Slackを使ってプロジェクトに関するコミュニーケーションは取っていても、プロジェクト管理自体を行なっている方々は少ないのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、Slackでプロジェクト管理する際のメリット・デメリットと、実際のプロジェクト管理方法をご紹介させていただきます。
 
Slackのうまい活用方法をお探しの方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

Slackをプロジェクト管理に使うメリット・デメリット

メリット

①コミュニケーションがスムーズになる

Slackのようなチャットツールを使うことで、コミュニケーションがスムーズになる効果があります。
気軽に投稿できる性質であることから、活発な情報共有に繋がります。

②外部ツールと連携できる

Slackの特徴の一つでもあるのが、多くの外部ツールと連携できることです。
複数のツールと連携しておくことで、例えば通知をSlackに一本化でき、効率的にプロジェクトの情報を取得することができるようになります。

③専用のチャンネルを作れる

Slackでは幾つものチャンネルを作成できるため、プロジェクトごとにチャンネルを分けることができます。
そのため、各プロジェクトのコミュニケーションが混ざることなく管理できるようになっています。

デメリット

①きちんと管理してないと情報が流れてしまう

重要な連絡事項や要件など、後で振り返りができるようにしておかないと、どんどんと情報が流れてしまいます。
そのため、対応漏れや認識の齟齬が起こりやすく、円滑なプロジェクト進行を妨げる可能性があります。

②ストック情報の管理には不向き

Slackはチャットツールであることから、フロー情報の管理には向いていますが、議事録や要件書などのストック情報の管理には向いていません。
そのため、ストック情報を管理する外部ツールを使うことで、議事録や要件、作業依頼の内容をまとめて管理できるようになります。

Slackのみでプロジェクト管理をする方法

①プロジェクト専用のチャンネルを作成する

左側メニュー「チャンネルを追加する」からプロジェクト専用のチャンネルを作成します。

②議事録はポスト機能を使って管理する

1. 会議専用のチャンネルを作ります
 
2. 「クリップアイコン」>「新規作成」>「ポスト」を選択します

3. ポスト機能を使って会議のアジェンダなどを記載します

4. チャンネルにポストを共有します

5. チャンネル上に共有されるので、ポストの内容に関するやり取りをすることができ、必要に応じてポストの内容を編集できます

③タスクはスター機能やピン留めを活用する

<スター機能の使い方>
1. メッセージにカーソルを合わせ、メニューからスターを付けることができます。

 
2. 画面右上のスターマークをクリックすると、スターが付いたメッセージのみ確認することができます。

<ピン留めの使い方>
1. メッセージにカーソルを合わせ、メニューからピン留めすることができます。

 
2. 画面上部のインフォメーションマークをクリックすると、ピン留めしたメッセージのみ確認することができます。

Slackと連携できるプロジェクト管理ツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録やプロジェクトの要件など、社内の情報を誰でも簡単に残すことが可能になります。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

<Slackと連携する方法>

①Stockにログインまたは会員登録をします
 
②画面右上「設定」>「お名前」をクリックします。

③画面左側メニュー「Slack連携」から、「連携する」ボタンをクリックします。

④Slackとの連携画面で「許可する」ボタンをクリックします。

⑤Slackとの連携設定が完了したら、「Slack連携をテスト」ボタンをクリックします。

⑥Slackにテストメッセージが表示されていることを確認できれば、無事に連携が完了しています。

⑦Slackのメッセージにカーソルを合わせ、「⋮」から「この発言をストックする」を選択します。

⑧Stockの格納先の「フォルダ」と「ノートタイトル(任意)」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします。

⑨Stockでノートが作成された旨のメッセージが表示されるので、「stockで開く」リンクをクリックします。

⑩Slackのメッセージが、Stockのノートとしてストックされました。

<Stockと連携することでできること>

「Slack」と「Stock」を連携することで、「Slack」上のメッセージから「Stock」のノートを作成できるようになります。
そのため、「Slack」上で流れてくるプロジェクトに関する情報を簡単に「Stock」にストックすることが可能となり、後から見返すことが簡単になるだけでなく、様々なストック情報を管理するのに役立ちます。
 

Asana

Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールです。
多くの機能があるため、初めてクラウドサービスを使う人にとっては難しいものになります。

<Asanaのポイント>

  1. ボード形式での管理が可能
    タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
  2. 100以上のアプリと連携が可能
    SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携ができるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 完全に日本語化されていない
    日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
  2. 無料で使える人数に制限がある
    15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン(月$9.99/人〜)にする必要があります

<Asanaと連携することでできること>

SlackとAsanaを連携することで、Asanaに登録したタスクに関する通知を受けることができます。
また、Slackのコマンドを使えば、Slack上でAsanaにタスクを登録することができるだけでなく、期限日の編集などもできます。
 
 

Trello

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。
例えば、「作成中」「修正中」「確認中」「公開」のようなステータスを作っておくことで、それぞれの記事がどのステータスにいるかを視覚的に把握することができます。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります

