近年多くの企業が取り組み始めているオウンドメディアですが、実際に運用をされていてお困りの方も多いのではないでしょうか。
 
特に外部のライターさんに記事を依頼している場合には、管理されるのに苦労されている方もいるかと思います。
 
今回の記事では、オウンドメディアの記事管理をする上で重要なことと、悩みを解消すツールをご紹介させていただきます。
 
管理担当者の方で、外部のライターさんとのやり取りに多くの時間を使っていたり、うまく管理できていないと感じている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

オウンドメディアの記事管理をする上で重要なこと

①スケジュールの共有

外部のライターさんが記事を書く場合には、記事公開日を設定する他、初稿の締め切りや、修正期限など、設定しなければいけない多くの期限設定があります。
そのため、ライターさんごとに、それらの日付の管理・共有が簡単にできるようにしておくことが大事になります。

②記事要件の共有

どのようなテーマで、どのような内容で記事を書くのかについて、ライターさんと認識齟齬がないようにしておくことが重要になります。
そのため、各記事の要件をしっかりと残しておくことで、後で振り返りがしやすくなります。

③各記事の実績管理

人気のある記事や、コンバージョンに寄与している記事など、各記事の実績を管理しておくことも重要なこととなります。
そのため、それらの情報を逐一残しておくことで、記事のテーマを検討する際などの参考にすることができます。

オウンドメディアの記事管理で使えるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、ノート単位で、記事の要件を簡単に残しておくことができるだけでなく、各記事の分析結果なども合わせて記載することで、後から振り返りのしやすい管理をすることができます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を使えば、記事単位でライターさんとコミュニケーションを取ることができるため、色々な話題が錯綜することなく、効率的なやり取りが可能になります。

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<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

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かんばん方式で記事のステータスのみ管理できるツール

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
例えば、「作成中」「修正中」「確認中」「公開」のようなステータスを作っておくことで、それぞれの記事がどのステータスにいるかを視覚的に把握することができます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

「Jooto」

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
各記事のステータスの把握が簡単なため、複数のライターさんとやり取りしている場合でも混乱することがありません。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です
 

チャットで情報を流しながらやり取りを進めたい人向けツール

「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
元々はエンジニア職の方が中心に使われてきましたが、最近ではビジネス職の方々にも利用が広がっています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
ライターさんごとにチャットグループを作ることで、並行したコミュニケーションが撮りやすくなります。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、いくつかのプロジェクトを平行で走らせたり、関係者が多い場合には、有料プランにする必要があります
 

ガントチャート使って記事の管理ができるツール

「smartsheet」

smartsheetは、スケジュール共有として、ガントチャートを簡単に作成・共有できるツールです。
複数のライターさんの管理をしている場合には、記事担当ごとに工数の把握ができるため、一覧形式での管理が楽になります。

<smartsheetのポイント>

  1. テンプレートが豊富
    職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートなどの作成ができます
  2. 細かいアラート設定
    シートの「ある列」に追加がされた時に通知をするなど、細かい設定ができます

<smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 1人あたりの金額が高い
    無料お試し期間が30日となるため、基本的には有料プランで利用することになりますが、1人あたり2,768円/月と高額な料金設定となっています
 


「Brabio!」

Brabio!は、エクセルでの案件管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。
ガントチャートを元にコミュニケーションが取れるため、記事作成の遅れや、修正依頼のコメントもできるようになります。

<Brabio!のポイント>

  1. グループウェアとしても使える
    タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています
  2. 各メンバーの担当状況を把握できる
    複数の案件が同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます

<Brabio!を使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの制限が厳しい
    無料プランの場合、ユーザー数5名・容量50MBまでと、本格的に利用するには厳しい制限になっています
 

「みんなでガント」

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。
記事ごとや、ライターごとのスケジュールを把握するのに役立ち、各記事をいつ公開できるかの見通しも立てやすくなります。

<みんなでガントのポイント>

  1. 会員登録不要
    メールアドレスの登録も必要なく、すぐに使い始めることができます
  2. 修正履歴の確認が簡単
    「いつ」「誰が」編集したのかが確認できる編集履歴機能も無料で使えます

<みんなでガントを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランではガントチャートが1つしか作れない
    無料プランでは1つしか作れないため、いくつも並行して走る場合には、有料プランにする必要があります
 

記事の改善検討に役立つツール

「MIERUKA」

MIERUKAは、オウンドメディアの流入改善に使うことができるSEOの分析ツールです。

<MIERUKAのポイント>

  1. 人工知能による提案
    収益の上がりそうなキーワードやトピックを、人工知能で提案してくれます
  2. キーワード調査が簡単
    オウンドメディア運営に慣れていなくとも、検索ボリュームのあるキーワードや競合調査が簡単にできます

<MIERUKAを使う上で気をつけたい点>

  1. 初期費用や月額費用が高額
    一番安いプランでも、月額費用10万円・初期費用10万円のため、予算のかけられる企業の利用がメインになります
 

「Ptengine」

Ptengineは、ヒートマップでユーザーの行動を把握し、ユーザー体験の改善に繋げることができるツールです。
記事のどの部分に注目が集まり、どのような記事が見られているかの分析に役立てることができます。

<Ptengineのポイント>

  1. ユーザーの行動を可視化できる
    簡単な設定でセグメントごとのユーザー行動の把握が可能になります
  2. データを集約できる
    APIを使えば、外部ツールのデータをPtenginに集約し、ユーザーに関する情報以外の分析にも役立てることができます

<Ptengineを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高い
    サイトのPVによって料金が変動しますが、例えば、10万PVあるサイトは月額5万円になるため、気軽な導入が難しいです
 

まとめ

ツールをうまく活用することで、ポイントさえ押さえてしまえば、管理にかける時間を大幅に減らすことが可能になります。
 
今回ご紹介させていただいたツールを活用し、オウンドメディアの記事管理の効率化を図っていただければと思います。