優秀な人材が育児を理由に離職してしまうという経験がある企業は多いのではないでしょうか。
 
フルタイムで働けなくとも、在宅勤務・リモートワーク・短時間勤務など柔軟な働き方を推進することで、優秀な人材を防ぐことができるのではないかと思います。
 
そのためには、社内の規則や働き方を変える他、育児を両立している社員が仕事をしやすい労働環境を整えることが大事になってきます。
 
そこで、今回は仕事と育児を両立していく上で、働き方が変わったとしても、ストレスなく生産性を上げることができるツールを紹介いたします。

 

仕事と育児を両立する上で困ること

①1日に仕事をできる時間が減る
育児と両立をする場合には、どうしても1日に仕事ができる時間が減ってしまいます。そんな時は、余計な作業に時間を使うことなく、効率的に仕事を進める必要があります。できるだけ、無駄な作業(確認作業や探す作業)は減らすため、情報の保管場所をあらかじめ決めたり、情報共有の仕組みを作っておくのがいいですね。
 
②他の社員とのコミュニケーション不足になる
オフィスにいる時間が少なくなると、他の社員とのコミュニケーションが減ってしまう可能性があります。コミュニケーション不足は仕事にも影響が出るため、週に1回は顔を合わせてミーティングをする、仕事に関係ない話題や社内の様子を共有する、などを心がけるのが大事ですね。
 
③子供の急病などで、仕事に穴をあけてしまうことがある
数日間仕事ができない、パソコンを確認できないといったこともあると思います。その間にも仕事は動いているため、後から振り返った時に簡単にキャッチアップできる仕組みが必要になります。情報を分散させるのではなく、一箇所で管理することで、後から必要な情報を探しやすくなりますね。

生産性を上げるおすすめ便利ツール9選

仕事と育児の両立をしていると、仕事の時間が限られてしまったり、なかなかオフィスに長時間いることができなかったりと、他の社員と同じように仕事をするのが難しくなってしまいます。
しかし、下記のようなツールを使うことで、オフィスにいなくとも効率よく仕事を進めることができます。
カテゴリーごとに1つずつおすすめツールをご紹介しますので、是非ご参考にしてみてください。

情報管理ツール

リアルタイムでのやり取りが難しくなると、重要な情報はどこかに保管しておく必要があります。
チャットのやり取りの中で重要な内容や、後から見返したい内容をまとめておくには情報ストックツールを導入したいところです。

Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

育児との両立をしている場合、他の社員とリアルタイムで仕事をするのが難しい場合もあります。
そんな常にパソコンの前にいられない状況では、大事な情報をどこかに残し、後で見返す必要があります。
 
フローツールだと、情報がどこかにいってしまい、必要な情報を探すことに時間を使ってしまい、効率ではありません。
情報ストックツールのStockは、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報が散らばることなく、大事な情報を管理することができます。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくなくても、すぐに使える
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stockの主な機能

ノート機能

会議の議事録やマニュアル、要件や連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
チャット

ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能となります。

■Stockの導入費用


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

チャットツール

社内メンバーとのやり取りの場合は、メールではなく、チャットツールを使った方が効率的ですね。
仕事に関するメッセージだけでなく、ちょっとした会話も気軽にできるので、遠くにいてもコミュニケーションを取ることが簡単になります。

チャットワーク

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。
メールでは難しいスムーズなやり取りが、チャットツールはできます。仕事に関するやり取りをスムーズにできることで、今までやり取りにかけていた時間を大幅に短縮することができます。
また、ビジネスに特化したチャットツールなので、プライベートと分けらるのがいいですね。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプでコミュニケーションが取れるのもいいですね。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージを確認できます。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
ファイル共有

グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。

■チャットワークの導入費用


https://go.chatwork.com/ja/price/

グループチャット14個までは、無料で使うことができますが、さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プランを契約する必要があります。
チームで利用する場合には、管理者機能が付いている月500円(1人あたり)のプランにするのが良さそうですね。
 

タスク管理ツール

プロジェクトの進捗ももちろんのことながら、個人的なタスクもちゃんと管理しておきたいですね。
忙しい合間にも簡単にタスクを登録できることで、漏れを防ぐことができます。

Jooto

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto(ジョートー)」

https://www.jooto.com/

Jootoは、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
Trelloに似た見た目なので、Trelloを使ったことがある方は同じような感覚で使うことができますね。

■Jootoの特徴

1.シンプルな機能
 簡単な操作で、タスクを追加することができるため、ちょっとしたメモからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
 
2.カラフルなインターフェース
 タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取ることができます。

■Jootoの主な機能

タスク管理

Trelloと同様に、ドラッグ&ドロップでタスク管理ができ、ふせんを貼りながらタスクの管理をすることができます。

■Jootoの導入費用


https://www.jooto.com/pricing/

ユーザー数2名までなら無料で使うことができるので、個人利用としては無料で十分ですね。
しかし、ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プラン(月980円〜)の契約が必要になります。
 


Trello

「Trello(トレロ)」

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。
直感的にタスクを管理することができるため、使い方のレクチャーがなくても使えるのがいいですね。簡単にタスクを追加できるため、思いついた時にタスクを残せるので、タスクの漏れを防ぐことができます。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいのではないでしょうか。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
ビジュアルが良いと、タスク管理をするにも楽しくなるのが良いですね。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。
Googleカレンダー、EverNote、Slack、Chatworkなどと連携することもできるので、知識がある方は試してみても良いかもしれません。
(ただし、無料プランでは1サービスのみ連携可能)

