Slackを使って顧客に関するコミュニケーションを取っている場合、それらの情報を後から見やすい形で管理できていますでしょうか。
 
今回の記事では、Slackのみを使って顧客管理をする際のメリット・デメリットと、外部ツールを活用した方法をご紹介させていただきます。
 
顧客管理の方法でお困りの方や、Slackでの顧客管理がうまくいっていないと感じている方は是非参考にしてみてください。

 

Slackのみで顧客管理をする際のメリット・デメリット

メリット

①リアルタイムコミュニケーションがしやすい

商談結果のサマリーや顧客からの要望など、Slackのようなチャットツールを使うことで情報共有のスピードが早くなります。
そのため、顧客の状況の変化や要望などにスピーディーな対応をすることができ、顧客満足度向上にも繋がります。

②コミュニケーションが活発になる

ライトなコミュニケーションがしやすいことから、些細な内容でも活発に情報共有されるようになります。
そのため、顧客に関する細かい情報を全体に共有できるようになります。

デメリット

①チャットに投稿された情報をまとめることができない

多くの顧客に関する情報がやり取りされる中で、重要な情報や締め切りがあるタスクなど、残しておかなければいけない情報をまとめておくことができません。
メンバーそれぞれが個人的に管理しておいたとしても、全体で共有されていなければ、認識齟齬や対応漏れに繋がってしまいます。

②ドキュメントの共有がしにくい

顧客とのミーティング議事録や、訪問履歴など、ドキュメントとして残しておくべき内容をチャットで共有してしまうことで、他のやり取りと混じって流れていってしまいます。
そのため、このような残しておくべき内容はSlackとは別の場所に管理しておくことが必要になります。

Slackと連携して顧客管理ができるツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」


https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能になります。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockのおすすめポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockと連携する方法>

①Stockにログインまたは会員登録をします
 
②画面右上「設定」>「お名前」をクリックします。

③画面左側メニュー「Slack連携」から、「連携する」ボタンをクリックします。

④Slackとの連携画面で「許可する」ボタンをクリックします。

⑤Slackとの連携設定が完了したら、「Slack連携をテスト」ボタンをクリックします。

⑥Slackにテストメッセージが表示されていることを確認できれば、無事に連携が完了しています。

⑦Slackのメッセージにカーソルを合わせ、「⋮」から「この発言をストックする」を選択します。

⑧Stockの格納先の「フォルダ」と「ノートタイトル(任意)」を入力し、「ストックする」ボタンをクリックします。

⑨Stockでノートが作成された旨のメッセージが表示されるので、「stockで開く」リンクをクリックします。

⑩Slackのメッセージが、Stockのノートとしてストックされました。

<Stockと連携することでできること>

「Slack」と「Stock」を連携することで、「Slack」上のメッセージから「Stock」のノートを作成できるようになります。
そのため、「Slack」上で流れてしまったら困る情報を簡単に「Stock」にストックすることが可能となり、後から見返すことが簡単になるだけでなく、情報をまとめるのに役立ちます。
 

Sense

Sensesは、直感的に管理ができることが特徴の営業支援ツールです。

<Sensesのポイント>

  1. カード形式での管理
    カンバン方式で進捗の管理ができるため、直感的に状況の把握をすることができます
  2. GmailやGoogleカレンダーとの連携
    Chromeの拡張機能を使えば、メールのやり取りをSenses内に取り込むことができます

<Sensesを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    一番安いプランでも月額2.5万円〜のため、本格的な運用を考えている企業向けのツールになります

<Sensesと連携する方法>

①以下URLからWebhook URLを取得します
 
②Sensesの管理画面の「メニュー」>「設定」>「外部サービス連携」>「Slack Webhook URL設定」より、①で取得したURLを貼り付け、「登録ボタン」をクリックします。

③Slackに通知するNoticeを作成します。

<Sensesと連携することでできること>

SlackとSensesを連携させることで、Senses上で管理されている案件情報や、各種アラートをSlackで受け取れるようになります。
 
 

Intercom

Intercomは、チャットでのサポート対応に加え、よくある質問の作成もできるツールです。

<Intercomのポイント>

  1. 適切なタイミングでのメッセージ送信
    ユーザーの行動や滞在時間を設定すれば、そのタイミングでメッセージを表示することができます
  2. よくある質問を作れる
    ユーザーが検索可能な、よくある質問のページを作ることができます

