チャットツールが業務に浸透していく中で、Slackを使ってコミュニケーションを取っている方々も多いかと思います。
 
そのような中、会議前後のやり取りに加え、議事録もSlack上で作成して共有したいとお考えの方もいるのではないでしょうか。
 
今回の記事では、Slackを使って議事録を取る方法と、その際の問題点と解決方法をご紹介します。
 
Slackを使った議事録の作成と共有をお考えの方は是非参考にしていただければと思います。

 

Slackで議事録を取ることのメリット・デメリット

メリット

①意見をどんどん投稿できる

チャットツールの特徴から気軽に意見を投稿できるようになります。
会議中だけでなく会議の前後でも、活発なコミュニケーションが期待できます。

②ポスト機能とスレッド機能が使える

アジェンダや、決定事項の共有に使えるポスト機能や、スレッド機能を使うことで、議事録に対するやり取りがしやすくなります。
また、チャンネルを効果的に使い分けることで、議事録の共有が簡単になります。

デメリット

①情報が流れていく

Slack上で会議に関するやり取りを記録したり、例えばWordで作成した議事録をSlackに投稿したりすると、あっという間に流れていってしまいます。
そのため、後から見返すのが大変になってしまったり、結局会議を受けて何をすればいいか把握しづらくなったりしてしまいます。

②情報をまとめるのが難しい

どんどんと会議の内容をSlack上に流すことで、何の議題に対する会話なのか、結論はどうなったのかをまとめるのが難しくなります。
そのため、会議の決定事項に関する認識齟齬が生まれやすく、余計なコミュニケーションが発生してしまいます。

Slackで議事録を取る方法

①ポスト機能を使う

ポスト機能の使った議事録の作成方法

1. 会議専用のチャンネルを作ります
 
2. 「クリップアイコン」>「新規作成」>「ポスト」を選択します

3. ポスト機能を使って会議のアジェンダなどを記載します

4. チャンネルにポストを共有します

5. チャンネル上に共有されるので、ポストの内容に関するやり取りをすることができ、必要に応じてポストの内容を編集できます

ポスト機能を使った議事録作成で気をつける点

  1. ポストの整理がしにくい
    同じチャンネル内で複数の会議に関するポストを共有する場合、古いポストはどんどん流れてしまうため、ポストへのアクセス性が悪くなります
  2. スレッドを使わないと色々な会話が混じる
    スレッド機能を使わないと、該当するポストの発言かどうかが分からなくなり、スムーズなコミュニケーションを阻害します

②Stockを使う


https://www.stock-app.info/

■Stockとは

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録を簡単に作成することができます。また、テキスト情報だけでなく、会議で使用したホワイトボードの写真など、あらゆるファイルを添付することも可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、各議事録ごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散することなく、必要な情報にすぐにアクセスすることができます。

■Stockの特徴

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

■Stockを使った議事録作成のメリット

  1. フォルダ階層形式で管理できる
    作成した議事録をフォルダ階層形式で管理できるだけでなく、検索機能も充実しているため、すぐに必要な議事録にアクセスすることができます
  2. 議事録単位でタスクの設定やメッセージのやり取りができる
    各議事録ごとにタスクの設定やメッセージのやり取りができるため、自分が何をすべきかの把握がしやすく、対応漏れなどの心配が少なくなります

■Slackと連携して議事録を取る方法

「Stock」は、「Slack」と連携しなくとも、簡単に議事録作成ができます。
しかし、「Slack」も利用したい場合、「Slack」と連携することができます。
 
1. Slack上に投稿された議事録のアジェンダやメッセージを選択し、「この発言をストックする」をクリックします

2. 「Stock」にストックする際のノートの「タイトル」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします

3. 「Stock」上にノートが作成され、ノートを更新していくことで議事録を書き上げることができます

まとめ

議事録を作成して共有したとしても、その情報が流れてしまったり、後から探す手間が増えてしまっては意味がありません。
 
簡単に作成できることはもちろんのこと、すぐにその議事録にアクセスできることが大事なのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいた方法をお試しいただければと思います。