Slackを使ったコミュニケーションの中で、社内のお知らせや、ノウハウの共有などをされている方も多いかと思いますが、それらを後から振り返りがしやすい形で残すことができていますでしょうか。
 
チャットツールでそれらを共有している場合、関係者が多ければ多いほど、あっという間に流れていってしまい、確認漏れや情報蓄積がうまくいかないことが多くなります。
 
そこで今回の記事では、Slackを使った社内wikiやナレッジを管理する方法をご紹介させていただきます。
 
ストックすべき情報を管理できていないとお感じの方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

Slackで社内wikiやナレッジを管理する方法

①ポスト機能を活用する

ポスト機能を使えば、お知らせやナレッジを1つのドキュメントにまとめておくことができます。
それを特定のチャンネルに投稿することで、メンバーに共有することが可能となります。

◼️ポスト機能の使い方

1. 専用のチャンネルを作ります
 
2. 「クリップアイコン」>「新規作成」>「ポスト」を選択します

3. ポスト機能を使って重要事項などを記載します

4. チャンネルにポストを共有します

5. チャンネル上に共有されるので、ポストの内容に関するやり取りをすることができ、必要に応じてポストの内容を編集できます

②スター機能を利用する

スター機能を使えば、後から見返したい重要なメッセージを管理することができます。
しかし、スター機能は個人にしか反映されないため、個人的に管理するためにしか使えません。

◼️スター機能の使い方

1. メッセージにカーソルを合わせ、メニューからスターを付けることができます。

 
2. 画面右上のスターマークをクリックすると、スターが付いたメッセージのみ確認することができます。

Slackで管理する時のデメリット

①共有した情報が流れていってしまう

チャットツールは情報がどんどんと流れていってしまうため、後から確認しようと思っても、その情報を見つけるのが難しくなります。
そのため、メッセージを確認するごとに、それらを後から見返すことができるように管理しておく必要があります。

②情報をまとめるのが難しい

普段のメッセージのなかで、いくつものお知らせやナレッジの共有がされている場合、それらをまとめておく必要があります。
しかし、多くのメッセージがある中で、どの情報が必要で、どの情報をまとめておくべきかの判断が難しくなり、結果として大事な情報がどこかにいってしまうことになります。

Slackと連携できる社内wiki・ナレッジ管理ツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」


https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能になります。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockのおすすめポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockと連携する方法>

①Stockにログインまたは会員登録をします
 
②画面右上「設定」>「お名前」をクリックします。

③画面左側メニュー「Slack連携」から、「連携する」ボタンをクリックします。

④Slackとの連携画面で「許可する」ボタンをクリックします。

⑤Slackとの連携設定が完了したら、「Slack連携をテスト」ボタンをクリックします。

⑥Slackにテストメッセージが表示されていることを確認できれば、無事に連携が完了しています。

⑦Slackのメッセージにカーソルを合わせ、「⋮」から「この発言をストックする」を選択します。

⑧Stockの格納先の「フォルダ」と「ノートタイトル(任意)」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします。

⑨Stockでノートが作成された旨のメッセージが表示されるので、「stockで開く」リンクをクリックします。

⑩Slackのメッセージが、Stockのノートとしてストックされました。

<Stockと連携することでできること>

「Slack」と「Stock」を連携することで、「Slack」上のメッセージから「Stock」のノートを作成できるようになります。
そのため、「Slack」上で流れてしまったら困る情報を簡単に「Stock」にストックすることが可能となり、後から見返すことが簡単になるだけでなく、情報をまとめるのに役立ちます。
 

Confluence

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるノート型ツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントやノウハウの共有をするのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    プロジェクト管理ツール「JIRA」との連携ができるため、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニア向けの仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いものになります

<Confluenceと連携する方法>

①SlackのAppディレクトリのConfluence Cloudページにアクセスする
 
②「Slackに追加」をクリックします

③下記の画面「許可する」を選択します

④連携完了の画面が出れば終了です

<Confluenceと連携することでできること>

SlackとConfluenceを連携することで、Confluence内のドキュメントの更新があった際に、Slackで通知を受け取ることが可能になります。
 
 

Guru

Guruは、社内の情報やナレッジを蓄積できる社内wikiツールです。

<Guruのポイント>

  1. 豊富なアプリと連携できる
    Slackだけでなく、Gmailなどの有名アプリとも連携することができます
  2. カード形式で管理できる
    投稿したwikiはカード形式で一覧表示されるため、目的のwikiが見つけやすくなります

<Guruを使う上で気をつけておきたい点>

  • API連携は有料プランでしか使えない
    豊富なアプリと連携することができますが、無料プランでは連携することができません。
  • 日本語対応していない
    メニューやヘルプなど、全てが英語表記のため、慣れていないと使いこなすのが難しくなります。

<Guruと連携する方法>

①SlackのAppディレクトリのGuruページにアクセスする
 
②「Slackに追加」をクリックします

③Guruに会員登録もしくはログインします

④右上のアカウントのロゴから「Team Setting」を選択します

⑤左側メニューの「Chat Tools」から「Slack」を選択します

⑥下記の画面「許可する」を選択します

⑦連携完了の画面が出れば終了です

<Guruと連携することでできること>

SlackとGuruを連携することで、Slack上からGuruに蓄積されたwikiの編集や閲覧をすることが可能になります。
 
 

[参考]Slackを使った議事録の取り方の紹介記事

まとめ

Slackはリアルタイムコミュニケーションツールとして、非常に効果的に利用することができますが、社内wikiやマニュアル、議事録など、ストック情報を管理するには向いていません。
 
是非今回ご紹介せていただいたツールや方法を活用し、Slackを使って、うまくストック情報を管理していただければと思います。