最近リモートワークという言葉を見聞きする機会が増えてきました。
 
在宅勤務のことをリモートワークと呼ぶことが多いようですが、在宅勤務は会社のオフィスではなく、自宅で仕事をすることを指しますが、リモートワークは、自宅に限らず、自宅以外の場所でも仕事をすることを指します。
 
近年は、インターネット環境が普及したことで、会社のオフィス以外で働くことが容易になりました。しかし、しっかりとリモートワークを理解し、リモートワークの環境を整えないと、生産性が下がってしまうなど、意味のないものになってしまうのではないでしょうか。
 
そこで、今回はリモートワークをする上で欠かせないツールについてご紹介したいと思います。

 

リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークのメリット

1.時間と場所を選ばず仕事ができる
時間と場所を選ばないため、好きな場所・時間に仕事ができます。そのため、余計なストレスから解放され、仕事のパフォーマンスアップにつながります。
 
2.優秀な人材を確保でできる
決まったオフィスへ勤務する必要がないため、今までは勤務地の問題で採用できなかった優秀な人材を、国内や海外の様々な地域から採用することが可能になります。
 
3.通勤のストレスがない
通勤時間を考える必要がないため、その時間を仕事の時間に充てたり、プライベートの時間にすることで、より時間を効率的に使うことができ、生産性の向上につながります。

リモートワークのデメリット

1.セキュリティに不安がある
自宅以外でも仕事ができることから、カフェの無料wi-fiなどを使って仕事をしたりすることで、情報セキュリティの観点から不安が残ります。
 
2.コミュニケーションが不足しやすい
常に顔を合わせて仕事をするわけではないので、コミュニケーションが希薄になってしまう可能性があります。
 
3.労働時間の管理や評価がしにくい
場所に限らず、労働時間も自由になることが多いことから、1日にどれだけ仕事をしたのかが不明瞭になってしまったり、期日通りに仕事を終えても、そのプロセスが見えにくかったりすることで、評価をするのが難しくなってしまいます。

リモートワークに欠かせないツールとは

リモートワークの環境を整えるにあたり、ツールの導入は必須になるかと思います。
そこで、下記の5つのポイントで是非ツールを検討してみてください。

①情報ストックができる
離れて仕事をしているので、特に情報をしっかり残し、共有することが必要になります。
情報を垂れ流しにするのではなく、ここを見れば情報があるという場所を作ることが大事になってきます。
 
②コミュニケーションが円滑にできる
直接顔を合わせる機会が少ないからこそ、普段のコミュニケーションは大事にしたいですね。
適切なコミュニケーションツールを選定することで、メンバー同士の関係性が向上します。
 
③ファイル共有が簡単にできる
リモートワークの場合はファイルのやり取りが多くなります。
メール添付では、後から必要なファイルを探すのが大変なため、ファイルを保管する場所、共有する場所が必要になります。
 
④タスク管理がしやすい
リモートワークは、お互いの進捗状況の把握が難しくなることがあるので、タスクを管理・共有することが必要になります。
「いつまでに」「何を」を明確にすることで、評価もしやすくなるのではないでしょうか。
 
⑤ビデオ会議が簡単にできる
顔を合わせて会議をすることで、より相手の言いたいことや考えていることを理解できるようになります。
チャットでのやり取りに加え、ビデオ会議を導入することで、時間の効率化につながります。

社内でリモートワークを推奨する上で気をつけたいこと

①リモートワークが制度化されているか
「1週間のうち2日まではリモートワークを許可する」「1日の報告はメールで行う」など、予め決まりごとを作っておく必要があります。
それぞれがバラバラに動いてしまうと、状況把握の時間だけが無駄に過ぎてしまい、リモートワークの良さがなくなってしまいます。
 
②社内でリモートワークの知識が浸透しているか
セキュリティの問題などもあるため、リモートワークをする上での注意点は多くあります。
実際に始める前には研修をしたり、お互いに進め方などを確認することが大事になってきます。
 
