT機器などの社内資産の管理ができるクラウド型のツールで、さまざまな資産管理業務に活用できます。
＜AssetmentNeoのポイント＞
- バーコードやQRコードで管理できる
備品などの社内資産を、バーコードやQRコードで管理することができます
- 資産管理に特化したシステム
資産管理に特化しているため、細い管理が可能となります
＜AssetmentNeoを使う上で気をつけておきたい点＞
- 大企業向けのシステム
月額6万円以上かかる専門システムであることから、社内資産の多い企業向けのシステムになります
コミュニケーションツールの中で備品に関する情報を流したい企業向けツール
「Workplce by Facebook」
Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
掲示板のように使うこともできるため、備品に関する取り扱いのルールを社内周知することができます。
＜Workplce by Facebookのポイント＞
- Facebookと同様の操作性
Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
- 他サービスとの連携ができる
ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます
＜Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点＞
- コミュニケーション機能が多い
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
- フィードの使い方が難しい
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
「Talknote」
Talknoteは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
備品管理に関するグループを作れば、社内への共有も簡単になります。
＜Talknoteのポイント＞
- シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます
- 管理機能が充実
既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています
＜Talknoteを使う上で気を付けておきたい点＞
- 導入のための費用が高い
導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
- 情報が流れてしまう
タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
「チャットワーク」
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
備品管理用のグループチャットを作ることで、ルールの共有や、備品に関するやり取りをすることができます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
- 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
グループウェアの１機能として使えるツール
「desknet’s NEO」
desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。
豊富な機能のうち、備品管理に関する機能を利用することができます。
＜desknet’s NEOのポイント＞
- あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています
- パッケージ版も用意されている
クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます
＜desknet’s NEOを使う上で気をつけておきたい点＞
- バックアップ機能がない
バックアップができないため、予期せぬ情報の削除などが起こると元に戻すことができなくなってしまいます
「Kintone」
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
自社の特徴に合わせて備品管理に関するアプリを作成することができます。
＜Kintoneのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
- アプリ開発やAPI連携が可能
Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています
＜Kintoneを使う上で気をつけておきたい点＞
- 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
- 使い方を理解するのが難しい
豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
「J-MOTTO」
J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。
多くの機能がある中で、備品の在庫管理に関する機能を利用することができます。
＜J-MOTTOのポイント＞
- グループウェア以外の機能も使える
グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用することができます
＜J-MOTTOを使う上で気をつけておきたい点＞
- 利用できる容量が少ない
スタンダードなプランだと、1人あたり200MBまでしか利用できないため、多くの情報を蓄積するには向いていません
「GRIDY」
GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。
20以上ある機能のうち、備品管理に関する機能もあるため、それを利用した管理が可能になります。
＜GRIDYのポイント＞
- 完全無料で使える
ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません
- アクセス制限が可能
企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能になっています
＜GRIDYを使う上で気をつけておきたい点＞
- サポートが受けられない
電話やメールでのサポートを受けることができません
- ユーザーインターフェースが劣っている
少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
まとめ
備品は大小様々なものがあるため、社員数が多ければ多いほど管理が重要となってきます。
そのためには、日頃から十分に管理をしておき、無駄を無くすことが大事なのではないでしょうか。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内の備品管理のルールを整理していただければと思います。
