仕事上で多くのファイルを扱うかと思いますが、それらをどのように共有していますでしょうか。
 
様々な方法がある中で、やり方を失敗してしまうと、情報漏洩に繋がってしまったり、管理が煩雑になってしまうことがあります。
 
そこで今回の記事では、ファイル共有の方法や、有名なファイル共有サービスをご紹介させていただきます。
 
ファイル共有の仕方にお困りの方や、ファイル共有がうまくいかず、情報管理に課題感をお持ちの方は是非参考にしていただければと思います。

 

ファイル共有にはどのような方法があるか?

①メールに添付する

普段の連絡手段としてメールを利用されている方も多いため、その流れで添付ファイルも一緒に共有できるというメリットがあります。
しかし、添付されたファイルをきちんと管理しておかないと、後から探すのに手間がかかるというデメリットもあります。

②SlackやLINEなどのチャットツールで送信する

チャットツールでのファイル共有は気軽にでき、多くの人に一斉に共有できるというメリットがあります。
デメリットは、どんどんとその情報が流れていってしまうため、後から見返すことができなかったり、どのファイルが最新版なのかが分からなくなったりすることもあります。

③ファイル共有サービスを使う

クラウド管理になるため、どこからでもアクセスできるだけでなく、共同作業が円滑になります。
一方、ファイル共有サービスは、あくまでファイルの管理に特化しているため、ファイルに関するメモを残したい場合や、メッセージのやり取りをしたい場合には、向いていません。

ファイル共有サービスを比較する際のポイント

①目的

ファイル共有する目的によって、選ぶサービスが変わってくるため、比較をする際には導入する目的を明確にする必要があります。
例えば、ファイル保管がメインであれば、オンラインストレージサービスを利用する必要があり、誰かにファイルを送ることがメインであれば、転送サービスを利用することになります。

②使いやすさ

法人向けのサービスは、高機能なものが多くなっています。
高機能であることは良いことですが、それゆえに使いづらかったり、使い方が分からず利用されなくなってしまうことがあります。
そのため、共有のしやすさで比較することはもちろんのこと、操作のしやすさという面で比較することも大事です。

③管理機能の有無

法人向けのサービスであれば、ほとんどの場合、管理機能が付いています。
しかし、「アクセスできる範囲が設定できるか」「ユーザーの管理ができるか」など、サービスによっては管理機能の種類も異なってきますので、確認しておいた方が良いかと思います。

法人向けのファイル共有サービス【オンラインストレージ編】

Dropbox

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

GoogleOne

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単です

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になってしまいます
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

Box

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインです。

<boxのポイント>

  1. 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
  2. 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
  2. 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要です
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

OneDrive

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

OneDriveは、Microsoftが提供しているオンラインストレージサービスです。
Microsoftのアカウントを持っていれば、すぐに利用開始することができます。

<Onedriveのポイント>

  1. オフラインでもアクセス可能
    オフラインでもファイルにアクセスをすることができるため、インターネット環境を気にすることなく、利用することができます
  2. office365との連携
    OneDriveは、MIcrosoftが提供しているため、Ofiice365との連携が簡単にできます

<Onedriveを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

Fileforce

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

Fileforceは、あらゆるデバイスから、企業におけるファイル管理などができる高セキュアな法人向けクラウドストレージサービスです。

<Fileforceのポイント>

  1. 高セキュア
    管理者がファイルを一元管理でき、外部への持ち出しなどを監視することができます
  2. 充実した管理者機能
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです

<Fileforceを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランがない
    30日間の無料トライアルのみで、実運用する際の費用は問い合わせする必要があります
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

PrimeDrive

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

PrimeDriveは、クラウド上での大容量ファイル共有が可能な、法人向けに特化したオンラインストレージサービスです。

<PrimeDriveのポイント>

  1. 管理者機能が充実
    アクセスできるデバイスや機能を細かく制限することができます
  2. 外部とのファイル共有も簡単
    受取キーを発行することで、外部とのファイル共有もセキュアな環境でできます

<PrimeDriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    一番安いプランでも、月額1.2万円〜のため、気軽に導入するのは難しくなっています
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

法人向けのファイル共有サービス【グループウェア編】

desknet’s NEO

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

desknet’s NEOは、 仕事の効率を上げて生産性を高めることができる高機能グループウェアです。

<desknet’s NEOのポイント>

  1. あらゆる業種や規模に対応する機能が揃っている
    25のアプリケーションが用意されており、どのような企業にも対応できるようになっています
  2. パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます

<desknet’s NEOを使う上で気をつけておきたい点>

  • バックアップ機能がない
    バックアップができないため、予期せぬ情報の削除などが起こると元に戻すことができなくなってしまいます
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

J-MOTTO

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

J-MOTTOは、 4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。

<J-MOTTOのポイント>

  1. グループウェア以外の機能も使える
    グループウェアだけでなく、WEB給与明細やWEB勤怠の機能も利用することができます

<J-MOTTOを使う上で気をつけておきたい点>

  • 利用できる容量が少ない
    スタンダードなプランだと、1人あたり200MBまでしか利用できないため、多くの情報を蓄積するには向いていません
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

サイボウズGaroon

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。

<サイボウズGaroonのポイント>

  1. ワークフロー機能を活用することで外出先からでも迅速に対応できる
    スマホからでも機能を利用することができるため、申請や決裁がスムーズに行えます
  2. パッケージ版も用意されている
    クラウド版とパッケージ版が用意されているため、状況に応じて利用方法を決めることができます

<サイボウズGaroonを使う上で気をつけておきたい点>

  • 1人あたりの利用料金が高い
    クラウド版の場合、1人あたり800円/月〜となるため、他のサービスに比べると高い印象です
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

kintone

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要です
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

法人向けのファイル共有サービス【転送サービス編】

GigaCC

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

GigaCCは、企業間のセキュアなファイル共有サービスです

<GigaCCのポイント>

  1. 6年連続実績No.1
    企業間のファイル転送・共有サービスで実績No.1です
  2. 充実した管理者機能
    ログ管理や利用制限などを細かく設定することができます

<GigaCCを使う上で気をつけたい点>

  1. 初期費用がかかる
    どのようなプランでも初期費用が5万円以上かかるため、大企業での導入がメインとなっています
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

情報共有ツール「Stock」を使った共有なら管理が簡単!

「Stock」を使えば、ノート内にあらゆるファイルを添付できるだけでなく、ファイルに関する情報も一緒にテキスト形式で残しておくことができます。
そのため、情報を一箇所にまとめておくことで管理が簡単になり、関連するタスク管理やメッセージでのやり取りも可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!

まとめ

ファイルを共有するといっても、様々な方法があります。
 
それぞれの方法によって管理の仕方や共有の仕方が変わってくるため、普段の業務フローに合わせて選定することが大事です。
 
是非今回ご紹介させていただいたサービスをご活用いただき、スムーズなファイル共有に役立てていただければと思います。