<Trelloと連携することでできること>

SlackとTrelloを連携することで、Trelloに登録したタスクの通知を受けられるだけでなく、Slack上からコマンドを使ってTrelloにタスクを登録することができます。
 
 

Wrike

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    タスク開始からの経過時間を自動的に計測することができるため、時間がかかってしまっているタスクを容易に特定できます

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です

<Wrikeと連携することでできること>

SlackとWrikeを連携することで、Wrikeで管理しているタスクの通知を受け取ることができ、Slack上からコマンドを使ってWrikeにタスクを作成することができます。
 
 

Jooto

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。

<Jootoのポイント>

  1. シンプルな操作性
    簡単にタスクの追加ができるため、プロジェクト管理に限らず、普段のタスク管理でも利用できます
  2. SNSのような見た目
    カラフルな見た目のアプリで、使っていて楽しくなるようなものになっています

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  • 「ストック情報」の管理ができない
    議事録や要件などのストック情報を管理する機能がありません
  • 無料プランの制限が厳しい
    利用人数は4人まで、容量は100MBまでと、実運用で試すには厳しい制限内容です

<Jootoと連携することでできること>

SlackとJootoを連携することで、Wrikeで作成したタスクのステータスが変更になった場合の通知を受け取ることができます。
 
 

Backlog

Backlogは、案件ごとに発生するタスクなどを、一括管理することができるコラボレーションツールです。

<Backlogのポイント>

  1. 案件の進捗状況を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することもできるので、視覚的な進捗把握が可能です
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールであるため、そうでない方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります

<Backlogと連携することでできること>

SlackとBacklogを連携することで、Backlog上の課題に関するイベントの変更通知(課題の更新やコメントなど)を受け取ることができます。
 
 

Todoist

Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクを階層化して管理できる
    関連するタスクを階層化して管理できるため、一覧形式で管理するよりも、把握がしやすくなります
  2. 優先度を設定できる
    タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    あくまで個人向けのタスク管理となるため、チームで利用するには有料化する必要があります

<Todoistと連携することでできること>

SlackとTodoistを連携することで、Slack上からTodoistのタスク作成や完了の登録をすることができます。
 
 

JIRA

Jiraは、アジャイル開発チームのための案件管理ツールです。
ソフトウェア開発用の機能が豊富に用意されており、ナレッジマネジメントや開発ワークフローとの連携も容易です。

<JIRAのポイント>

  1. カンバンボードでタスク管理
    ドラッグ&ドロップによる視覚的なタスク管理が可能です
  2. 多種多様なレポート出力
    チームのパフォーマンスに関するレポートなど、リアルタイムでの出力ができます

<JIRAを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    高機能ツールなため、専門的な知識がないと使いこなすのが難しくなります

<JIRAと連携することでできること>

Jiraに作成したプロジェクトの更新通知をSlackで受け取ることができます。
また、Slackのコマンドを利用することで、Slack上からJiraのプロジェクトを作ることも可能になります。
 
 

formrun

formrunは、メールフォームの設置から顧客管理までが無料で使えるツールです。

<formrunのポイント>

  1. iframeでメールフォームを簡単埋め込み
    作成したメールフォームを、webページに簡単に埋め込むことができます
  2. ステータス管理が可能
    問い合わせ対応のステータスをカンバン方式で管理することができます

<formrunを使う上で気をつけたい点>

  1. アンケートや投票には向かない
    あくまで問い合わせの管理で利用するものになるため、Googleフォームのようにアンケートや投票機能としては使いにくくなります

<formrunと連携することでできること>

Slackとformrunを連携することで、作成したフォームに入力があった場合や、formrun上でメールの送受信があった場合に通知を受け取ることができます。
 
 

Smartsheet

Smartsheetは、スケジュール共有のため、ガントチャートを簡単に作成・共有できるツールです。

<Smartsheetのポイント>

  1. テンプレートが豊富
    職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されているため、簡単にガントチャートなどの作成ができます
  2. 細かいアラート設定
    シートの「ある列」に追加がされた時に通知をするなど、細かい設定ができます

<Smartsheetを使う上で気を付けておきたい点>

  • 1人あたりの金額が高い
    無料お試し期間が30日となるため、基本的には有料プランで利用することになりますが、1人あたり2,768円/月と高額な料金設定となっています

<Smartsheetと連携することでできること>

SlackとSmartsheetを連携することで、ガントチャートの列や行に変更が入った場合や、シートに何かしらの変更があった場合に通知を受け取ることができます。
 
 

[参考]Slackと連携できるおすすめアプリの紹介記事

まとめ

もしSlack以外に外部ツールを利用している場合には、連携をすることで、よりSlackのメリットを感じることができるのではないかと思います。
 
是非今回ご紹介させていただいた方法で、効率的なプロジェクト管理に繋げていただければと思います。