イベントをする際には、企画・制作・運営など、各フェーズで様々な人が関わりあうため、関係者や参加者との情報共有は非常に大事となってきます。
 
今回の記事は、イベント管理にツールを導入する際の検討ポイントと、オススメのクラウドサービスをご紹介させていただきます。
 
イベントに関わる方々で情報共有が不十分と感じている方や、業務効率化を目指したい方は是非参考にしてみていただければと思います。

 

イベント管理にツールを導入する際の検討ポイント

①どのフェーズで導入するのか

企画時に適したツールや、参加者とのコミュニケーションに適したツールなど、それぞれに適したものを選ぶ必要があります。
そのため、どのフェーズに導入をし、どのような内容を管理したいのかを明確にしておくことが大事になります。

②使う人を選ばずに操作できるか

イベントには多くの方が関わるため、ツールに慣れている人もいれば、使ったことがない人もいると思います。
ツールを導入する上で、特定の人しか使えないものだと、導入をする意味がなくなってしまうので、誰でも簡単に使えるような操作性がポイントになります。

③マルチデバイスに対応しているか

関係者常に同じ場所にいることは少なく、離れていたり、外出先で対応することも多いと思います。
そのため、パソコンからの利用はもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからも利用できることで、場所や時間を選ばず情報共有をすることが可能になります。

イベント管理に使えるクラウドサービス10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用することで、イベントの概要やスケジュール、各担当者の割り振りなどを簡単に残しおくことができるため、全体の情報共有に役立ちます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を使えば、各担当のコミュニケーションが円滑になる他、要件ごとに当日までのタスクを管理することが可能になります。
 
さらに、Stockでは「メール自動転送設定」を利用できるため、事務局宛の問い合わせや参加申し込みのメールをStock上で管理し、対応に関するコミュニケーションもできるようになっています。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

イベントのスケジュールや工程管理に役立つツール

「monday」

mondayは、カスタマイズ可能で、ガントチャートによる進捗・スケジュール管理ができるクラウドサービスです。

<mondayのポイント>

  1. スケジュールと作業量の把握が簡単
    カレンダーと連携することで、「誰が」「どのくらい」稼働しているかの把握が簡単になります
  2. カスタマイズできる
    タスクの項目などをカスタマイズできるため、各イベントに合わせた運用が可能になります

<mondayを使う上で気を付けておきたい点>

  • 一番安いプランではゲスト機能が使えない
    関係者が多いプロジェクトでは、ゲスト権限が必要になりますが、一番安いプランでは利用できません
 

「Brabio!」

Brabio!は、エクセルでの案件管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。
イベントの全体管理をするだけでなく、各担当者が「いつ」「どれくらい」稼働するのかの把握にも役立ちます。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数の案件が同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

「みんなでガント」

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。
イベントの全体管理の把握や共有、各工程の工数管理に利用することができます。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、いくつも並行して走る場合には、有料プランにする必要があります
 


「smartsheet」

smartsheetは、クライアントとのスケジュール共有として、ガントチャートを簡単に作成・共有できるツールです。
関係者や協力会社が多いイベントの現場でも、使いやすいような設計になっています。

<smartsheetのポイント>

  1. テンプレートが豊富
    職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートなどの作成ができます
  2. 細かいアラート設定
    シートの「ある列」に追加がされた時に通知をするなど、細かい設定ができます

<smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 1人あたりの金額が高い
    無料お試し期間が30日となるため、基本的には有料プランで利用することになりますが、1人あたり2,768円/月と高額な料金設定となっています
 

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
ステータス管理が簡単なため、多くのタスクが発生するイベントの制作場面でも活用できます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

集客や参加者の確認業務を効率化できるツール

「Event Cloud Mix」

Event Cloud Mixは、イベントの事前作業から当日運営まで、イベントの1サイクルを一元管理できるクラウド型のイベント管理ツールです。

<Event Cloud Mixのポイント>

  1. 100を超える機能が使える
    参加者管理や、メール配信、当日の来場管理など、運営側が必要とする機能が一通り揃っています
  2. イベント後のフォローにも使える
    参加者のデータを取得しておくことで、イベント後のコミュニケーションも可能になります

<Event Cloud Mixを使う上で気を付けておきたい点>

  • 初心者には難しい
    多くの機能がある分、今までツールを活用していなかった方々にはハードルがかなり高いツールです
 

「Zoho Backstage」

Zoho Backstageは、多くの機能を備えたイベント管理ツールで、多言語対応のWebサイトビルダーまで利用できます。

<Zoho Backstageのポイント>

  1. イベント用にWebサイトやモバイルアプリが作れる
    専門的な知識がなくとも、用意されたテンプレートを使えば、イベント用にサイトやアプリが作れます
  2. 管理が簡単
    1つの画面で参加人数やチケットの売上状況などを確認することができます

<Zoho Backstageを使う上で気を付けておきたい点>

  • イベント単位での課金が高い
    イベント単位で有料プランを利用することができますが、1イベントあたり4万円近くかかるため、気軽な導入が難しくなります
 

「EventCreate」

EventCreateは、イベントの告知や出欠管理などの業務が誰でも簡単にできるツールです。

<EventCreateのポイント>

  1. サイトやフォームが簡単に作れる
    告知や集客のためのツールを簡単に作成することができます
  2. イベント後のアンケート管理もできる
    アンケート機能を使うことで、回答してくれた参加者とのコミュニケーションに役立てることもできます

<EventCreateを使う上で気を付けておきたい点>

  • 契約期間が最低6ヶ月
    主に、集客と当日運営で使うツールになるので、6ヶ月の契約期間の場合、全く利用しない期間が発生してしまいます
 

まとめ

関係者が多いイベント管理におけるクラウドサービスの導入は、誰でも使えるツールを選ぶことが一番のポイントになるのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、イベント管理の効率化を実現していただければと思います。