<Intercomを使う上で気をつけておきたい点>

  1. 日本語対応していない
    管理画面などが全て英語のため、英語が苦手な方は使いづらいツールです

<Intercomと連携する方法>

①SlackのAppディレクトリのIntercomページにアクセスする
 
②「Slackに追加」をクリックします

③Intercomの画面に遷移するので「Sign in to install」をクリックします

③「Authorize access」をクリックします

④下記画面で「許可する」をクリックします

<Intercomと連携することでできること>

SlackとIntercomを連携することで、サポートに届いた質問をSlack上で確認することが可能になり、よりリアルタイムでのサポートができます。
 

Intercomの詳細はこちら

 

ちきゅう

ちきゅうは、シンプルな操作性が特徴の、顧客管理・営業支援システムです。

<ちきゅうのポイント>

  1. シンプルな機能
    必要な機能に絞っているため、初めての方でも導入がしやすくなっています
  2. Gmail連携
    メールの本文と添付ファイルを簡単に取り込むことができます

<ちきゅうを使う上で気をつけたい点>

  1. 少人数での利用ができない
    最低でも10ユーザーからの申し込みとなるため、小規模の会社では導入しにくいプラン設計になっています

<ちきゅうと連携する方法>

①SlackのAppディレクトリのChikyuページにアクセスする
 
②「Slackに追加」をクリックします

③ちきゅうに会員登録またはログインします
 
④ちきゅうの画面右上「設定」>「外部サービス連携」をクリックします

⑤「Slack」を選択し、「Slackにログインして、ちきゅうからSlackに投稿できるようにする」をクリックします

⑥下記画面で「許可する」をクリックします

⑦連携完了の画面が出たら終了です

<ちきゅうと連携することでできること>

Slackとちきゅうを連携することで、ワークフローなどの更新をSlackに通知ができたり、Slack上からちきゅうにデータ登録ができるようになります。
 
 

Zendesk Support

Zendesk Supportは、メールや電話、チャットから届いた問い合わせを一元管理できるサービです。

<Zendesk Supportのポイント>

  1. 一画面で管理ができる
    電話とメールなど、別々の方法で届いた問い合わせをひとまとめにして管理できます
  2. 自動化が可能
    例えば、一定時間が経過した問い合わせに対して、定型文を送るなど、自動化できる機能がついています

<Zendesk Supportを使う上で気をつけておきたい点>

  • 機能が多すぎる
    多くの機能があるため、シンプルに管理したい人には向いていないかもしれません。

<Zendesk Supportと連携する方法>

①SlackのAppディレクトリのZendeskページにアクセスする
 
②「Slackに追加」をクリックします

③下記画面で「続行」をクリックします

④投稿先となるチャンネルを選択し、「インストール」をクリックします

<Zendesk Supportと連携することでできること>

SlackとZendesk Supportを連携することで、ステータスの変更や更新内容の通知をSlackで受け取ることができるようになります。
 
 

Marketo

Marketoは、世界6000社以上に提供に提供されている、個別に最適化されたコンテンツを配信できるマーケティングオートメーションツールです。

<Marketoのポイント>

  1. 別のツールを使う必要がない
    マーケティングに必要な様々な機能が用意されているため、Marketoのみで完結することができます
  2. オンラインコミュニティがある
    世界で多くのユーザーを抱えているため、情報交換をすることで、新しい活用を見い出すことができます

<Marketoを使う上で気をつけたい点>

  1. 英語力が必要
    日本語のマニュアルも用意されていますが、機能に関する詳細なドキュメントは英語になっています

<Marketoと連携する方法>

①SlackのAppディレクトリのMarketoページにアクセスする
 
②「Slackに追加」をクリックします

<Marketoと連携することでできること>

SlackとMarketoを連携することで、リアルタイムに見込み客にアプローチできるだけでなく、マーケティング活動に関する営業チームとのコミュニケーションが円滑になります。
 
 

まとめ

顧客管理をする際にも、フロー情報とストック情報を意識しておくことが大事なります。
 
フロー情報に関しては、Slackに投稿するだけ問題ありませんが、ストック情報は後からすぐにアクセスできる状態にしておく必要があります。
 
そこで、是非今回ご紹介させていただいた外部ツールをSlackと連携し、顧客管理を試してみていただければと思います。