どのような分野においても、制作の進行管理は非常に重要となっており、悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
 
関係するメンバーが多くなればなるほど、全体の進行管理をするのが困難になり、把握をするだけで時間がかかるようになってしまいます。
 
今回の記事では、制作の進行管理で使いたいツールの種類と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
進行管理に時間がかかってしまっている場合や、全体の進捗を把握するのに悩まれている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

制作の進行管理で使いたいツールの種類

①ドキュメント管理ツール

どのような分野でも制作を進行していく上で、フェーズごとに議事録や要件書などの資料が多く発生することになるかと思います。
それらが分散せずにまとまっていることや、すぐに情報の記載ができて共有された状態にしておくことが大事になります。

②タスク管理ツール

進捗を管理する上で重要なのがタスク管理ですが、ただリスト化しているだけでは、管理が煩雑になってしまうだけになります。
そのため、「誰が」「いつまでに」「何を」しなければいけないかを把握できるようにしておく必要があります。

③コミュニケーションツール

情報を残しておくことも大事ですが、リアルタイムでのコミュニケーションも大事になります。
円滑なコミュニケーションを実現することで、進行を妨げることなく、関係するメンバーと調整して進めることが可能になります。

制作の進行管理を効率化するクラウドツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録や要件書などの資料を添付できるだけでなく、テキスト形式で情報を残しておけるため、関係者間での情報共有が簡単になります。
また、ノートに記載した情報を元に、タスクの設定やメッセージでのやり取りができるため、各タスクの期限漏れを防げるだけでなく、コミュニケーションによる認識齟齬を防げるため、円滑な進行に繋がります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

ガントチャート形式で進行管理をしたい人向けツール

「Brabio!」

Brabio!は、エクセルでの案件管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。
ガントチャートとタスクの機能を組み合わせて使うことで、それぞれのフェーズで必要なタスクの把握が簡単になります。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数の案件が同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

「みんなでガント」

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。
とりあえずガントチャートで全体の工数などを確認するのに向いています。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、試せる範囲が限定されてしまいます
 

「smartsheet」

smartsheetは、クライアントとのスケジュール共有として、ガントチャートを簡単に作成・共有できるツールです。
複数社が絡んでいるような、関係者が多いプロジェクトやイベントで活用しやすくなっています。

<smartsheetのポイント>

  1. テンプレートが豊富
    職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートなどの作成ができます
  2. 細かいアラート設定
    シートの「ある列」に追加がされた時に通知をするなど、細かい設定ができます

<smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 1人あたりの金額が高い
    無料お試し期間が30日となるため、基本的には有料プランで利用することになりますが、1人あたり2,768円/月と高額な料金設定となっています
 

かんばん方式でタスク管理のみしたい人向けツール

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
ステータス管理ができるため、進行状況を一目で把握するのに役立ちます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 


「Jooto」

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
各タスクのステータスを確認できるため、どの部分で遅れが発生しているかの把握がしやすくなります。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

主にWebの進行管理で使えるプロジェクト管理ツール

「Backlog」

Backlogは、案件ごとに発生するタスクなどを、一括管理することができるコラボレーションツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々が多いチームに採用されています。
ガントチャートやwiki機能が使えるため、各フェーズでの情報共有が簡単になります。

<Backlogのポイント>

  1. 案件の進捗状況を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することもできるので、視覚的な進捗把握が可能です
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

「JIRA」

Jiraは、アジャイル開発チームのための案件管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。
特にエンジニアの多い制作現場の進行管理に向いています。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です。
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります
 

「AdFlow」

AdFlowは、クリエイティブ制作管理に最適化された案件管理ツールで、制作物の発注から納品までを可視化することができます。

<AdFlowのポイント>

  1. クリエイティブ制作に特化している
    制作管理に特化しているため、ディレクターやデザイナーが抱える課題を解消してくれます
  2. 制作物を資産化しやすい
    制作物や関連する素材を残しておくことができるため、会社の資産とするのに役立ちます

<AdFlowを使う上で気を付けておきたい点>

  • 料金プランはお問い合わせ
    料金プランについては問い合わせをする必要があるため、思ったよりも費用がかかってしまう可能性があります
 

まとめ

進行管理を効率化することは、円滑な進捗に繋がるだけでなく、現状把握をするのに余計な手間をかけることが無くなります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、制作の進行管理に役立ていただければと思います。