企業間で締結する契約書のレビューを行う場合、条項の多い契約書になればなるほど、レビューにかかる時間やコミュニケーションの回数が多くなってしまうかと思います。
 
そこで今回の記事では、契約書のレビューに時間がかかってしまう理由と、その時間を削減できるツールをご紹介させていただきます。
 
毎回の契約書レビューに時間がかかっていると感じている方や、今後効率化したいと考えている方は、是非参考にしていただければと思います。

 

契約書のレビューに時間がかかる理由

①関係者が多い

関係する部署や人が多くなると、様々な人の確認が必要になるため、時間がかかってしまいます。
そのため、法務部と関係者間でのやり取りが多くなってしまい、結果としてレビューにかける時間が多くなってしまいます。

②訂正ポイントが多い

特に自社のテンプレートを使った契約書ではなく、相手企業が作成した契約書の場合、訂正をお願いする項目が多くなることがあるため、時間がかかってしまいます。
何度か契約を締結することで、必ず確認しなければいけない条項などが絞られてくるため、それらをノウハウ化しておくことで、時間の削減に繋がります。

③契約締結後にも修正が入る

契約書は締結がすれば完了というわけではありません。
締結後にも修正や加筆が入ることがあるため、どのような経緯で締結されたかを残しておくことで、その後の対応もスムーズに行うことができます。

契約書レビューの時間削減が可能になるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、契約書単位で管理ができるため、修正箇所や変更ポイントをデータと一緒に残しておくことができます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、関係者との連絡や、いつまでに確認してほしいかを明確にできるため、レビューに余計な時間がかかることがありません。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

AIによる契約書チェックツール

「AI-CON」

AI-CONは、契約書の作成からチェックまでを、弁護士の知見を学習したAIがサポートしてくれるツールです。

<AI-CONのポイント>

  1. 契約書をアップロードするだけ
    契約書をアップすれば、自動で各条文の修正点を抽出してくれます
  2. 1営業日以内に結果が出る
    契約書のアップから1営業日で結果が出るため、スピーディーな対応が可能となります

<AI-CONを使う上で気をつけたい点>

  1. 継続利用は年払いのみ
    継続的に利用するには年払いになるため、最初に支払う費用が高額になる他、途中解約ができなくなります
 

「Thought River」

Thought Riverは、自社の契約レビュー基準をAIに学習させ、契約書のレビューを効率化できるツールです。

<Thought Riverのポイント>

  1. 自社の基準でチェックできる
    自社の基準をAIに学習させるため、より効率的なレビューができます
  2. ビックデータは不要
    AIというとビックデータが必要と考えられますが、自社の基準があればレビューができるため、ビックデータは持たなくても運用できます

<Thought Riverを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語未対応
    メニューやサポートなどが全て英語での表記となるため、使いにくく感じる方が多いと思います
 

「LegalForce」

LegalForceは、AIによる契約書レビューの精度を高めることで、業務負荷を軽減することができるツールです。

<LegalForceのポイント>

  1. 契約書をデータベース化できる
    これまでの契約書をデータベース化できることで、必要な条文を瞬時に取り出すことができます
  2. 修正箇所は参考文例が出る
    修正が必要な箇所が発見された場合、弁護士監修の参考文例が出るため、修正にかかる時間も最小限で済みます

<LegalForceを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けのツール
    導入されている企業も大企業が多く、機能が豊富なため、中小企業には向かないツールになります
 

契約書の締結・管理の効率化ができるツール

「クラウドサイン」

クラウドサインは、Web上だけで、契約書などの締結ができるクラウド契約サービスです。
押印などのフローが簡素化され、契約がスムーズになる他、締結した契約書の管理も簡単になります。

<クラウドサインのポイント>

  1. 契約書締結がわずか数分で完了
    毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 外部ツールとの連携
    Salesforceなどのツールを連携して利用することができます

<クラウドサインを使う上で気をつけたい点>

  1. 有料プランが高価格設定
    無料でも利用することができますが、有料プランの場合、最低1万円/月〜となります
 

「Ofigo契約書管理」

Ofigo契約書管理は、契約情報を一元化し、契約書の管理・運用に特化したシステムです。

<Ofigo契約書管理のポイント>

  1. 全文検索機能
    契約書を探す際にキーワードで検索することで、すぐに必要な契約書にアクセスできます
  2. 期限切れをメール通知
    メール通知により、各契約書の期限を適切に管理することができます

<Ofigo契約書管理を使う上で気をつけたい点>

  1. 問い合わせをしないと費用が分からない
    料金が公開されていないため、費用を確認するには問い合わせをする必要があります
 

「Holmes」

Holmesは、契約前から契約後までの契約オペレーションを最適化するシステムです。

<Holmesのポイント>

  1. 契約のステータス管理が可能
    契約締結前から締結後までの状況について、ステータス管理することができます
  2. 部署間の連携がスムーズ
    法務部だけでなく、契約に関わる部署との共有がスムーズにできます

<Holmesを使う上で気をつけたい点>

  1. 契約には最低アカウント数制限がある
    1アカウントあたり、5000円/月〜ですが、最低契約のアカウント数があるため、結果として費用が高額になる可能性があります
 

契約書チェックのポイントをノウハウ化できるツール

「LAWGUE」

LAWGUEは、契約書の作成・共有・管理を一元管理し、AIを使った業務効率化が実現できるシステムです。

<LAWGUEのポイント>

  1. 契約書ごとにコメントができる
    契約書に対してコメントのやり取りができるため、コミュニケーションを円滑に進めることができます
  2. ノウハウの蓄積ができる
    契約書の内容だけでなく、誰が何を担当し、先方からどのようなリアクションがあったかを蓄積していくことができます

<LAWGUEを使う上で気をつけたい点>

  1. 導入までに時間がかかる
    すぐに導入をしようとしても、問い合わせの上、提案を受ける必要があるため時間がかかります
 


「Teachme Biz」

Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成から公開、管理、分析など豊富な機能が充実した共通プラットフォームです。
契約書レビューをマニュアル化しておくことで、似たような契約書があった際に効率的にレビューすることが可能になります。

<Teachme Bizのポイント>

  1. 管理機能が充実
    マニュアルの作成に加え、フォルダごとの管理、利用ユーザーの管理など、管理機能が豊富です
  2. マニュアルの分析が可能
    マニュアルの閲覧頻度や検索履歴などの分析が可能です

<Teachme Bizを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用料金が高額
    初期費用で30万円、最低でも毎月5万円はかかるため、気軽に利用することができません
  • 大企業向けのツール
    高額な利用料金に加え、導入までのステップが多いため、大企業向けのツールになります
 


「iQube」

iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。
契約書のレビューにおけるノウハウを蓄積する場所として役立ちます。

<iQubeのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
  2. 10人までは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます

<iQubeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
 

まとめ

契約書レビューにおけるポイントを押さえておくことと、やり取りを効率化することが時間削減の近道ではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、契約書レビューのフロー改善に役立てていただければと思います。