③ツールの環境が整っているか
リモートワークにはツールの導入が必要です。
例えば「情報共有はどうすうるのか?」「離れたところで会議をするにはどうするのか?」などの問題があるため、それぞれに適したツールを選定しなければなりません。

リモートワークを支えるおすすめツール10選

①情報ストックツール

■Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

通常の業務と異なり、リモートワークでは、常に顔を合わせて仕事するわけではないので、情報をしっかりと伝達する必要があります。
リモートワークでよく使われるチャットツールだけだと、コミュニケーションの面では非常に有効ですが、どうしても重要な情報が流れてしまい、後から情報を探すのに手間取ってしまうことが多いのではないでしょうか。
Stockを使えば、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報が散らばることがありません。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくなくても、すぐに使える。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stockの主な機能

ノート機能

会議の議事録やマニュアル、要件や連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
チャット

ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能となります。

■Stockの導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

■Evernote

すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。「Evernote」

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリ(メモアプリ)です。
リモートワークの場合、思い付いたことをすぐに共有することが難しいことも多いと思います。その際には、関連するURLや画像、動画などを1つのノートにまとめて共有することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます
 
2. Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なwebクリッパー機能

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるのがポイント
チェックリスト

Evernoteにはタスク管理機能は付いていませんが、ノートにチェックリストを入れることでタスク管理をすることができます。

■Evernoteの導入費用


https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料で使うことができますが、容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プランを契約する必要があります。
有料プランは、年額(1人あたり)で3100円〜になります。
 

②コミュニケーションツール

■チャットワーク

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。LINEはプライベート、チャットワークは仕事と使い分けをしている人も多いのではないでしょうか。
普段のコミュニケーションから仕事に関するやり取りなど、リモートワークには欠かせないツールではないでしょうか。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプでコミュニケーションが取れるのもいいですね。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージを確認できます。

■チャットワークを使う上で気をつけたい点

1.大事な情報が流れていってしまう
 チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります。
 
2. 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
 制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
ファイル共有

グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。

■チャットワークの導入費用


https://go.chatwork.com/ja/price/

グループチャット14個までは、無料で使うことができますが、さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プランを契約する必要があります。
チームで利用する場合には、管理者機能が付いている月500円(1人あたり)のプランにするのが良さそうですね。
 

■Slack

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットツールで、主にIT業界・エンジニアの方が多く利用しています。
最近日本語対応されましたね。
日本語対応されたことで利用者が増えてきました。Slackもチャットワーク同様、リモートワークには欠かせないツールではないでしょうか。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackを使う上で気をつけたい点

1.大事な情報が流れていってしまう
 チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます。
 
2.ストック情報を管理できない
 フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません。

■Slackの主な機能

チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。

■Slackの導入費用


https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)で850円〜になります。
 

③ファイル共有ツール

■Dropbox

「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
リモートワークの場合は、ファイルのやり取りや扱う数が非常に多いかと思います。フォルダ階層で簡単に保存できるのが使いやすいですね。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 

■Google Drive

「Google ドライブ」写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Googleドライブは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスです。また、スプレッドシートなどを使う場合には、連携が強いGoogle Driveがいいですね。

■Googleドライブの特徴

1.無料で15GBの容量が使える
 Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
 
2.Googleアカウントとの連携ができる
 Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。

■Googleドライブの主な機能

ファイル管理

ファイルを保管するだけでなく、Googleドライブからスプレッドシートなどの作成をすることができます。

■Googleドライブの導入費用


https://www.google.com/drive/pricing/

容量が15GBまでは無料で使うことができます。
容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
15GBあれば無料で十分使うことができますね。有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
 

④タスク管理ツール

■Trello

「Trello(トレロ)」

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。
直感的に誰でもタスク管理ができることから、まずはタスク内容の共有から始めたい場合には有効なツールではないでしょうか。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいのではないでしょうか。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
ビジュアルが良いと、タスク管理をするにも楽しくなるのが良いですね。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。
Googleカレンダー、EverNote、Slack、Chatworkなどと連携することもできるので、知識がある方は試してみても良いかもしれません。
(ただし、無料プランでは1サービスのみ連携可能)

