メールやチャットなど、社内で多くの連絡がやり取りされる中で、伝え方について悩まれている方は多いのではないでしょうか。
 
今回の記事では、相手に伝わるための書き方と、円滑な連絡に繋がるツールをご紹介させていただきます。
 
相手に伝えるのが苦手と感じている方や、無駄な連絡が多くなってしまいお困りの方は是非参考にしていただければと思います。

 

相手に伝わる書き方のポイント

①すぐに内容が把握できるようにする

まずは文章を見たときに、相手に何をしてほしいかが一目で分かるようにする必要があります。
そうすることで、リアクションがしやすくなり、スムーズな連絡になり、何度もやり取りが往復することはありません。

②伝えたい内容の背景などを記載する

特に、あまりコミュニケーションがなかった人とのやり取りをする場合には、物事の背景を伝えることで、連絡がスムーズになることがあります。
なぜ連絡をしているのかを含め、背景をしっかりと伝えることで、相手に伝わりやすい書き方になります。

③改行や文字装飾で文章を見やすくする

重要な箇所には赤文字や太字にするなど、相手に知らせたい部分を強調することで伝わりやすくなります。
そのためには、「何を伝えて」「相手に何をしてほしいのか」を明確にすることで、見やすくする効果が増します。

社内の円滑な連絡に繋がるツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、連絡事項に関する背景や具体的な内容を簡単に残しておくことができます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、依頼したい内容をタスク化したり、疑問点などのやり取りをノート単位でできるため、チャットツールのように色々な話題が錯綜することがありません。

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

 

短い文章をチャット形式で流していきたいときに使えるツール

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャット形式で文章をどんどん送れますが、記載した流れてしまうため、後から振り返るには難しいかもしれません。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 


「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
チャットのため情報がどんどん流れてしまいまうため、重要な連絡を投稿するには向いていないかもしれません。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 

カジュアルな連絡が多い場合に使えるツール

「Workplce by Facebook」

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
個人のFacebookを利用している感覚で使えるため、カジュアルな連絡をするには向いています。

<Workplce by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーション機能が多すぎる
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
  • フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 


「トークノート」

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内イベントの情報など、ビジネスに関係のない連絡が多い場合には、使いやすいツールです。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  • 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  • 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 

データのやり取りが多い場合に使えるツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
あらゆるファイルの管理が可能なため、ファイルのやり取りが多い方向けに適しています。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合に利用できるサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携もスムーズです。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

グループウェアの一機能を利用したツール

「Zoho Connect」

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。

<Zoho Connectのポイント>

  1. 分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
    掲示板やイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理することができます

<Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点>

  • 概念や用語が分かりにくい
    情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります
 


「Kintone」

kintoneは、開発者がいなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、掲示板アプリを自社向けのシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 


「GRIDY」

GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

<GRIDYのポイント>

  1. 完全無料で使える
    ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません
  2. アクセス制限が可能
    企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能になっています

<GRIDYを使う上で気をつけておきたい点>

  • サポートが受けられない
    電話やメールでのサポートを受けることができません
  • ユーザーインターフェースが劣っている
    少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
 

まとめ

相手にうまく伝える方法は、書き方以外にも、連絡した内容を振り返りしやすい形で残しておくことで認識の齟齬が少なくなります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、円滑な社内連絡に繋げていただければと思います。