■Trelloの導入費用


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プランの契約が必要になります。
 

社内SNS

社内SNSを使うことで、社内のイベントの様子や全社員向けの情報を簡単に共有することができます。
会社にいなくとも、社内の様子が分かったり、コミュニケーションが取れることで、社員間の連携も良くなりますね。

トークノート

「Talknote」: いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
オフィスにいる時間が少なくとも、日常の社内の様子などを共有することで、社内のコミュニケーションを活性化することができます。
気軽にコミュニケーションが取れるので、コミュニケーション不足の心配をすることなく仕事をすることができますね。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

グループでは、テーマごとに投稿することができます。また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできます。
タスク

作成したタスクは一覧で期限と共に確認することができます。
メッセージ

メンバー全員へのメッセージや、個人間のメッセージを送ることができます。また、LINEのようにスタンプを送ることもできます。

■トークノートの導入費用

https://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、基本的には有料で使うサービス(1人あたり980円/月〜)になるため、無料トライアル期間に自社に合ったサービスかを見極める必要があります。
 

Web会議ツール

テキストだけのやり取りでは、細かいニュアンスが伝わらない場合も多いかと思います。そんな時はWeb会議ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
顔を合わせて会議できるので、社内で会議をしているのと変わらず議論することができるのがいいですね。
今では、簡単に利用できるツールが増えているので、使い方に迷うことなく始められます。

Skype

「Skype」

https://www.skype.com/ja/

Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるソフトウェアです。
馴染みのweb会議ツールのため、既に利用したことがある方も多いのではないでしょうか。もし、アカウントを持っている場合には、使い方に慣れておきたいですね。

■Skypeの特徴

1.Skypeユーザー同士なら無制限で無料通話ができる
 音声通話・ビデオ通話共に、Skypeユーザー同士であれば、無料で何時間でも通話することができます。また、グループ通話にも対応しているので、ビデオ会議にも使われていますね。
 
2.Office365と連携している
 Office365を契約している場合には、Skypeのビジネスプランを利用することができるため、例えば、Wordの画面からSkypeを始めることも可能になります。

■Skypeの主な機能

音声通話・ビデオ通話

1クリックで音声通話やビデオ通話をすることができます。
画面共有もできるので、資料を見ながら会議をすることもできます。

■Skypeの導入費用

Skype同士の通話であれば無料で利用することができますが、Skypeから固定電話や携帯電話、国際電話で通話する場合は、通話料が発生します。
 


Zoom

「Zoom」

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
余計な設定が不要で利用できるため、確認や設定に時間を取られることなく、web会議をすることができます。
web会議をスムーズに進められれば、オフィスにいなくとも顔を合わせて議論することができるので、より深い話をすることができますね。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの導入費用

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(月14.99ドル〜)を契約する必要があります。
 

ファイル共有ツール

Dropbox

「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
社内の資料をDropboxに全て入れておくことで、いつでもどこでも取り出すことができます。
メール添付のやり取りだと、必要な資料を探すことになってしまったり、ダウンロードする手間があったりと非効率になってしまうので、Dropboxのような場所に保管しておくのがいいですね。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 

グループウェア

掲示板、カレンダー、Todoリストなど全ての機能を1まとめで使いたい場合は、グループウェアの導入も選択肢になります。
1つのツールにまとめておくことで、情報の分散を防ぐことができ、効率的な情報管理ができるのではないでしょうか。

サイボウズLive

チームのためのスマホアプリ「サイボウズLive」

https://live.cybozu.co.jp/

サイボウズLiveは、個人や小規模チームでの利用を想定している「チームのためのグループウェア」です。
ビジネスユースだけでなく、PTA、NPO、教育現場など様々な場所で活用されています。
シンプルで誰でも使うことできるので、導入のハードルも高くありません。
掲示板やカレンダー機能も付いているので、1つのツールにまとめたい場合は、検討したいツールの1つです。

■サイボウズLiveの特徴

1.全て無料
 掲示板やカレンダーなど様々な機能が付いているにも関わらず完全無料で使うことができます。
 
2. グループ単位で使える
 グループウェアの機能をグループ単位で使えるため、ビジネス用途だけでなく、様々な用途で使い分けることができます。

■サイボウズLiveの主な機能

1. 掲示板
グループ内で掲示板を作ることができます。
Wikiのように情報を整理して共有することができるので、グループへのお知らせを書くだけでなく、マニュアルや議事録を書いておくのに使うことも多いですね。
2. Todoリスト
グループ内で発生したタスクを管理することができます。
登録したToDoは担当者のマイカレンダーに表示されるので、タスクの漏れを防ぐことができます。
3. カレンダー
グループのスケジュールや個人のスケジュールを管理することができます。
Googleカレンダーやサイボウズとの同期にも対応しているので便利。
4. チャット
グループ内でリアルタイムにチャットでやりとりすることができます。
複数のメンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットに対応しています。
チャット機能を使っている人は多そうですね。
5. ファイル管理
1ファイルあたり25Mバイトまでの制限がありますが、Microsoft Officeの文書や、画像、テキストファイル、Photoshop、Illustratorのファイルもアップロードすることができます。

■サイボウズLiveの導入費用

サイボウズLiveは、どの機能も全て無料で利用することができます。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
決して仕事と育児の両立が難しいわけではなく、適切なツールを使うことで生産性が向上し、時短勤務でも滞りなく仕事を進めることができるのではないでしょうか。
 
もちろん、ツールを導入すれば解決するわけではなく、他の社員の理解や、会社としての柔軟な働き方への対応も必要になります。
 
この機会に、是非自社の働き方について考えていただくきっかけとなれば嬉しいです。