■Trelloの導入費用


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プランの契約が必要になります。
 

■Backlog

オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール「Backlog」

https://www.backlog.jp/

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるタスク管理ツールです。
リモートワーカーを含むプロジェクトや、リモートワーカー同士のプロジェクトを進める場合には、タスク管理やガントチャートが利用できるため、各々の進捗管理やプロジェクトの進捗管理として活用するには良いのではないでしょうか。

■Backlogの特徴

1.進捗を視覚的に把握できる
 ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
 
2.タスクに関するコミュニケーションができる
 コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。
 
3.Gitなどを使ってソースコードを管理できる
 BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

■Backlogの主な機能

タスク管理

期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。

Wiki

マークダウン形式でwikiを書くことができます。

■Backlogの導入費用


https://www.backlog.jp/

1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1チームあたり)2000円〜になります。
 

⑤web会議ツール

■Skype

「Skype」

https://www.skype.com/ja/

Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるソフトウェアです。
Skypeもリモートワークには欠かせないツールではないでしょうか。すでに利用している方も多いと思います。

■Skypeの特徴

1.Skypeユーザー同士なら無制限で無料通話ができる
 音声通話・ビデオ通話共に、Skypeユーザー同士であれば、無料で何時間でも通話することができます。また、グループ通話にも対応しているので、ビデオ会議にも使われていますね。
 
2.Office365と連携している
 Office365を契約している場合には、Skypeのビジネスプランを利用することができるため、例えば、Wordの画面からSkypeを始めることも可能になります。

■Skypeの主な機能

音声通話・ビデオ通話

1クリックで音声通話やビデオ通話をすることができます。
画面共有もできるので、資料を見ながら会議をすることもできます。

■Skypeの導入費用

Skype同士の通話であれば無料で利用することができますが、Skypeから固定電話や携帯電話、国際電話で通話する場合は、通話料が発生します。
 

■Zoom

「Zoom」

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeよりも簡単で安定的に利用できることから、今後よりユーザー数を伸ばしてきそうなツールです。今後web会議を積極的に実施していく場合には、検討したいツールの一つですね。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomを使う上で気をつけたい点

1.無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
 通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの導入費用

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(月14.99ドル〜)を契約する必要があります。
 

■appear.in

「appear.in」 – one click video conversations

https://appear.in/

appear.inは、登録不要でURLの発行のみでweb会議ができるできるツールです。
後述のZoom同様に、特にソフトをインストールしたりすることなく、手軽に利用できることから、今まで以上にweb会議が身近で、かつ在宅勤務の効率を上げるのではないでしょうか。

■appear.inの特徴

1. 発行されたURLにアクセスするだけで、web会議を始められる
 ソフトをインストールしたり、登録をすることなく始められるため、すぐにweb会議を始めることができます。
 
2. 画面共有が簡単
 1クリックで画面共有できることから、web会議中もスムーズに相手に画面共有することができます。

■appear.inを使う上で気をつけたい点

1. 無料プランでは4名までしか会議に参加できない
 参加者人数の制限があるため、大人数での会議を行いたい場合には、有料プランにする必要があります。

■appear.inの主な機能

ビデオ通話

相手にURLを教えてクリックしてもらうだけで、すぐにビデオ通話が始められるので、手軽に利用することができます。

■appear.inの導入費用


https://appear.in/information/pricing/

基本的には無料で利用することができますが、参加者の数(無料プランでは4人まで)や管理機能などの制限があるため、大人数で利用する場合や、メンバー管理をしたい場合には、有料プラン(9.99ドル/月)を契約する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
紹介させていただいたツールをうまく活用することで、リモートワークをより効果的にすることができます。
 
まずは、社内でツールを試し、リモートワーカーとの仕事への導入を考えてみてもいいかと思います。
 
リモートワークに消極的だった企業のみなさまも、これを機会に是非リモートワークについて検討してみてください。